Dalam bisnis restoran, harga bahan baku hampir selalu menjadi perhatian.
Naik sedikit saja, dampaknya bisa terasa ke food cost. Kalau tidak diperhitungkan dengan baik, margin bisa semakin tipis meskipun jumlah penjualan terlihat bagus.
Karena itu, banyak pemilik bisnis F&B mulai membandingkan harga dari beberapa supplier.
Masalahnya, ada satu hal yang sering terlupakan:
Harga bahan baku bukan satu-satunya biaya yang perlu dihitung.
Supplier dengan harga produk paling murah belum tentu menghasilkan biaya pengadaan paling rendah.
Ada ongkos pengiriman, minimum order, frekuensi pembelian, risiko stok kosong, sampai kemungkinan harus melakukan pembelian darurat ketika supplier utama tidak bisa memenuhi kebutuhan.
Jadi, bagaimana sebenarnya cara melihat harga bahan baku restoran dengan lebih tepat?
Harga Bahan Baku Bukan Sekadar Harga di Katalog
Misalnya ada dua supplier yang menawarkan produk yang sama.
Supplier A menawarkan harga Rp100.000 per karton.
Supplier B menawarkan harga Rp105.000 per karton.
Kalau hanya melihat harga produk, Supplier A terlihat lebih murah.
Tapi sekarang coba masukkan biaya lainnya.
Supplier A mungkin memiliki minimum order tinggi dan biaya pengiriman tertentu.
Supplier B mungkin menawarkan minimum order yang lebih sesuai dengan kebutuhan dan pengiriman yang lebih fleksibel.
Artinya, angka Rp100.000 dan Rp105.000 tadi belum cukup untuk menentukan mana yang benar-benar lebih efisien.
Bisnis perlu melihat total biaya pengadaan.
Sederhananya:
Total biaya pengadaan = harga produk + biaya tambahan yang berkaitan dengan pembelian
Biaya tambahan tersebut bisa berbeda untuk setiap bisnis.
Apa Saja yang Termasuk Biaya Pengadaan Restoran?
Sebelum membandingkan supplier, coba identifikasi seluruh biaya yang muncul ketika melakukan pembelian.
1. Harga Produk
Ini adalah komponen paling mudah dilihat.
Misalnya:
- Frozen food
- Dairy
- Sauce
- Beverage
- Canned food
- Bahan makanan kering
Bandingkan harga produk yang sama dengan spesifikasi dan ukuran yang sama.
Jangan sampai produk terlihat lebih murah karena ukuran kemasannya berbeda.
2. Biaya Pengiriman
Biaya pengiriman bisa terlihat kecil jika hanya dihitung sekali.
Namun kalau bisnis melakukan pembelian berkali-kali dalam seminggu, totalnya bisa cukup signifikan.
Misalnya bisnis melakukan empat kali pembelian dalam seminggu.
Kalau setiap pengiriman memiliki biaya tambahan, angka tersebut perlu dimasukkan ke dalam perhitungan pengadaan.
Karena itu, jangan hanya bertanya:
“Berapa harga produknya?”
Tanyakan juga:
“Bagaimana sistem pengirimannya?”
3. Minimum Order
Minimum order atau MOQ juga berpengaruh terhadap biaya.
Supplier bisa memberikan harga yang menarik dengan syarat pembelian dalam jumlah tertentu.
Untuk restoran dengan volume besar, hal ini mungkin tidak menjadi masalah.
Namun untuk cafe atau bisnis F&B yang masih berkembang, membeli terlalu banyak bisa menyebabkan:
- Stok menumpuk
- Storage penuh
- Modal tertahan
- Produk lebih lama tersimpan
- Risiko waste meningkat
Harga per karton memang lebih murah, tetapi belum tentu lebih efisien jika produk tidak cepat digunakan.
Jangan Sampai Harga Murah Menjadi Overstock
Ini salah satu jebakan yang cukup umum.
Misalnya Supplier A menawarkan diskon jika membeli 20 karton.
Harga per karton menjadi lebih murah.
Restoran kemudian membeli 20 karton karena terlihat lebih hemat.
Masalahnya, kebutuhan sebenarnya hanya 8–10 karton.
Sisanya tersimpan di gudang.
Kalau produknya memiliki masa simpan panjang, mungkin masih bisa dikelola.
Tetapi untuk produk dengan shelf life lebih pendek, risiko waste semakin besar.
Jadi sebelum mengambil harga grosir atau diskon volume, coba hitung:
Berapa cepat produk tersebut habis?
Kalau pembelian besar membuat produk tersimpan terlalu lama, penghematan dari harga beli bisa hilang karena biaya dan risiko penyimpanan.
Baca juga: Restoran dan Cafe di Bali Mulai Menambah Menu, Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Ekspansi?
Hitung Biaya Berdasarkan Kebutuhan Aktual
Daripada hanya membandingkan harga satuan, bisnis bisa melihat kebutuhan secara mingguan atau bulanan.
Contohnya:
Sebuah restoran membutuhkan 40 karton produk dalam satu bulan.
Supplier A:
- Harga: Rp100.000
- Total produk: Rp4.000.000
- Pengiriman: Rp400.000
Supplier B:
- Harga: Rp105.000
- Total produk: Rp4.200.000
- Pengiriman: Rp100.000
Jika hanya melihat harga produk, Supplier A terlihat lebih murah.
Tetapi setelah biaya pengiriman dimasukkan:
Supplier A = Rp4.400.000
Supplier B = Rp4.300.000
Contoh ini sederhana, tetapi menunjukkan kenapa harga produk dan biaya pengadaan tidak selalu sama.
Dalam praktiknya, bisnis juga perlu memasukkan faktor lain yang relevan.
Perhatikan Frekuensi Pembelian
Frekuensi pembelian juga dapat memengaruhi efisiensi.
Misalnya restoran melakukan pembelian setiap hari karena tidak memiliki perencanaan stok yang cukup baik.
Akibatnya, tim purchasing harus terus melakukan:
- Pengecekan stok
- Pembuatan order
- Komunikasi dengan supplier
- Pengecekan barang
- Pencatatan invoice
Semakin sering dilakukan, semakin banyak pula waktu yang digunakan.
Sebaliknya, membeli dalam jumlah terlalu besar juga bukan solusi otomatis.
Yang perlu dicari adalah frekuensi pembelian yang sesuai dengan pola penggunaan produk.
Produk fast moving mungkin membutuhkan restock lebih sering.
Produk slow moving justru lebih aman dibeli dalam jumlah yang lebih terkontrol.
Harga Bahan Baku Juga Berkaitan dengan Food Cost
Harga bahan baku pada akhirnya akan berhubungan dengan food cost.
Misalnya sebuah menu dijual dengan harga Rp100.000.
Jika total bahan bakunya Rp35.000, maka komponen bahan baku mengambil porsi Rp35.000 dari harga jual.
Kalau harga beberapa bahan utama naik, food cost bisa ikut meningkat.
Namun bisnis tidak selalu harus langsung menaikkan harga menu.
Ada beberapa hal yang bisa dievaluasi terlebih dahulu:
- Apakah supplier masih memberikan harga kompetitif?
- Apakah ada alternatif produk?
- Apakah volume pembelian bisa dioptimalkan?
- Apakah ada bahan yang mengalami waste?
- Apakah porsi sudah sesuai standar?
- Apakah menu tertentu memiliki margin yang terlalu rendah?
Jadi pengelolaan harga bahan baku sebaiknya dilihat sebagai bagian dari pengelolaan profitabilitas, bukan hanya aktivitas purchasing.
Jangan Abaikan Waste
Bahan baku yang terbuang tetap merupakan biaya.
Misalnya restoran membeli 10 karton bahan tertentu dengan harga murah.
Tetapi karena penggunaan lebih rendah dari perkiraan, dua karton akhirnya rusak atau tidak terpakai.
Secara sederhana, restoran memang mendapatkan harga murah.
Namun sebagian uang yang dikeluarkan tidak menghasilkan produk yang terjual.
Karena itu, saat mengevaluasi supplier dan harga, bisnis juga perlu melihat:
Berapa banyak produk yang benar-benar digunakan?
Berapa banyak yang terbuang?
Apa penyebabnya?
Apakah pembelian terlalu besar?
Apakah penyimpanan kurang sesuai?
Data tersebut bisa membantu menentukan volume pembelian berikutnya.
Bandingkan Supplier dengan Data yang Sama
Kalau ingin membandingkan beberapa supplier, jangan hanya meminta daftar harga.
Buat tabel sederhana.
| Faktor | Supplier A | Supplier B | Supplier C |
|---|---|---|---|
| Harga produk | Rp… | Rp… | Rp… |
| MOQ | … | … | … |
| Pengiriman | … | … | … |
| Lead time | … | … | … |
| Availability | … | … | … |
| Cakupan produk | … | … | … |
| Respons | … | … | … |
Dengan cara ini, perbandingan menjadi lebih objektif.
Supplier yang terlihat murah dari harga produk belum tentu menjadi pilihan yang paling sesuai setelah seluruh faktor diperhitungkan.
Supplier F&B Bali Perlu Dinilai dari Lebih dari Harga
Untuk bisnis F&B di Bali, faktor supply juga perlu diperhatikan.
Bisnis bisa menghadapi perubahan demand saat weekend, high season, event, atau periode tertentu.
Artinya, kebutuhan bahan baku tidak selalu sama.
Di kondisi seperti ini, supplier F&B Bali idealnya tidak hanya mampu memberikan harga, tetapi juga dapat mendukung kebutuhan supply yang berubah.
Misalnya dengan:
- Informasi availability yang jelas
- Lead time yang dapat diprediksi
- Pilihan produk yang cukup luas
- Komunikasi yang responsif
- Pengiriman sesuai kebutuhan
- Fleksibilitas ketika volume berubah
Semakin besar bisnis, semakin penting faktor-faktor tersebut.
Kapan Harus Mencari Supplier Baru?
Tidak semua masalah harga harus diselesaikan dengan mengganti supplier.
Kadang masalahnya ada pada volume pembelian.
Kadang frekuensi order terlalu sering.
Kadang inventory terlalu banyak.
Namun ada kondisi ketika evaluasi supplier memang perlu dilakukan.
Misalnya:
Harga terus berubah tanpa informasi yang jelas.
Produk sering kosong.
Pengiriman tidak sesuai kebutuhan.
Respons sulit diandalkan.
MOQ tidak sesuai dengan pola bisnis.
Pilihan produk terlalu terbatas.
Kalau masalah tersebut terjadi berulang, bisnis bisa mulai membandingkan supplier alternatif.
Satu Supplier atau Banyak Supplier?
Ini juga menjadi pertimbangan penting.
Menggunakan beberapa supplier bisa memberikan fleksibilitas dan alternatif ketika salah satu produk tidak tersedia.
Namun terlalu banyak supplier juga dapat meningkatkan kompleksitas.
Bayangkan setiap supplier memiliki:
- Katalog berbeda
- Harga berbeda
- Jadwal pengiriman berbeda
- Minimum order berbeda
- Invoice berbeda
- PIC berbeda
Untuk kebutuhan tertentu, multi-supplier memang diperlukan.
Tetapi untuk kebutuhan rutin, bisnis dapat mempertimbangkan supplier dengan cakupan produk yang lebih luas.
Model seperti one stop supplier dapat membantu menyederhanakan proses pengadaan tanpa berarti seluruh kebutuhan bisnis harus berasal dari satu tempat.
Buat Review Harga Secara Berkala
Harga bahan baku tidak selalu tetap.
Supplier bisa mengalami perubahan harga karena kondisi pasar, biaya distribusi, atau faktor lainnya.
Karena itu, jangan hanya melakukan evaluasi sekali ketika pertama kali memilih supplier.
Buat review secara berkala.
Misalnya setiap bulan, lihat:
- Produk apa yang mengalami kenaikan harga?
- Apakah volume pembelian masih sesuai?
- Apakah ada supplier alternatif?
- Apakah biaya pengiriman berubah?
- Apakah ada produk yang terlalu banyak dibeli?
- Apakah food cost masih sesuai target?
Dengan review rutin, bisnis bisa lebih cepat mengetahui ketika biaya pengadaan mulai berubah.
Harga Murah Bukan Tujuan Akhir
Pada akhirnya, tujuan bisnis bukan sekadar mendapatkan harga bahan baku restoran yang paling murah.
Tujuan sebenarnya adalah mendapatkan supply yang efisien, stabil, dan sesuai dengan kebutuhan operasional.
Harga tentu tetap penting.
Tetapi harga perlu dilihat bersama dengan MOQ, pengiriman, lead time, availability, waste, frekuensi pembelian, dan kemampuan supplier memenuhi kebutuhan bisnis.
Karena selisih harga kecil bisa menjadi tidak berarti jika bisnis harus menghadapi stok kosong, pembelian darurat, atau terlalu banyak produk yang terbuang.
Jadi ketika membandingkan supplier, jangan berhenti pada pertanyaan:
“Mana yang paling murah?”
Coba ubah menjadi:
“Mana yang memberikan total biaya pengadaan paling sesuai dengan kebutuhan bisnis saya?”
Dengan cara berpikir seperti ini, keputusan purchasing bisa menjadi lebih terukur dan tidak hanya berdasarkan harga di awal.
Butuh Supplier untuk Mengontrol Pengadaan F&B?
Kalau bisnis kamu sedang mencari partner untuk kebutuhan bahan baku dan operasional secara lebih terintegrasi, Baiko menyediakan berbagai kebutuhan untuk bisnis F&B, restoran, cafe, dan HoReCa di Bali.
Dengan memahami kebutuhan volume, pola pembelian, dan kategori produk yang digunakan, proses pengadaan bisa dibuat lebih sederhana dan terkontrol.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp.
Untuk kebutuhan pembelian satuan, langsung kunjungi Webstore Baiko.
Baca juga: Bisnis F&B di Bali Makin Kompetitif, Ini Cara Menjaga Operasional Tetap Efisien
