Bisnis F&B di Bali terus berkembang.
Cafe baru bermunculan. Restoran semakin beragam. Hotel, villa, catering, hingga bisnis kuliner dengan konsep yang lebih spesifik juga terus mencari cara untuk menarik pelanggan.
Di satu sisi, kondisi ini membuka banyak peluang.
Tapi di sisi lain, persaingan membuat bisnis F&B tidak cukup hanya mengandalkan menu yang enak atau tempat yang menarik.
Ketika kompetisi semakin ketat, efisiensi operasional mulai menjadi bagian penting dari cara bisnis bertahan dan berkembang.
Karena bisa saja omzet meningkat, tetapi kalau biaya bahan baku, tenaga kerja, pembelian darurat, penyimpanan, dan proses pengadaan ikut membengkak, pertumbuhan tersebut belum tentu terasa di hasil akhirnya.
Lalu, apa yang sebenarnya bisa dilakukan bisnis F&B di Bali untuk menjaga operasional tetap efisien?
Efisien Bukan Berarti Sekadar Mengurangi Biaya
Ketika mendengar kata efisiensi, hal pertama yang sering terpikir adalah mengurangi pengeluaran.
Padahal, efisiensi tidak selalu berarti mencari harga paling murah.
Efisiensi lebih dekat dengan pertanyaan:
“Apakah sumber daya yang kita keluarkan benar-benar menghasilkan sesuatu yang dibutuhkan bisnis?”
Contohnya dalam pengadaan bahan baku.
Membeli dalam jumlah besar memang bisa mendapatkan harga lebih rendah.
Tetapi kalau produk akhirnya terlalu lama disimpan dan sebagian tidak terpakai, penghematan tersebut bisa hilang.
Begitu juga dengan supplier.
Memilih supplier dengan harga produk paling rendah belum tentu efisien kalau pengiriman sering terlambat dan akhirnya bisnis harus melakukan pembelian darurat.
Jadi, efisiensi perlu dilihat dari keseluruhan proses, bukan hanya dari satu angka.
1. Mulai dari Mengetahui Produk yang Paling Banyak Digunakan
Bisnis F&B memiliki banyak kebutuhan.
Tetapi tidak semuanya bergerak dengan kecepatan yang sama.
Ada bahan yang digunakan setiap hari, sementara produk lainnya hanya digunakan untuk menu tertentu.
Karena itu, bisnis perlu mengetahui produk mana yang termasuk fast moving dan mana yang slow moving.
Misalnya:
Fast moving
- Dairy
- Sauce
- Frozen food tertentu
- Bahan minuman
- Bahan utama menu populer
Slow moving
- Bahan khusus untuk menu tertentu
- Produk seasonal
- Produk yang hanya digunakan sesekali
Data sederhana ini bisa membantu menentukan prioritas pembelian.
Produk fast moving perlu dipantau lebih sering.
Sementara produk slow moving perlu dikontrol agar tidak dibeli berlebihan.
Dengan begitu, uang tidak terlalu banyak tertahan dalam bentuk stok yang belum tentu segera digunakan.
2. Jangan Menunggu Stok Benar-Benar Habis
Salah satu kebiasaan yang bisa membuat operasional menjadi tidak efisien adalah melakukan pembelian ketika stok sudah benar-benar habis.
Ketika kondisi tersebut terjadi, bisnis tidak punya banyak pilihan.
Apalagi kalau produk tersebut merupakan bahan penting.
Tim akhirnya harus mencari supplier yang bisa menyediakan barang secepat mungkin, meskipun:
- Harganya lebih tinggi
- Minimum order-nya tidak sesuai
- Lokasinya lebih jauh
- Pilihan produknya terbatas
Inilah yang disebut pembelian darurat.
Sesekali mungkin tidak masalah.
Tetapi kalau terlalu sering terjadi, biaya operasional bisa ikut meningkat.
Karena itu, bisnis perlu menentukan stok minimum untuk produk-produk penting.
Dengan begitu, proses restock bisa dimulai sebelum kondisi menjadi kritis.
3. Perhatikan Lead Time Supplier
Efisiensi stok tidak bisa dipisahkan dari kemampuan supplier.
Misalnya sebuah cafe menggunakan produk tertentu sebanyak 10 unit per hari.
Supplier membutuhkan waktu dua hari untuk mengirim.
Berarti bisnis perlu memperhitungkan kebutuhan selama masa tunggu tersebut.
Kalau bisnis baru melakukan order ketika stok tinggal satu hari, ada risiko produk habis sebelum pesanan tiba.
Sebaliknya, kalau supplier mampu mengirim dengan cepat dan konsisten, bisnis mungkin tidak membutuhkan buffer yang terlalu besar.
Itulah kenapa ketika memilih supplier F&B Bali, jangan hanya bertanya tentang harga.
Cari tahu juga:
- Berapa lama lead time?
- Apakah pengiriman konsisten?
- Seberapa sering produk kosong?
- Bagaimana proses ketika ada kebutuhan mendadak?
Hal-hal tersebut ikut menentukan efisiensi operasional.
Baca juga: Stok Banyak Belum Tentu Aman: Cara Menghitung Kebutuhan Supply Bisnis F&B
4. Evaluasi Supplier, Bukan Sekadar Harga
Ketika bisnis memiliki beberapa supplier, evaluasi sebaiknya dilakukan secara berkala.
Jangan hanya melihat:
“Supplier mana yang paling murah?”
Tetapi lihat juga:
Harga:
Apakah harga sesuai dengan volume pembelian?
Ketersediaan:
Apakah produk sering kosong?
Pengiriman:
Apakah pesanan datang sesuai jadwal?
Respons:
Apakah supplier mudah dihubungi ketika ada kebutuhan?
Minimum order:
Apakah MOQ sesuai dengan kebutuhan bisnis?
Variasi produk:
Apakah supplier bisa memenuhi lebih dari satu kebutuhan?
Dengan cara ini, bisnis bisa mengetahui supplier mana yang benar-benar membantu operasional.
Karena supplier yang baik bukan hanya menawarkan harga.
Mereka juga membantu bisnis mengurangi friksi dalam proses pengadaan.
5. Kurangi Proses yang Tidak Perlu
Coba perhatikan proses pembelian di bisnis kamu.
Berapa banyak chat yang harus dilakukan hanya untuk satu order?
Berapa banyak invoice yang harus diperiksa?
Berapa banyak supplier yang harus dihubungi?
Berapa kali tim harus mengecek ulang apakah barang sudah dikirim?
Semakin besar bisnis, aktivitas kecil seperti ini bisa memakan waktu yang cukup besar.
Karena itu, bisnis bisa mulai menyederhanakan proses.
Misalnya dengan:
- Membuat daftar supplier tetap
- Menentukan jadwal order
- Membuat template pemesanan
- Menyimpan data harga
- Mencatat lead time
- Membuat database produk
- Mengelompokkan supplier berdasarkan kategori
Tidak harus menggunakan software khusus.
Spreadsheet yang rapi pun bisa menjadi langkah awal.
6. Pertimbangkan Konsolidasi Supplier
Punya beberapa supplier bukan masalah.
Tetapi jika satu supplier mampu menyediakan beberapa kategori kebutuhan yang relevan, bisnis bisa mempertimbangkan konsolidasi.
Misalnya sebelumnya:
Frozen food → Supplier A
Sauce → Supplier B
Dairy → Supplier C
Beverages → Supplier D
Setelah dievaluasi, ternyata ada satu supplier yang bisa menyediakan sebagian besar kebutuhan tersebut.
Maka bisnis bisa mempertimbangkan apakah pembelian tertentu dapat dialihkan.
Tujuannya bukan membuat semua kebutuhan berasal dari satu supplier.
Tetapi mengurangi jalur pembelian yang sebenarnya tidak perlu.
Konsep seperti ini bisa membantu bisnis F&B yang mulai memiliki banyak SKU dan volume pembelian.
7. Jangan Mengejar Stok Terlalu Banyak
Ada anggapan bahwa stok banyak berarti operasional lebih aman.
Padahal, stok berlebihan juga memiliki biaya.
Semakin banyak stok, semakin besar:
- Modal yang tertahan
- Ruang penyimpanan yang digunakan
- Risiko produk rusak
- Risiko expired
- Waktu yang dibutuhkan untuk mengontrol inventory
Terutama untuk produk dengan masa simpan pendek.
Karena itu, bisnis perlu mencari keseimbangan antara:
Tidak terlalu sedikit.
dan
Tidak terlalu banyak.
Targetnya bukan gudang penuh.
Targetnya adalah stok yang cukup untuk menjaga operasional tetap berjalan.
8. Pisahkan Produk Critical dan Supporting
Tidak semua stok membutuhkan tingkat perhatian yang sama.
Produk yang menjadi bagian utama menu tentu perlu mendapatkan prioritas lebih tinggi dibandingkan produk pendukung.
Coba buat klasifikasi sederhana:
Critical
Jika stok habis, menu atau operasional bisa langsung terganggu.
Important
Dibutuhkan secara rutin, tetapi masih memiliki alternatif.
Supporting
Produk pendukung yang tidak langsung memengaruhi operasional utama.
Dengan pembagian ini, tim bisa menentukan produk mana yang membutuhkan:
- Safety stock
- Supplier alternatif
- Monitoring lebih sering
- Jadwal restock khusus
Ini jauh lebih efisien dibandingkan memantau semua produk dengan cara yang sama.
9. Gunakan Data Penjualan untuk Membuat Keputusan
Efisiensi operasional juga sangat berkaitan dengan data.
Misalnya bisnis mengetahui bahwa:
- Menu A menyumbang penjualan terbesar
- Menu B hanya laku di akhir pekan
- Menu C mengalami penurunan permintaan
- Produk tertentu meningkat penggunaannya saat high season
Informasi ini bisa digunakan untuk menyesuaikan pembelian.
Jangan sampai bisnis terus membeli bahan untuk menu yang sudah jarang terjual hanya karena pola pembeliannya belum pernah dievaluasi.
Begitu juga ketika permintaan mulai meningkat.
Data penjualan bisa menjadi sinyal bahwa kebutuhan supply juga perlu disesuaikan.
10. Buat SOP Sederhana untuk Pengadaan
Ketika bisnis masih kecil, proses bisa berjalan berdasarkan kebiasaan.
Tapi ketika tim semakin besar, kebiasaan tersebut perlu diterjemahkan menjadi sistem.
Misalnya:
Cek stok → identifikasi kebutuhan → cek stok minimum → buat order → konfirmasi supplier → terima barang → cek quantity → update inventory.
SOP sederhana seperti ini membantu memastikan setiap orang mengikuti alur yang sama.
Tidak perlu panjang.
Yang penting jelas dan mudah diterapkan.
Dengan begitu, proses pengadaan tidak terlalu bergantung pada satu orang yang paling memahami kondisi supplier.
Efisiensi Operasional Juga Berhubungan dengan Supplier
Pada akhirnya, bisnis F&B tidak beroperasi sendirian.
Ada supplier, distributor, tim dapur, tim purchasing, warehouse, hingga customer yang semuanya terhubung.
Kalau satu bagian tidak berjalan dengan baik, bagian lain bisa ikut terdampak.
Misalnya supplier terlambat mengirim.
Stok dapur menipis.
Tim purchasing harus mencari alternatif.
Harga pembelian berubah.
Margin ikut terdampak.
Karena itu, memiliki partner supplier horeca Bali yang mampu menjaga ketersediaan dan proses pengiriman dapat menjadi salah satu bagian dari strategi operasional.
Terutama ketika bisnis sudah memiliki kebutuhan produk yang cukup beragam.
Kapan Bisnis Perlu Mulai Membenahi Operasional?
Tidak harus menunggu sampai bisnis memiliki banyak outlet.
Beberapa tanda yang bisa diperhatikan antara lain:
- Pembelian darurat mulai sering terjadi
- Stok sering habis tiba-tiba
- Banyak produk menumpuk
- Supplier semakin banyak
- Harga pembelian sulit dipantau
- Tim menghabiskan terlalu banyak waktu untuk order
- Sering terjadi kesalahan quantity
- Pengiriman supplier sulit diprediksi
- Modal terlalu banyak tertahan di inventory
Kalau beberapa kondisi tersebut mulai muncul, mungkin yang perlu diperbaiki bukan hanya supplier.
Sistem operasionalnya juga perlu diperiksa.
Efisiensi Bukan Berarti Bisnis Harus Berjalan Lebih Pelan
Justru sebaliknya.
Operasional yang lebih efisien bisa membantu bisnis memiliki ruang untuk berkembang.
Ketika tim tidak terlalu sibuk mencari barang yang seharusnya sudah tersedia, mereka bisa lebih fokus pada customer dan operasional utama.
Ketika stok lebih terkontrol, modal bisa digunakan dengan lebih terencana.
Ketika supplier lebih terorganisir, proses procurement menjadi lebih mudah.
Dan ketika semua bagian tersebut mulai berjalan bersama, bisnis memiliki fondasi yang lebih siap untuk menghadapi perubahan permintaan.
Kesimpulan
Bisnis F&B di Bali menghadapi persaingan yang semakin beragam.
Karena itu, keunggulan tidak selalu datang dari siapa yang punya harga paling murah atau menu paling banyak.
Operasional yang rapi dan efisien juga bisa menjadi bagian penting dari cara bisnis menjaga performanya.
Mulai dari memahami pola penggunaan produk, menentukan stok minimum, mengurangi pembelian darurat, mengevaluasi supplier, sampai menyederhanakan proses pengadaan.
Tidak perlu mengubah semuanya sekaligus.
Mulai dari satu bagian yang paling sering menimbulkan masalah, lalu perbaiki secara bertahap.
Karena pada akhirnya, operasional yang efisien bukan tentang melakukan lebih sedikit, tetapi memastikan setiap sumber daya digunakan untuk hal yang memang dibutuhkan bisnis.
Kalau kebutuhan supply bisnis kamu semakin beragam, Baiko hadir sebagai supplier F&B Bali dengan berbagai kategori kebutuhan, mulai dari frozen food, canned food, sauce, dairy, beverages, hingga kebutuhan operasional lainnya.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp.
Untuk pembelian kebutuhan tertentu, kamu juga bisa langsung kunjungi Webstore Baiko di baiko.id.
Baca juga: Supplier Putus di Tengah Jalan? Ini Cara Bisnis F&B Menjaga Supply Tetap Aman
