Mengelola restoran atau kafe bukan hanya soal menyiapkan menu yang enak dan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Di balik operasional yang terlihat lancar, ada banyak kebutuhan yang harus dipastikan tersedia setiap hari, mulai dari bahan makanan, minuman, perlengkapan dapur, hingga produk kebersihan.
Sebagian bisnis memenuhi kebutuhan tersebut melalui beberapa supplier berbeda. Bahan makanan dibeli dari pemasok A, minuman dari pemasok B, perlengkapan kebersihan dari pemasok C, dan kebutuhan lainnya dari tempat yang berbeda lagi.
Awalnya, cara ini mungkin terasa wajar karena setiap supplier memiliki produk dan keunggulannya masing-masing. Namun, seiring berkembangnya bisnis, proses pengadaan justru bisa semakin menyita waktu.
Tim harus menghubungi banyak pemasok, membandingkan harga, mengatur jadwal pengiriman, memeriksa pesanan, dan memastikan semua kebutuhan tiba sebelum stok habis.
Jika tidak dikelola dengan baik, proses pembelian yang seharusnya mendukung operasional malah menjadi pekerjaan tambahan yang cukup merepotkan.
Bagi pemilik restoran, kafe, hotel, dan bisnis F&B di Bali, menyederhanakan pengadaan bukan berarti harus membeli semua kebutuhan dari satu tempat. Yang lebih penting adalah mengetahui kapan jumlah supplier sudah terlalu sulit dikelola dan bagaimana membuat proses pembelian menjadi lebih efisien.
1. Mengapa Mengelola Banyak Supplier Bisa Merepotkan?
Memiliki beberapa supplier bukan selalu keputusan yang salah. Bahkan, bisnis tertentu memang membutuhkan pemasok khusus untuk mendapatkan produk dengan kualitas atau spesifikasi tertentu.
Masalahnya muncul ketika jumlah supplier bertambah tanpa sistem pengadaan yang jelas.
Bayangkan sebuah restoran yang harus memesan bahan makanan, minyak goreng, minuman kemasan, tisu, dan produk kebersihan setiap minggu. Jika setiap kategori memiliki pemasok berbeda, tim purchasing perlu mengingat jadwal pemesanan, menghubungi masing-masing pihak, serta memeriksa ketersediaan produk satu per satu.
Ketika restoran sedang ramai, pekerjaan ini bisa semakin sulit dilakukan karena tim juga harus memastikan kebutuhan operasional tetap terpenuhi.
Ada beberapa masalah yang sering muncul ketika pengadaan terlalu tersebar.
Komunikasi menjadi lebih rumit. Setiap supplier memiliki cara komunikasi, jam operasional, dan prosedur pemesanan yang mungkin berbeda. Tim harus memastikan informasi pesanan tidak tertukar dan setiap kebutuhan sudah dikonfirmasi.
Jadwal pengiriman sulit diselaraskan. Satu supplier mungkin dapat mengirim barang pada pagi hari, sementara pemasok lain baru bisa mengirim pada sore hari atau hari berikutnya. Tim perlu mengatur penerimaan barang agar tidak mengganggu aktivitas dapur maupun area pelayanan.
Pencatatan transaksi bertambah. Setiap pemasok bisa memiliki format nota, ketentuan pembayaran, dan riwayat pesanan sendiri. Jika pencatatan tidak rapi, proses pemeriksaan pengeluaran menjadi lebih menyita waktu.
Risiko kebutuhan terlewat semakin besar. Ketika banyak produk harus dipesan dari berbagai tempat, ada kemungkinan salah satu kebutuhan tidak ikut masuk dalam daftar pembelian.
Situasi tersebut mungkin tidak langsung menimbulkan kerugian besar. Namun, jika terjadi berulang kali, waktu kerja yang terbuang dan proses yang tidak efisien dapat memengaruhi produktivitas bisnis.
2. Pembelian Berulang Menghabiskan Waktu Tim Operasional
Salah satu tantangan dalam bisnis restoran dan kafe adalah banyaknya kebutuhan yang harus dibeli secara rutin.
Bahan makanan tertentu mungkin perlu dipesan setiap hari, sedangkan produk kebersihan, minuman kemasan, atau perlengkapan operasional dapat dibeli mingguan sesuai tingkat penggunaan.
Jika seluruh proses tersebut masih dilakukan secara manual tanpa daftar kebutuhan yang teratur, tim harus mengulang pekerjaan yang sama setiap kali akan memesan barang.
Mereka perlu memeriksa stok, mencari kontak supplier, menanyakan harga, memastikan produk tersedia, kemudian menunggu konfirmasi pesanan.
Bayangkan jika sebagian besar waktu purchasing habis untuk mengurus transaksi rutin tersebut. Padahal, waktu yang sama dapat digunakan untuk mengevaluasi harga, memantau penggunaan bahan, atau mencari cara memperbaiki efisiensi pengadaan.
Untuk mengatasinya, bisnis dapat mulai mengelompokkan kebutuhan berdasarkan frekuensi pembelian.
Produk yang dibutuhkan setiap hari sebaiknya memiliki prosedur pemesanan yang sederhana. Sementara itu, kebutuhan mingguan dapat dimasukkan ke dalam jadwal pembelian yang lebih terencana.
Buat daftar produk yang rutin dipesan, jumlah rata-rata yang digunakan, serta supplier yang menyediakan produk tersebut. Dengan begitu, tim tidak perlu menyusun ulang seluruh kebutuhan dari awal setiap kali melakukan pembelian.
Jika beberapa produk dapat diperoleh dari supplier yang sama dengan harga, kualitas, dan layanan yang sesuai, penggabungan pesanan juga dapat dipertimbangkan.
Langkah sederhana ini membantu mengurangi pekerjaan berulang tanpa harus mengubah seluruh sistem operasional.
3. Harga Berbeda-beda Membuat Anggaran Sulit Dikontrol
Ketika bisnis menggunakan banyak supplier, pemilik usaha mungkin mendapatkan berbagai pilihan harga. Di satu sisi, kondisi ini memberi kesempatan untuk membandingkan penawaran.
Namun, tanpa pencatatan yang teratur, perbandingan tersebut justru bisa menjadi pekerjaan tambahan.
Misalnya, sebuah kafe membeli minyak goreng dari satu pemasok, gula dari pemasok lain, dan produk minuman dari tempat berbeda. Harga dapat berubah sewaktu-waktu, sementara informasi penawaran sebelumnya mungkin tersimpan dalam percakapan yang terpisah.
Akibatnya, tim purchasing tidak selalu memiliki gambaran yang jelas mengenai harga terakhir, perubahan biaya, atau supplier mana yang menawarkan nilai terbaik.
Untuk menghindari hal tersebut, buat catatan harga untuk produk yang sering dibeli.
Catat nama produk, ukuran kemasan, harga satuan, tanggal penawaran, biaya pengiriman jika ada, dan ketentuan pembelian. Informasi ini akan membantu bisnis membandingkan penawaran secara lebih objektif.
Perlu diingat bahwa harga tidak boleh menjadi satu-satunya pertimbangan.
Produk dengan harga lebih murah belum tentu memberikan nilai yang lebih baik jika kualitasnya tidak konsisten, ukurannya berbeda, atau pengirimannya sering terlambat.
Karena itu, evaluasi supplier sebaiknya mempertimbangkan total biaya pengadaan dan dampaknya terhadap kelancaran operasional.
Jika satu supplier dapat menyediakan beberapa kategori produk dengan kualitas dan layanan yang sesuai, bisnis juga dapat mengevaluasi apakah penggabungan pembelian akan mempermudah proses pemesanan atau memberikan efisiensi biaya.
Keputusan tersebut sebaiknya didasarkan pada perbandingan nyata, bukan hanya asumsi bahwa membeli dari satu tempat pasti lebih murah.
4. Pengiriman Terpisah Bisa Mengganggu Aktivitas Restoran
Pengadaan barang tidak selesai ketika pesanan berhasil dibuat. Barang juga harus diterima, diperiksa, dan disimpan sebelum digunakan.
Jika pengiriman datang dari banyak supplier pada waktu yang berbeda, proses penerimaan barang dapat menyita perhatian tim operasional.
Misalnya, staf harus menerima bahan makanan pada pagi hari, memeriksa produk minuman beberapa jam kemudian, lalu menangani kiriman perlengkapan kebersihan ketika restoran mulai bersiap menghadapi jam makan siang.
Kondisi ini bisa menjadi tantangan bagi bisnis dengan ruang penyimpanan terbatas atau jumlah staf yang harus membagi perhatian antara penerimaan barang dan pekerjaan lainnya.
Pengiriman yang tidak sesuai jadwal juga berpotensi membuat kebutuhan penting terlambat tersedia.
Untuk mengurangi kendala tersebut, susun jadwal penerimaan barang berdasarkan kebutuhan dan kapasitas operasional.
Jika memungkinkan, koordinasikan waktu pengiriman dengan supplier agar penerimaan barang tidak bertabrakan dengan periode pelayanan tersibuk.
Bisnis juga dapat mengevaluasi apakah beberapa kebutuhan yang berasal dari supplier berbeda sebenarnya dapat dipesan bersamaan melalui pemasok yang menyediakan kategori produk terkait.
Meski demikian, penggabungan pengiriman tetap harus mempertimbangkan karakteristik produk. Bahan makanan yang memerlukan penanganan khusus, misalnya, tidak boleh disatukan dengan produk lain apabila hal itu mengganggu standar keamanan atau kualitasnya.
Tujuan akhirnya adalah menciptakan alur penerimaan barang yang lebih tertata, bukan sekadar mengurangi jumlah kedatangan supplier.
Baca juga: Supplier Restoran Bali: Cara Memilih Supplier yang Cocok untuk Kebutuhan Bisnis
5. Cara Mengetahui Supplier Mana yang Perlu Dievaluasi
Tidak semua supplier perlu diganti atau digabungkan. Sebelum mengambil keputusan, pemilik bisnis sebaiknya memahami kontribusi masing-masing pemasok terhadap kebutuhan operasional.
Mulailah dengan membuat daftar supplier yang saat ini digunakan. Kelompokkan berdasarkan kategori produk, frekuensi pembelian, nilai transaksi, dan tingkat kepentingannya bagi operasional.
Selanjutnya, evaluasi setiap supplier menggunakan beberapa pertimbangan berikut.
Ketersediaan produk. Apakah supplier dapat memenuhi kebutuhan secara konsisten, terutama untuk produk yang sering digunakan?
Kesesuaian harga. Apakah harga masih kompetitif jika dibandingkan dengan produk berspesifikasi setara dan seluruh biaya pengadaan diperhitungkan?
Ketepatan pengiriman. Apakah pesanan tiba sesuai waktu yang dibutuhkan sehingga tidak mengganggu kegiatan restoran?
Kualitas produk. Apakah kualitas barang konsisten dan sesuai dengan standar bisnis?
Kemudahan komunikasi. Apakah proses pemesanan, konfirmasi, dan penanganan kendala dapat dilakukan dengan jelas?
Efisiensi administrasi. Apakah supplier mempermudah pencatatan transaksi dan pengelolaan pesanan?
Dari evaluasi tersebut, bisnis dapat mengetahui supplier mana yang perlu dipertahankan, mana yang perlu dievaluasi, dan kebutuhan mana yang berpotensi dikonsolidasikan.
Sebagai contoh, jika beberapa supplier menyediakan produk pendukung operasional yang serupa, bisnis dapat membandingkan penawaran mereka untuk menentukan apakah sebagian pembelian lebih praktis dilakukan melalui satu pemasok.
Sebaliknya, supplier khusus yang menyediakan produk dengan kualitas atau spesifikasi penting mungkin tetap perlu dipertahankan.
Pendekatan ini membuat keputusan pengadaan lebih terukur dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
6. Strategi Menyederhanakan Pengadaan Tanpa Mengganggu Operasional
Setelah mengetahui kendala yang ada, langkah berikutnya adalah menyusun proses pengadaan yang lebih mudah dikelola.
Tidak perlu langsung mengubah seluruh supplier. Bisnis dapat memulainya secara bertahap melalui beberapa langkah berikut.
Pertama, buat daftar kebutuhan rutin.
Catat seluruh produk yang sering dibeli, mulai dari bahan makanan dan minuman hingga perlengkapan kebersihan. Kelompokkan berdasarkan departemen atau fungsi penggunaannya agar kebutuhan lebih mudah dipantau.
Kedua, tentukan prioritas pembelian.
Pisahkan produk yang sangat penting bagi operasional dari produk yang dapat dipesan secara berkala. Bahan utama menu dan kebutuhan kebersihan tertentu, misalnya, mungkin membutuhkan pengawasan stok yang lebih ketat.
Ketiga, susun jadwal pemesanan.
Tentukan frekuensi pembelian berdasarkan pola penggunaan, kapasitas penyimpanan, masa simpan, dan waktu pengiriman. Hindari pemesanan yang terlalu jarang jika berisiko menyebabkan kekurangan stok.
Keempat, bandingkan supplier untuk kategori yang memungkinkan digabungkan.
Periksa apakah satu supplier dapat memenuhi beberapa kebutuhan sekaligus tanpa mengorbankan kualitas, harga, atau ketepatan pengiriman.
Kelima, rapikan pencatatan transaksi.
Simpan riwayat pembelian, harga, jumlah barang, dan tanggal pemesanan dalam satu sistem pencatatan yang mudah diakses oleh pihak terkait.
Keenam, evaluasi hasilnya.
Setelah sistem baru diterapkan, periksa apakah waktu pemesanan berkurang, pembelian mendadak lebih jarang terjadi, dan proses penerimaan barang menjadi lebih mudah.
Dengan cara tersebut, bisnis dapat menyederhanakan proses pengadaan berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar mengurangi jumlah supplier tanpa perencanaan.
7. Mengapa Supplier dengan Pilihan Produk Beragam Layak Dipertimbangkan?
Bagi restoran, kafe, hotel, dan bisnis F&B di Bali, kebutuhan pengadaan tidak hanya berkaitan dengan bahan baku utama.
Ada pula berbagai kebutuhan pendukung yang harus tersedia secara rutin, seperti minuman, produk kemasan, perlengkapan kebersihan, dan kebutuhan operasional lainnya.
Supplier dengan pilihan produk yang beragam dapat menjadi alternatif untuk memenuhi beberapa kategori kebutuhan melalui proses pemesanan yang lebih terpusat, selama produk dan layanannya sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Pendekatan ini berpotensi membantu tim mengurangi jumlah proses pemesanan terpisah dan membuat pengelolaan pembelian lebih sederhana.
Namun, sebelum memutuskan bekerja sama, pemilik bisnis tetap perlu memeriksa kategori produk yang tersedia, kesesuaian harga, kualitas, ketentuan pembelian, serta layanan pengiriman.
Pilih supplier yang benar-benar membantu operasional, bukan hanya yang memiliki daftar produk panjang.
Bagi bisnis yang selama ini menggunakan banyak pemasok, perubahan juga dapat dilakukan secara bertahap. Mulailah dari kategori produk yang paling mudah dikonsolidasikan, lalu evaluasi hasilnya sebelum memperluas kerja sama.
Dengan demikian, proses pengadaan dapat berkembang menjadi lebih praktis tanpa menimbulkan risiko baru bagi operasional.
Baiko, Partner Pengadaan untuk Kebutuhan Bisnis Horeca di Bali
Mengelola banyak supplier dapat menyita waktu, terutama ketika bisnis harus memastikan berbagai kebutuhan tersedia setiap hari.
Karena itu, mengevaluasi sistem pengadaan dan memilih supplier yang sesuai merupakan bagian penting dalam menjaga kelancaran operasional.
Baiko hadir untuk mendukung kebutuhan pengadaan B2B dan Horeca bagi pelaku bisnis, termasuk hotel, restoran, kafe, dan usaha hospitality di Bali.
Dengan mempertimbangkan kebutuhan produk, pola pembelian, dan efisiensi proses pengadaan, pelaku usaha dapat mengevaluasi apakah Baiko sesuai untuk membantu memenuhi kebutuhan operasional bisnis mereka.
Tidak semua kebutuhan harus berasal dari satu supplier. Yang lebih penting adalah membangun kombinasi pemasok dan sistem pembelian yang membuat operasional lebih mudah dikelola.
Jika selama ini tim Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengurus pesanan dari berbagai tempat, sekarang merupakan waktu yang tepat untuk meninjau kembali proses pengadaan tersebut.
Kesimpulan
Menggunakan banyak supplier bukan selalu masalah, tetapi proses pengadaan yang terlalu tersebar dapat membuat pekerjaan semakin rumit.
Mulai dari komunikasi yang berulang, perbedaan jadwal pengiriman, pencatatan transaksi, hingga risiko kebutuhan terlewat, semuanya dapat menambah beban kerja tim.
Untuk mengatasinya, bisnis perlu mengevaluasi supplier secara berkala, menyusun daftar kebutuhan rutin, membandingkan harga secara objektif, dan mengonsolidasikan kategori produk yang memungkinkan.
Dengan sistem yang lebih teratur, pemilik restoran dan kafe dapat mengurangi pekerjaan administratif yang tidak perlu sekaligus menjaga kebutuhan operasional tetap terpenuhi.
Pada akhirnya, pengadaan yang efisien bukan tentang menggunakan supplier sesedikit mungkin, melainkan menemukan cara yang paling praktis untuk memenuhi kebutuhan bisnis secara konsisten.
Sederhanakan Pengadaan Kebutuhan Bisnis Horeca Anda
Ingin mengevaluasi kebutuhan pengadaan untuk restoran, kafe, hotel, atau bisnis hospitality di Bali? Kenali Baiko dan cari tahu pilihan produk yang dapat mendukung operasional bisnis Anda.
Konsultasi kebutuhan supplier Horeca melalui WhatsApp
Baca juga: Harga Bahan Baku Restoran: Cara Menghitung Biaya Pengadaan agar Bisnis Tetap Untung
