Bisnis F&B di Bali terus berkembang.
Ada restoran yang mulai menambah menu. Ada cafe yang memperluas jam operasional. Ada bisnis yang mulai melayani lebih banyak pelanggan saat high season. Ada juga yang awalnya hanya satu outlet, lalu perlahan mulai mempersiapkan ekspansi.
Semakin besar operasionalnya, semakin besar pula kebutuhan supply.
Bahan baku harus tersedia. Produk harus datang sesuai kebutuhan. Stok harus tetap terkontrol. Dan ketika ada masalah, tim tidak bisa menghabiskan terlalu banyak waktu hanya untuk mencari supplier pengganti.
Di titik ini, memilih supplier F&B Bali bukan lagi sekadar mencari tempat dengan harga paling murah.
Supplier mulai menjadi bagian dari sistem operasional bisnis.
Karena itu, sebelum bekerja sama dengan supplier, ada beberapa hal yang sebaiknya dinilai terlebih dahulu.
Supplier Bukan Cuma Tempat Membeli Barang
Ketika membutuhkan bahan baku, pertanyaan pertama yang biasanya muncul adalah:
“Supplier mana yang harganya paling murah?”
Pertanyaan tersebut sebenarnya wajar.
Harga memang berpengaruh terhadap food cost dan margin bisnis.
Tapi kalau hanya harga yang dijadikan patokan, ada banyak hal lain yang bisa terlewat.
Misalnya supplier memiliki harga murah, tetapi:
- Produk tidak selalu tersedia
- Waktu pengiriman tidak konsisten
- Respons ketika ada kebutuhan mendadak lambat
- Pilihan produk terbatas
- Minimum order terlalu tinggi
- Bisnis harus berkoordinasi dengan banyak supplier berbeda
Pada akhirnya, harga murah belum tentu menghasilkan pengadaan yang efisien.
Karena yang perlu dilihat bukan hanya harga produk, tetapi bagaimana supplier tersebut mendukung keseluruhan operasional.
1. Cek Konsistensi Ketersediaan Produk
Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah availability.
Produk yang rutin digunakan bisnis F&B sebaiknya memiliki tingkat ketersediaan yang cukup konsisten.
Bayangkan sebuah restoran memiliki menu yang cukup populer.
Bahan utamanya habis.
Kemudian ketika ingin restock, supplier ternyata sedang kosong.
Akhirnya ada beberapa pilihan:
Mencari supplier lain.
Mengganti bahan.
Menghapus sementara menu tersebut.
Atau melakukan pembelian darurat dengan harga yang mungkin berbeda.
Semua pilihan tersebut bisa menambah pekerjaan.
Karena itu, sebelum memilih supplier, coba lihat:
Apakah produk yang dibutuhkan memang tersedia secara konsisten?
Bukan berarti supplier harus selalu memiliki seluruh produk setiap saat.
Tetapi untuk produk yang menjadi kebutuhan rutin, konsistensi supply merupakan faktor penting.
2. Perhatikan Lead Time Pengiriman
Harga dan ketersediaan saja belum cukup.
Ada satu hal lain yang cukup penting: lead time.
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak pemesanan dilakukan sampai produk diterima.
Misalnya:
Supplier A bisa mengirim dalam satu hari.
Supplier B membutuhkan tiga sampai empat hari.
Keduanya mungkin memiliki harga yang mirip.
Namun untuk bisnis yang membutuhkan restock cukup sering, perbedaan lead time tersebut bisa memengaruhi cara tim mengatur inventory.
Semakin jelas pola pengirimannya, semakin mudah bisnis menentukan kapan harus melakukan restock.
Karena itu, saat mengevaluasi supplier, jangan hanya bertanya:
“Bisa kirim?”
Tanyakan juga:
“Biasanya berapa lama sampai?”
“Apakah ada jadwal pengiriman tertentu?”
“Bagaimana jika ada kebutuhan tambahan?”
Pertanyaan sederhana seperti ini bisa membantu bisnis memahami kemampuan supplier sejak awal.
3. Lihat Seberapa Banyak Kebutuhan yang Bisa Dipenuhi
Semakin banyak kebutuhan operasional, semakin kompleks proses pengadaan.
Bayangkan sebuah cafe harus membeli:
- Frozen food dari supplier A
- Dairy dari supplier B
- Sauce dari supplier C
- Beverage dari supplier D
- Packaging dari supplier E
- Kitchen supplies dari supplier F
Awalnya mungkin tidak terasa merepotkan.
Tapi semakin banyak supplier, semakin banyak pula:
- Chat yang harus dipantau
- Pesanan yang harus dibuat
- Invoice yang harus diperiksa
- Jadwal pengiriman yang harus diingat
- Pembayaran yang harus dicatat
- Risiko keterlambatan yang harus diantisipasi
Karena itu, salah satu hal yang bisa dipertimbangkan adalah cakupan produk supplier.
Bukan berarti semua kebutuhan harus berasal dari satu supplier.
Tetapi semakin banyak kebutuhan yang bisa ditangani oleh satu partner yang tepat, semakin sederhana koordinasi pengadaan.
Konsep inilah yang membuat model one stop supplier cukup relevan untuk bisnis F&B yang kebutuhan operasionalnya mulai berkembang.
4. Jangan Lupakan Minimum Order
Minimum order atau minimum quantity juga perlu diperhatikan.
Supplier mungkin menawarkan harga yang menarik.
Tetapi jika pembelian minimalnya terlalu besar, belum tentu sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Contohnya, sebuah cafe hanya membutuhkan beberapa karton produk dalam satu minggu.
Tetapi supplier menetapkan minimum order jauh di atas kebutuhan tersebut.
Kalau tetap membeli, stok bisa menumpuk.
Kalau tidak membeli, bisnis harus mencari supplier lain.
Idealnya, supplier bisa memberikan skema yang cukup fleksibel sesuai karakter kebutuhan bisnis.
Terutama untuk bisnis yang masih berkembang dan belum memiliki volume pembelian yang terlalu besar.
5. Evaluasi Respons Supplier
Pernah mengalami kondisi seperti ini?
Sudah chat supplier.
Sudah follow-up.
Tapi belum ada jawaban.
Sementara stok di gudang tinggal sedikit.
Situasi seperti ini bisa menjadi masalah ketika terjadi berulang.
Supplier yang baik bukan berarti harus membalas dalam hitungan detik.
Tetapi setidaknya ada pola komunikasi yang jelas.
Misalnya:
- Pesanan dikonfirmasi
- Ketersediaan produk diinformasikan
- Perubahan stok dikomunikasikan
- Estimasi pengiriman diberikan
- Kendala disampaikan lebih awal
Komunikasi seperti ini membantu bisnis mengambil keputusan dengan lebih cepat.
Karena dalam operasional F&B, informasi yang terlambat juga bisa menimbulkan biaya.
Baca juga: STOP, Jangan Skip Dulu: Stok Menipis, Supplier Belum Balas, Besok Harus Operasional?
6. Hitung Biaya Secara Keseluruhan, Bukan Harga Produk Saja
Ini bagian yang sering terlupakan.
Misalnya Supplier A menjual produk dengan harga Rp100.000.
Supplier B menjual produk yang sama dengan harga Rp105.000.
Sekilas, Supplier A terlihat lebih murah.
Tapi coba masukkan faktor lain:
- Ongkos pengiriman
- Minimum order
- Frekuensi pembelian
- Waktu yang digunakan untuk koordinasi
- Risiko produk kosong
- Potensi pembelian darurat
- Risiko waste akibat stok terlalu banyak
Setelah semua dihitung, selisih harga Rp5.000 belum tentu menggambarkan perbedaan biaya sebenarnya.
Karena itu, bisnis F&B sebaiknya melihat total procurement cost, bukan hanya harga per produk.
Dengan perspektif ini, supplier dengan harga sedikit lebih tinggi bisa saja memberikan proses pengadaan yang lebih sederhana dan terkontrol.
Sebaliknya, supplier dengan harga murah bisa menjadi kurang efisien jika membutuhkan terlalu banyak proses tambahan.
7. Cek Apakah Supplier Bisa Mengikuti Pertumbuhan Bisnis
Supplier yang cocok untuk bisnis kecil belum tentu memiliki kemampuan yang sama ketika bisnis mulai berkembang.
Misalnya awalnya sebuah cafe hanya memiliki satu outlet.
Pesanan masih relatif sedikit.
Namun beberapa bulan kemudian bisnis mulai:
- Menambah menu
- Menambah jam operasional
- Meningkatkan volume pembelian
- Membuka outlet baru
- Menghadapi high season
Kebutuhan supply otomatis ikut berubah.
Maka, sebelum memilih partner, coba pikirkan juga:
“Kalau bisnis saya berkembang, apakah supplier ini masih bisa mendukung?”
Ini bukan berarti harus memilih supplier terbesar.
Yang lebih penting adalah memahami kapasitas dan fleksibilitas supplier terhadap kebutuhan bisnis.
8. Perhatikan Fleksibilitas Saat Kondisi Berubah
Operasional F&B tidak selalu berjalan sesuai rencana.
Kadang permintaan naik.
Kadang turun.
Kadang ada produk yang tiba-tiba lebih cepat habis.
Kadang ada menu baru yang ternyata jauh lebih laku dari perkiraan.
Supplier yang fleksibel bisa membantu bisnis menghadapi kondisi tersebut dengan lebih baik.
Misalnya ketika membutuhkan tambahan produk, bisnis bisa mendapatkan informasi dengan cepat mengenai availability dan estimasi pengiriman.
Sebaliknya, ketika kebutuhan turun, bisnis juga bisa menyesuaikan pembelian agar tidak terjadi overstock.
Fleksibilitas seperti ini menjadi semakin penting ketika bisnis sudah memiliki volume operasional yang cukup besar.
9. Jangan Hanya Menilai Supplier dari Pengalaman Pertama
Supplier baru bisa saja terlihat bagus pada satu atau dua transaksi.
Pesanan pertama datang tepat waktu.
Produk sesuai.
Harga juga menarik.
Tapi evaluasi sebaiknya dilakukan secara berkala.
Setelah beberapa kali transaksi, coba lihat:
Availability
Seberapa sering produk kosong?
Delivery
Apakah pengiriman sesuai estimasi?
Communication
Apakah informasi perubahan disampaikan dengan jelas?
Product quality
Apakah kualitas produk konsisten?
Flexibility
Bagaimana respons ketika kebutuhan berubah?
Cost
Apakah total biaya pengadaan masih masuk akal?
Dari sini, bisnis bisa melihat supplier berdasarkan performa nyata, bukan hanya kesan awal.
Supplier F&B Bali yang Baik Harus Membantu Mengurangi Kompleksitas
Pada akhirnya, supplier seharusnya membantu bisnis bekerja lebih efisien.
Bukan justru menambah pekerjaan.
Kalau setiap kali ingin melakukan pembelian tim harus membuka banyak chat, mengecek banyak katalog, menghubungi banyak orang, dan mencocokkan banyak invoice, proses procurement bisa menjadi semakin kompleks.
Inilah salah satu alasan bisnis F&B mulai mempertimbangkan model supplier yang mampu menangani lebih banyak kebutuhan operasional.
Bukan karena memiliki banyak supplier selalu salah.
Tetapi karena ketika bisnis semakin besar, kompleksitas pengadaan juga perlu dikelola.
Untuk kebutuhan tertentu, bisnis mungkin tetap membutuhkan supplier spesialis.
Namun untuk kebutuhan rutin, memiliki partner yang bisa menangani banyak kategori dapat membantu menyederhanakan koordinasi.
Buat Checklist Sebelum Memilih Supplier
Supaya proses evaluasi lebih objektif, bisnis bisa menggunakan checklist sederhana.
| Faktor | Pertanyaan |
|---|---|
| Produk | Apakah produk yang dibutuhkan tersedia? |
| Availability | Seberapa konsisten stoknya? |
| Lead time | Berapa lama waktu pengiriman? |
| Minimum order | Apakah MOQ sesuai kebutuhan? |
| Delivery | Apakah jadwal pengiriman jelas? |
| Communication | Seberapa responsif supplier? |
| Product range | Berapa banyak kebutuhan yang bisa dipenuhi? |
| Flexibility | Bagaimana jika kebutuhan berubah? |
| Cost | Bagaimana total biaya pengadaannya? |
| Scalability | Apakah supplier bisa mengikuti pertumbuhan bisnis? |
Checklist seperti ini membantu bisnis melihat supplier secara lebih menyeluruh.
Karena supplier yang tepat bukan hanya yang bisa memberikan produk.
Tetapi yang mampu menjadi bagian dari sistem operasional.
Memilih Supplier Adalah Memilih Partner Operasional
Ketika bisnis F&B masih kecil, supplier mungkin terasa seperti tempat membeli bahan.
Namun ketika bisnis mulai berkembang, perannya menjadi jauh lebih besar.
Supplier berkaitan dengan inventory.
Inventory berkaitan dengan operasional.
Operasional berkaitan dengan customer experience.
Dan semuanya pada akhirnya berkaitan dengan kemampuan bisnis menjaga layanan tetap berjalan.
Itulah kenapa pemilihan supplier F&B Bali sebaiknya tidak hanya berdasarkan harga.
Pertimbangkan availability, lead time, komunikasi, cakupan produk, fleksibilitas, minimum order, sampai kemampuan supplier mengikuti pertumbuhan bisnis.
Karena supplier yang tepat bukan berarti supplier yang selalu paling murah.
Yang lebih penting adalah menemukan partner yang sesuai dengan kebutuhan dan sistem operasional bisnis.
Butuh Supplier untuk Kebutuhan Operasional F&B?
Kalau kebutuhan supply bisnis mulai semakin banyak dan koordinasi dengan banyak supplier terasa semakin kompleks, punya partner yang bisa membantu menangani berbagai kebutuhan operasional bisa menjadi salah satu opsi yang dipertimbangkan.
Baiko hadir sebagai supplier F&B Bali dengan berbagai kebutuhan produk untuk membantu bisnis F&B menjaga supply dan operasional tetap berjalan.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp.
👉 Konsultasi Gratis via WhatsApp
Untuk kebutuhan pembelian satuan, langsung kunjungi Webstore Baiko.
Baca juga: Supplier F&B Bali Bukan Cuma Soal Harga: 5 Hal yang Wajib Dicek Sebelum Memilih Supplier
