Memilih supplier untuk restoran terkadang terlihat sederhana.
Tinggal cari produk yang dibutuhkan, bandingkan harga, lalu pilih yang paling cocok.
Tapi ketika operasional restoran mulai berjalan setiap hari, baru terasa bahwa urusan supplier ternyata jauh lebih besar dari sekadar membeli barang.
Ada produk yang harus selalu tersedia.
Ada bahan yang harus datang tepat waktu.
Ada kebutuhan yang berubah ketika weekend atau high season.
Ada juga produk yang tidak bisa dibeli terlalu banyak karena kapasitas penyimpanan terbatas.
Karena itu, ketika mencari supplier restoran Bali, bisnis sebaiknya tidak hanya melihat harga.
Supplier yang cocok adalah supplier yang mampu mengikuti kebutuhan operasional bisnis secara konsisten.
Lalu, apa saja yang perlu diperhatikan sebelum memilihnya?
Mulai dari Kebutuhan Restoran, Bukan dari Supplier
Sebelum mencari supplier, buat dulu daftar kebutuhan bisnis.
Ini penting karena setiap restoran memiliki karakter operasional yang berbeda.
Restoran dengan menu western mungkin membutuhkan lebih banyak:
- Frozen food
- Dairy
- Sauce
- Canned food
- Bahan impor atau specialty ingredients
Sementara cafe mungkin lebih banyak membutuhkan:
- Coffee & beverage
- Dairy
- Syrup
- Snack
- Frozen food
- Packaging
Dengan membuat daftar ini, bisnis bisa mengetahui supplier seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan.
Coba kelompokkan produk menjadi tiga bagian:
Fast moving
Produk yang digunakan sangat sering dan harus selalu tersedia.
Regular
Produk yang dibeli secara rutin, tetapi tidak secepat fast moving.
Slow moving
Produk yang hanya digunakan sesekali atau memiliki volume penjualan lebih rendah.
Pembagian sederhana ini akan membantu menentukan prioritas saat membandingkan supplier.
1. Cek Kelengkapan Produk
Salah satu pertanyaan pertama yang perlu ditanyakan adalah:
“Supplier ini bisa memenuhi berapa banyak kebutuhan saya?”
Misalnya sebuah restoran memiliki 50 jenis produk yang harus dibeli secara rutin.
Supplier A hanya menyediakan lima produk.
Supplier B bisa menyediakan 25 produk.
Supplier C bisa menyediakan 40 produk.
Tentu keputusan tidak otomatis jatuh kepada Supplier C.
Kualitas, harga, availability, dan faktor lainnya tetap harus diperiksa.
Namun semakin banyak kebutuhan yang dapat ditangani oleh satu supplier, semakin sederhana pula proses koordinasinya.
Daripada menghubungi terlalu banyak supplier setiap minggu, bisnis bisa mengurangi jumlah transaksi dan komunikasi untuk kebutuhan yang memang bisa dikonsolidasikan.
2. Periksa Konsistensi Stok
Supplier dengan katalog produk yang lengkap belum tentu cocok kalau produknya sering kosong.
Bayangkan restoran memiliki satu menu yang cukup populer.
Bahan utamanya harus selalu tersedia.
Tetapi setiap kali melakukan pemesanan, supplier belum tentu memiliki stok.
Akhirnya tim harus mencari alternatif.
Jika kejadian tersebut sering berulang, proses pengadaan menjadi tidak efisien.
Karena itu, ketika mengevaluasi supplier restoran Bali, coba lihat:
- Produk apa yang selalu tersedia?
- Produk apa yang sering kosong?
- Apakah supplier memberi informasi ketika stok berubah?
- Apakah tersedia produk alternatif?
Khusus untuk produk yang sangat penting bagi operasional, konsistensi supply harus menjadi salah satu prioritas.
3. Bandingkan Harga dengan Kebutuhan Bisnis
Harga tetap penting.
Tetapi jangan membandingkan harga secara terpisah dari volume pembelian.
Misalnya supplier menawarkan harga lebih murah jika membeli dalam jumlah besar.
Untuk restoran dengan volume tinggi, skema ini mungkin menarik.
Tetapi untuk bisnis yang masih berkembang, pembelian besar dapat menyebabkan inventory terlalu tinggi.
Karena itu, coba hitung:
Harga per unit × kebutuhan aktual + biaya pengiriman + biaya lain yang relevan.
Dari sini, bisnis bisa mendapatkan gambaran biaya yang lebih realistis.
Seperti artikel sebelumnya, jangan hanya mencari harga paling murah.
Cari struktur pengadaan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
4. Perhatikan Minimum Order
Minimum order atau MOQ sering terlihat sepele.
Padahal bisa cukup berpengaruh terhadap cash flow dan inventory.
Misalnya kebutuhan restoran hanya lima karton per minggu.
Tetapi supplier menetapkan minimum pembelian 20 karton.
Kalau produk memiliki shelf life panjang dan storage cukup besar, mungkin masih bisa dikelola.
Tetapi jika produknya mudah rusak atau membutuhkan ruang penyimpanan khusus, pembelian tersebut justru berisiko.
Supplier yang fleksibel terhadap volume pembelian dapat membantu bisnis menyesuaikan order dengan kebutuhan aktual.
Terutama ketika bisnis masih berada dalam fase pertumbuhan.
Baca juga: Supplier F&B Bali Semakin Dibutuhkan, Ini yang Perlu Dinilai Sebelum Memilih Partner
5. Cek Lead Time Pengiriman
Lead time merupakan salah satu faktor yang sering baru terasa penting ketika stok mulai menipis.
Misalnya produk biasanya habis dalam tiga hari.
Supplier membutuhkan dua hari untuk mengirim.
Artinya, tim purchasing tidak bisa menunggu sampai stok benar-benar habis untuk melakukan pemesanan.
Semakin jelas lead time supplier, semakin mudah bisnis menentukan:
- Kapan harus order
- Berapa banyak yang harus dibeli
- Kapan barang diperkirakan datang
- Berapa safety stock yang diperlukan
Jadi sebelum memilih supplier, tanyakan juga bagaimana pola pengirimannya.
Bukan hanya:
“Bisa kirim ke lokasi saya?”
Tetapi:
“Biasanya berapa lama barang sampai?”
6. Lihat Area dan Sistem Pengiriman
Untuk bisnis yang berada di Bali, area pengiriman juga perlu diperhatikan.
Restoran yang berada di area berbeda bisa memiliki kebutuhan dan jadwal pengiriman yang berbeda pula.
Karena itu, tanyakan:
- Apakah supplier melayani area restoran?
- Berapa lama estimasi pengiriman?
- Apakah ada jadwal tertentu?
- Bagaimana jika membutuhkan tambahan order?
- Apakah ada pilihan pengiriman yang lebih cepat?
Informasi tersebut penting terutama ketika bisnis memiliki kebutuhan restock yang cukup rutin.
Supplier dengan sistem pengiriman yang jelas akan membuat tim lebih mudah merencanakan inventory.
7. Nilai Respons dan Komunikasi Supplier
Harga bagus dan produk lengkap tetap bisa menjadi masalah kalau komunikasi sulit.
Coba bayangkan ketika stok produk hampir habis.
Tim purchasing menghubungi supplier untuk memastikan availability.
Tetapi tidak ada jawaban sampai beberapa jam atau bahkan hari berikutnya.
Dalam bisnis F&B, keterlambatan informasi bisa menyebabkan keputusan terlambat.
Supplier tidak harus selalu membalas dalam hitungan menit.
Namun sebaiknya ada sistem komunikasi yang jelas.
Misalnya:
- Pesanan dikonfirmasi
- Produk kosong diinformasikan
- Estimasi pengiriman diberikan
- Perubahan harga disampaikan
- Kendala order dikomunikasikan
Komunikasi yang baik membuat bisnis lebih mudah melakukan planning.
8. Pertimbangkan Kemampuan Supplier Mengikuti Pertumbuhan
Supplier yang cocok untuk bisnis kecil belum tentu cocok ketika bisnis berkembang.
Awalnya restoran mungkin hanya membutuhkan beberapa karton produk setiap minggu.
Kemudian bisnis mulai:
- Menambah menu
- Meningkatkan kapasitas produksi
- Membuka outlet baru
- Mendapatkan lebih banyak pelanggan
- Menghadapi high season
Kebutuhan supply ikut meningkat.
Karena itu, sebelum memilih supplier, coba pikirkan kondisi bisnis enam bulan atau satu tahun ke depan.
Apakah supplier tersebut mampu mengikuti peningkatan volume?
Apakah pilihan produknya cukup luas?
Apakah sistem pengirimannya masih bisa mendukung?
Pertanyaan seperti ini membantu bisnis memilih partner yang bukan hanya cocok untuk kebutuhan hari ini.
9. Cek Fleksibilitas Ketika Demand Berubah
Bisnis F&B memiliki permintaan yang cukup dinamis.
Weekend bisa berbeda dengan weekday.
High season bisa berbeda dengan low season.
Menu baru juga bisa mengubah kebutuhan bahan baku.
Karena itu, supplier yang fleksibel bisa menjadi nilai tambah.
Misalnya ketika permintaan meningkat, bisnis bisa menambah order.
Ketika permintaan menurun, pembelian dapat kembali disesuaikan.
Bukan berarti supplier harus menerima semua permintaan tanpa batas.
Tetapi setidaknya ada komunikasi dan opsi yang jelas ketika kebutuhan berubah.
10. Jangan Lupa Evaluasi Kualitas Produk
Harga dan availability memang penting.
Tetapi kualitas produk juga harus konsisten.
Produk yang tidak sesuai standar bisa berdampak ke hasil akhir menu.
Apalagi jika bahan tersebut digunakan berulang kali.
Beberapa hal yang bisa diperhatikan:
- Kondisi produk saat diterima
- Kemasan
- Expired date
- Konsistensi kualitas
- Kesesuaian dengan pesanan
- Kondisi frozen product ketika sampai
Kualitas yang konsisten membantu kitchen mempertahankan standar produk.
Apakah Restoran Harus Punya Banyak Supplier?
Tidak ada satu jawaban yang cocok untuk semua bisnis.
Memiliki beberapa supplier dapat memberikan alternatif ketika produk tertentu kosong.
Namun terlalu banyak supplier juga bisa membuat proses procurement semakin kompleks.
Bayangkan satu restoran memiliki 10 supplier.
Setiap minggu harus:
- Chat 10 PIC
- Membuat beberapa purchase order
- Mengecek banyak invoice
- Mengatur jadwal pengiriman
- Melakukan pembayaran berbeda
Kalau sebagian kebutuhan bisa dikonsolidasikan, proses tersebut tentu dapat dibuat lebih sederhana.
Karena itu, salah satu pendekatan yang bisa dipertimbangkan adalah menggunakan supplier dengan cakupan produk yang cukup luas untuk kebutuhan rutin.
Sementara supplier spesialis tetap digunakan jika memang ada produk tertentu yang membutuhkan penanganan khusus.
Buat Supplier Scorecard Sederhana
Kalau restoran memiliki beberapa kandidat supplier, jangan hanya mengandalkan feeling.
Buat penilaian sederhana.
| Faktor | Yang Dinilai |
|---|---|
| Harga | Kompetitif dan sesuai volume |
| Produk | Kelengkapan kategori |
| Availability | Konsistensi stok |
| MOQ | Sesuai kebutuhan |
| Lead time | Kecepatan pengiriman |
| Delivery | Ketepatan jadwal |
| Komunikasi | Respons dan informasi |
| Kualitas | Konsistensi produk |
| Fleksibilitas | Kemampuan mengikuti perubahan |
| Scalability | Kemampuan mendukung pertumbuhan |
Tidak harus memberikan skor rumit.
Yang penting, semua supplier dibandingkan menggunakan faktor yang sama.
Dengan begitu, keputusan menjadi lebih terukur.
Supplier F&B Bali Bukan Hanya Soal Harga
Ketika mencari supplier F&B Bali, bisnis sebaiknya melihat kebutuhan supply sebagai bagian dari operasional secara keseluruhan.
Supplier yang tepat dapat membantu bisnis:
- Menjaga availability produk
- Mengatur pembelian
- Mengurangi koordinasi dengan terlalu banyak pihak
- Menyesuaikan volume order
- Menghadapi perubahan demand
- Menjaga operasional tetap berjalan
Jadi hubungan dengan supplier sebenarnya bukan hanya hubungan jual beli.
Ketika bisnis mulai berkembang, supplier dapat menjadi salah satu partner penting dalam supply chain.
Pilih Supplier yang Sesuai dengan Bisnis
Tidak semua restoran membutuhkan supplier dengan karakter yang sama.
Restoran kecil mungkin lebih membutuhkan fleksibilitas order.
Restoran dengan volume besar mungkin lebih membutuhkan kapasitas supply.
Bisnis multi-outlet mungkin lebih membutuhkan konsistensi pengiriman dan kemampuan menangani volume yang lebih tinggi.
Karena itu, tidak perlu mencari supplier yang terlihat paling besar.
Cari supplier yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis saat ini dan arah pertumbuhannya.
Mulai dari produk yang dibutuhkan, lalu lihat harga, MOQ, availability, lead time, delivery, kualitas, komunikasi, dan fleksibilitas.
Dengan pendekatan tersebut, bisnis tidak hanya mendapatkan supplier.
Tetapi mendapatkan partner supply yang bisa membantu operasional berjalan lebih teratur.
Sedang Mencari Supplier untuk Bisnis F&B di Bali?
Kalau bisnis kamu membutuhkan berbagai produk untuk operasional restoran, cafe, hotel, atau bisnis F&B lainnya, Baiko dapat menjadi salah satu pilihan supplier F&B Bali untuk kebutuhan B2B dan grosir.
Dengan berbagai kategori produk, kebutuhan supply bisa dikelola dengan lebih praktis tanpa harus selalu mencari supplier berbeda untuk setiap kebutuhan.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp.
Untuk kebutuhan pembelian satuan, langsung kunjungi Webstore Baiko.
Baca juga: Supplier Banyak, Harga Beda-Beda: Cara Bisnis F&B Mengontrol Biaya Pengadaan
