Restoran ramai, meja hampir selalu terisi, dan pesanan terus masuk. Sekilas, bisnis terlihat berjalan dengan baik. Namun, ketika semua pemasukan dan pengeluaran dihitung pada akhir bulan, keuntungan yang didapat ternyata tidak sebesar yang dibayangkan.
Situasi seperti ini bukan hal yang asing bagi pelaku bisnis kuliner. Terlebih di Bali, ketika restoran, kafe, dan berbagai usaha F&B harus menjaga kualitas makanan sekaligus memenuhi ekspektasi pelanggan yang terus berkembang.
Masalahnya, meningkatkan penjualan saja tidak selalu cukup untuk membuat bisnis lebih menguntungkan. Ada biaya operasional yang sering dianggap kecil, tetapi jika terus berulang, jumlahnya bisa cukup besar.
Mulai dari bahan baku yang terbuang, pembelian mendadak, harga pengadaan yang tidak dievaluasi, hingga kebutuhan operasional yang dibeli tanpa perencanaan. Semua itu dapat memengaruhi keuntungan tanpa disadari.
Lantas, biaya apa saja yang perlu diperhatikan pemilik restoran dan kafe di Bali agar operasional lebih efisien tanpa mengorbankan kualitas pelayanan?
1. Bahan Baku Terbuang karena Tidak Dikelola dengan Baik
Bahan baku merupakan salah satu komponen pengeluaran utama dalam bisnis kuliner. Namun, tidak semua bahan yang dibeli akhirnya menjadi produk yang berhasil dijual kepada pelanggan.
Sebagian bahan mungkin rusak sebelum digunakan, melewati masa simpan, atau terpaksa dibuang karena jumlah pembelian terlalu banyak. Ada juga bahan yang tidak digunakan secara optimal akibat persiapan dapur yang kurang terencana.
Bayangkan sebuah restoran yang membeli sayuran, daging, susu, dan berbagai bahan pendukung untuk memenuhi kebutuhan selama beberapa hari. Ternyata, penjualan tidak sesuai perkiraan sehingga sebagian bahan tidak sempat digunakan.
Jika kejadian ini berlangsung berulang kali, biaya bahan baku yang terbuang dapat mengurangi margin keuntungan.
Untuk mengatasinya, pemilik usaha perlu memahami pola penggunaan bahan berdasarkan menu yang dijual dan tingkat permintaan pelanggan.
Beberapa langkah yang bisa diterapkan antara lain:
- Catat bahan baku yang paling banyak digunakan setiap hari.
- Sesuaikan jumlah pembelian dengan perkiraan kebutuhan operasional.
- Terapkan sistem penyimpanan FIFO (First In, First Out), yaitu menggunakan stok yang lebih dahulu masuk terlebih dahulu.
- Periksa kondisi dan masa simpan bahan secara berkala.
- Evaluasi bahan yang sering tersisa atau terbuang.
Tujuannya bukan sekadar membeli bahan dalam jumlah lebih sedikit, melainkan memastikan setiap pembelian memiliki peluang lebih besar untuk digunakan secara optimal.
2. Pembelian Mendadak yang Membuat Pengeluaran Sulit Dikontrol
Pernah mengalami situasi ketika restoran sedang ramai, tetapi salah satu bahan penting justru habis? Tim dapur akhirnya harus mencari produk pengganti atau melakukan pembelian secepat mungkin agar pelayanan tetap berjalan.
Dalam kondisi mendesak, keputusan pembelian sering kali lebih berfokus pada kecepatan daripada efisiensi biaya.
Akibatnya, bisnis mungkin harus membeli dari tempat yang lebih jauh, menerima harga yang kurang kompetitif, atau mengeluarkan biaya tambahan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan segera.
Masalahnya, pembelian mendadak yang terlihat sebagai kejadian kecil bisa menjadi kebiasaan jika tidak ada sistem pengadaan yang jelas.
Untuk mengurangi risiko tersebut, bisnis perlu menentukan batas minimum stok untuk produk-produk penting. Ketika persediaan mencapai batas tersebut, tim sudah mengetahui bahwa pemesanan ulang perlu dilakukan.
Selain itu, susun jadwal pembelian berdasarkan tingkat penggunaan produk dan waktu yang dibutuhkan supplier untuk memenuhi pesanan.
Dengan cara ini, kebutuhan operasional dapat dipenuhi lebih terencana tanpa harus menunggu sampai barang benar-benar habis.
3. Harga Bahan Baku Tidak Pernah Dievaluasi
Harga bahan baku dapat berubah seiring waktu. Namun, tidak semua bisnis melakukan evaluasi harga secara rutin setelah menemukan supplier yang dianggap cocok.
Padahal, selisih harga pada produk yang dibeli setiap hari dapat memengaruhi total biaya dalam jangka panjang.
Sebagai ilustrasi, sebuah restoran menggunakan 20 liter minyak goreng per hari. Jika terdapat selisih harga Rp2.000 per liter antara dua penawaran dengan spesifikasi produk yang setara, potensi perbedaannya mencapai Rp40.000 per hari.
Dalam 30 hari, selisih tersebut menjadi Rp1.200.000.
Angka ini hanya ilustrasi, bukan jaminan penghematan. Hasil aktual tentu bergantung pada harga, volume pembelian, kualitas produk, serta biaya pengiriman.
Meski demikian, contoh tersebut menunjukkan mengapa evaluasi harga pengadaan layak dilakukan secara berkala.
Pemilik restoran dapat memulai dengan memeriksa produk yang memiliki frekuensi pembelian tinggi, seperti minyak goreng, beras, tepung, gula, bahan minuman, dan produk kebutuhan dapur lainnya.
Bandingkan penawaran berdasarkan beberapa hal:
- Harga per satuan atau per liter yang benar-benar sebanding.
- Kualitas dan spesifikasi produk.
- Ukuran kemasan serta jumlah minimum pembelian.
- Biaya pengiriman dan ketentuan pembayaran.
- Konsistensi ketersediaan barang.
Harga termurah belum tentu menjadi pilihan terbaik jika kualitas tidak konsisten atau pengirimannya sering terlambat. Yang perlu dicari adalah kombinasi harga, kualitas, dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Baca juga: Food Cost Restoran: Cara Mengontrol Biaya Bahan Baku agar Profit Tetap Terjaga
4. Terlalu Banyak Supplier Membuat Proses Pengadaan Tidak Efisien
Menggunakan beberapa supplier merupakan hal yang wajar dalam bisnis restoran. Setiap supplier mungkin memiliki produk unggulan atau spesialisasi tertentu.
Namun, jika hampir semua kebutuhan dibeli dari tempat yang berbeda, proses pengadaan dapat menjadi semakin rumit.
Tim harus menghubungi banyak pihak, memeriksa daftar harga yang berbeda, menyesuaikan jadwal pemesanan, dan memastikan setiap pesanan tiba sesuai kebutuhan.
Belum lagi waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa barang, mencocokkan nota, serta mencatat pengeluaran dari setiap transaksi.
Jika proses tersebut menyita terlalu banyak waktu, tim operasional memiliki lebih sedikit kesempatan untuk fokus pada kegiatan yang berdampak langsung terhadap kualitas pelayanan.
Salah satu solusinya adalah mengevaluasi supplier yang digunakan dan mengonsolidasikan kebutuhan yang memungkinkan.
Misalnya, kebutuhan minyak goreng, bahan makanan kemasan, minuman, dan produk pendukung operasional tertentu dapat dipertimbangkan untuk dibeli melalui supplier yang menyediakan beberapa kategori sekaligus.
Pendekatan ini tidak berarti seluruh kebutuhan harus berasal dari satu supplier. Produk khusus tetap dapat dibeli dari pemasok yang paling sesuai.
Hal terpenting adalah membangun sistem pengadaan yang lebih sederhana, mudah dipantau, dan tidak menambah beban kerja secara berlebihan.
5. Stok Berlebihan Membuat Modal Tertahan
Kekurangan stok dapat mengganggu operasional. Namun, membeli terlalu banyak barang juga bisa menimbulkan masalah tersendiri.
Sebagian pemilik usaha memilih membeli dalam jumlah besar karena ingin mendapatkan harga yang lebih menarik atau menghindari kehabisan barang. Strategi ini bisa efektif jika volume penggunaan dan kapasitas penyimpanan sudah diperhitungkan.
Sebaliknya, pembelian berlebihan berisiko membuat modal tertahan dalam persediaan yang belum tentu segera digunakan.
Untuk bahan yang memiliki masa simpan terbatas, risiko tersebut semakin besar. Sementara itu, produk yang tahan lama tetap membutuhkan ruang penyimpanan dan pengelolaan stok.
Karena itu, keputusan membeli dalam jumlah besar sebaiknya tidak hanya didasarkan pada potongan harga.
Pertimbangkan pula:
- Rata-rata penggunaan produk per minggu atau bulan.
- Masa simpan dan kondisi penyimpanan.
- Ruang gudang yang tersedia.
- Kecepatan perputaran stok.
- Arus kas yang dibutuhkan untuk kebutuhan lain.
Sebagai contoh, membeli satu karton tambahan mungkin menguntungkan jika produk tersebut digunakan setiap hari dan memiliki masa simpan yang panjang. Namun, keputusan yang sama belum tentu tepat untuk produk yang jarang digunakan.
Pembelian yang efisien adalah pembelian dengan jumlah yang sesuai kebutuhan, bukan selalu pembelian dalam jumlah terbesar.
6. Kebutuhan Kecil yang Terus Dibeli Bisa Menambah Biaya
Pemilik restoran biasanya lebih mudah memperhatikan pengeluaran besar, seperti bahan utama, sewa tempat, atau gaji karyawan.
Sebaliknya, produk pendukung seperti tisu, cairan pembersih, sabun cuci, kantong sampah, dan perlengkapan kebersihan sering dianggap sebagai pengeluaran rutin yang tidak perlu dianalisis terlalu jauh.
Padahal, produk-produk tersebut digunakan secara berulang dan dapat menjadi bagian penting dari total biaya operasional.
Masalah muncul ketika pembelian dilakukan tanpa pencatatan yang rapi. Bisnis mungkin tidak mengetahui produk mana yang paling banyak digunakan, berapa anggaran yang dibutuhkan setiap bulan, atau apakah ada pembelian yang sebenarnya dapat direncanakan lebih baik.
Solusinya adalah mengelompokkan pengeluaran berdasarkan kategori kebutuhan.
Pisahkan bahan baku utama, bahan pendukung menu, minuman, produk kebersihan, serta perlengkapan operasional lainnya.
Dengan pencatatan sederhana tersebut, pemilik usaha dapat melihat kategori mana yang paling banyak menyerap anggaran dan menentukan bagian yang perlu dievaluasi.
Tidak semua biaya harus dipangkas. Produk kebersihan, misalnya, tetap perlu tersedia dalam jumlah memadai untuk mendukung standar kebersihan dan keamanan operasional.
Fokusnya adalah menghindari pemborosan, bukan mengurangi kebutuhan penting yang justru dapat memengaruhi pelayanan.
7. Tidak Memiliki Catatan Pengeluaran yang Jelas
Bagaimana pemilik restoran bisa mengetahui apakah biaya operasional sudah efisien jika tidak memiliki catatan pengeluaran yang mudah diperiksa?
Sebagian usaha masih mengandalkan ingatan atau hanya memeriksa total pengeluaran ketika mendekati akhir bulan. Akibatnya, perubahan biaya sulit diketahui sejak awal.
Padahal, pencatatan sederhana dapat membantu bisnis memahami pola pengeluaran dan menemukan masalah lebih cepat.
Tidak harus langsung menggunakan sistem yang rumit. Spreadsheet sederhana pun bisa digunakan untuk mencatat tanggal pembelian, nama produk, jumlah, harga satuan, supplier, dan total biaya.
Selanjutnya, lakukan evaluasi secara rutin untuk melihat perubahan pengeluaran dari minggu ke minggu atau dari bulan ke bulan.
Jika biaya pembelian minyak goreng meningkat, misalnya, periksa apakah penyebabnya berasal dari kenaikan harga, peningkatan volume penjualan, perubahan penggunaan bahan, atau pemborosan.
Dengan mengetahui penyebabnya, bisnis dapat mengambil keputusan berdasarkan kondisi yang sebenarnya, bukan sekadar mengurangi anggaran secara sembarangan.
Cara Sederhana Mengevaluasi Biaya Operasional Restoran
Untuk mulai memperbaiki efisiensi, pemilik restoran tidak harus mengubah seluruh sistem operasional sekaligus.
Mulailah dengan mengevaluasi pengeluaran yang paling sering terjadi dan memiliki pengaruh besar terhadap bisnis.
Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan:
1. Identifikasi pengeluaran terbesar
Periksa kategori pembelian yang menyerap anggaran paling banyak. Prioritaskan evaluasi pada kategori tersebut sebelum beralih ke pengeluaran yang lebih kecil.
2. Periksa produk yang dibeli berulang kali
Catat kebutuhan yang paling sering dipesan, termasuk bahan makanan pokok, minyak goreng, minuman, dan produk kebersihan.
3. Bandingkan harga dan layanan supplier
Jangan hanya membandingkan harga produk. Pertimbangkan juga kualitas, ketersediaan stok, ketentuan pembelian, dan keandalan pengiriman.
4. Susun jadwal pembelian
Tentukan kapan produk perlu dipesan kembali berdasarkan tingkat penggunaan dan waktu pemenuhan pesanan.
5. Evaluasi hasilnya secara berkala
Periksa apakah perubahan yang dilakukan membantu mengurangi pembelian mendadak, meningkatkan pemanfaatan stok, atau menyederhanakan pekerjaan tim.
Dengan evaluasi yang konsisten, bisnis dapat memperbaiki proses pengadaan secara bertahap tanpa mengganggu kegiatan operasional sehari-hari.
Supplier yang Tepat Bisa Membantu Bisnis Lebih Efisien
Efisiensi biaya operasional bukan hanya bergantung pada cara restoran mengelola dapur dan persediaan. Supplier yang digunakan juga memiliki peran dalam mendukung kelancaran pengadaan.
Supplier yang sesuai dapat membantu bisnis memperoleh produk yang dibutuhkan, membandingkan pilihan pembelian, dan menyusun proses pengadaan yang lebih teratur.
Bagi pelaku usaha Horeca di Bali, memilih supplier dengan beragam kategori produk juga dapat membantu menyederhanakan pembelian kebutuhan rutin.
Baiko hadir sebagai supplier B2B dan Horeca di Bali yang mendukung kebutuhan operasional hotel, restoran, kafe, dan berbagai bisnis makanan dan minuman.
Melalui pilihan produk untuk kebutuhan usaha serta proses pemesanan yang praktis, Baiko membantu pelaku bisnis memenuhi kebutuhan pengadaan dengan lebih terstruktur.
Dengan mengevaluasi pola pembelian dan memilih partner supplier yang sesuai, pemilik usaha dapat memiliki lebih banyak kendali atas pengeluaran sekaligus menjaga kebutuhan operasional tetap terpenuhi.
Kesimpulan
Restoran yang ramai belum tentu menghasilkan keuntungan yang optimal jika biaya operasional tidak dikelola dengan baik.
Bahan baku yang terbuang, pembelian mendadak, harga yang tidak dievaluasi, terlalu banyak supplier, dan stok berlebihan merupakan beberapa hal yang dapat memengaruhi efisiensi bisnis.
Kabar baiknya, perbaikan tidak selalu membutuhkan perubahan besar. Pencatatan pengeluaran, evaluasi harga, perencanaan pembelian, dan pengelolaan stok yang lebih teratur sudah dapat menjadi langkah awal.
Pada akhirnya, tujuan efisiensi bukan sekadar mengeluarkan uang lebih sedikit, melainkan memastikan setiap pengeluaran memberikan manfaat yang sepadan bagi bisnis.
Jika proses pengadaan berjalan lebih baik, pemilik restoran dapat lebih fokus menjaga kualitas produk, meningkatkan pelayanan, dan mengembangkan usahanya.
Mulai Optimalkan Pengadaan Kebutuhan Bisnis Anda
Sedang mencari supplier untuk mendukung kebutuhan operasional restoran, kafe, atau hotel di Bali? Kenali pilihan produk dan solusi pengadaan dari Baiko untuk membantu kebutuhan bisnis Anda.
Konsultasi kebutuhan supplier Horeca melalui WhatsApp
Baca juga: Supplier Bahan Baku Restoran: Cara Mengatur Pengadaan untuk Operasional Harian
