Menjalankan restoran bukan hanya soal menyajikan makanan yang enak. Di balik setiap menu yang keluar dari dapur, ada proses pengadaan bahan baku yang harus berjalan dengan baik. Mulai dari memastikan bahan tersedia, menjaga kualitas produk, mengatur jadwal pembelian, hingga memastikan stok tidak habis ketika restoran sedang ramai.
Bagi bisnis yang masih berkembang, pengadaan mungkin terasa sederhana. Pemilik atau tim dapur tinggal membeli bahan ketika persediaan mulai menipis. Namun, ketika jumlah pesanan meningkat dan variasi menu semakin banyak, cara tersebut bisa menimbulkan berbagai masalah.
Bahan baku bisa habis sebelum jadwal pembelian berikutnya, sebagian produk justru menumpuk di gudang, dan tim harus menghabiskan waktu untuk melakukan pemesanan berulang kali. Jika tidak dikelola dengan baik, kondisi ini dapat mengganggu operasional sekaligus meningkatkan biaya bisnis.
Karena itu, memilih supplier bahan baku restoran bukan hanya tentang menemukan tempat untuk membeli produk. Bisnis juga perlu membangun sistem pengadaan yang mampu menjaga ketersediaan bahan, mendukung kebutuhan dapur, dan membantu pengeluaran lebih terkontrol.
Lalu, bagaimana cara mengatur pengadaan bahan baku restoran agar operasional harian berjalan lebih lancar?
1. Kenali Kebutuhan Bahan Baku Berdasarkan Menu
Langkah pertama sebelum mencari supplier adalah memahami kebutuhan bahan baku restoran itu sendiri.
Setiap restoran memiliki karakteristik yang berbeda. Restoran dengan menu utama seafood tentu membutuhkan produk yang berbeda dari cafe yang berfokus pada kopi, pastry, dan minuman berbasis susu.
Karena itu, jangan memulai pengadaan hanya berdasarkan kebiasaan belanja sebelumnya. Mulailah dengan memetakan bahan baku yang digunakan untuk setiap menu.
Sebagai contoh, restoran dapat mengelompokkan kebutuhannya menjadi beberapa kategori:
- Bahan makanan utama: daging, ayam, ikan, sayuran, dan bahan protein lainnya.
- Bahan pelengkap: saus, bumbu, minyak goreng, tepung, dan seasoning.
- Produk frozen dan olahan: frozen food, kentang beku, nugget, atau produk siap olah.
- Dairy dan bahan minuman: susu, krim, keju, sirup, dan bahan pendukung minuman.
- Produk pendukung operasional: tisu, kemasan makanan, dan kebutuhan takeaway.
Daftar tersebut membantu tim mengetahui produk apa saja yang harus tersedia secara rutin.
Setelah itu, tandai bahan yang paling sering digunakan, bahan yang hanya dipakai untuk menu tertentu, serta produk yang memiliki masa simpan lebih pendek.
Dengan pemetaan ini, restoran dapat menentukan prioritas pembelian dan menyampaikan kebutuhan yang lebih jelas kepada supplier.
2. Bedakan Stok Harian, Mingguan, dan Bulanan
Tidak semua bahan baku perlu dibeli dengan frekuensi yang sama.
Bahan yang digunakan setiap hari membutuhkan pemantauan lebih rutin dibandingkan produk yang hanya digunakan sesekali. Sementara itu, bahan dengan masa simpan panjang mungkin bisa dibeli berdasarkan kebutuhan mingguan atau bulanan.
Agar lebih mudah, restoran dapat membuat jadwal pengadaan berdasarkan karakteristik produk.
| Frekuensi | Contoh kebutuhan | Cara mengelola |
|---|---|---|
| Harian | Bahan segar dengan perputaran tinggi | Periksa stok dan kebutuhan operasional setiap hari |
| Mingguan | Saus, dairy, dan bahan pendukung tertentu | Tentukan jadwal restock berdasarkan pemakaian |
| Bulanan | Packaging atau produk tahan lama tertentu | Evaluasi kebutuhan, kapasitas penyimpanan, dan volume pembelian |
Pembagian tersebut merupakan contoh awal, bukan aturan yang harus diterapkan pada semua restoran. Frekuensi pembelian tetap perlu menyesuaikan penggunaan aktual, masa simpan, kapasitas penyimpanan, dan jadwal pengiriman supplier.
Tujuannya adalah mengurangi pembelian mendadak tanpa membuat bisnis menyimpan persediaan berlebihan.
3. Hitung Kebutuhan Berdasarkan Pemakaian Aktual
Salah satu kesalahan dalam pengadaan adalah membeli bahan baku hanya berdasarkan perkiraan.
Misalnya, restoran merasa perlu membeli 10 karton produk tertentu karena jumlah tersebut biasa dipesan setiap minggu. Padahal, penjualan minggu ini sedang turun atau ada menu yang sudah tidak terlalu diminati.
Sebaliknya, pembelian terlalu sedikit juga dapat menjadi masalah ketika permintaan meningkat.
Untuk menghindari kondisi tersebut, gunakan data pemakaian sebagai dasar perencanaan.
Cara sederhana yang dapat diterapkan adalah:
Kebutuhan pembelian = perkiraan kebutuhan selama periode pengadaan + stok pengaman − stok yang tersedia.
Contohnya, restoran memperkirakan akan menggunakan 40 unit produk dalam satu minggu. Stok yang tersedia masih 12 unit, dan restoran ingin menyimpan stok pengaman sebanyak 5 unit.
Maka kebutuhan pembeliannya adalah:
40 + 5 − 12 = 33 unit.
Angka ini merupakan contoh perencanaan sederhana. Dalam praktiknya, restoran juga perlu mempertimbangkan pesanan yang belum diterima, masa simpan, minimum order, dan perubahan permintaan.
Dengan perhitungan tersebut, tim dapat menyampaikan jumlah pesanan yang lebih terukur kepada supplier bahan baku restoran.
4. Jangan Hanya Memilih Supplier Berdasarkan Harga
Harga memang menjadi pertimbangan penting dalam pengadaan. Namun, memilih supplier hanya berdasarkan harga termurah belum tentu menghasilkan biaya operasional paling efisien.
Bayangkan dua supplier menawarkan produk yang sama. Supplier pertama memiliki harga sedikit lebih murah, tetapi ketersediaan produknya tidak konsisten. Supplier kedua memiliki harga yang kompetitif dan jadwal pengiriman yang lebih sesuai dengan kebutuhan restoran.
Jika restoran sering mengalami kekosongan bahan akibat keterlambatan pengadaan, penghematan harga dari supplier pertama mungkin tidak sebanding dengan gangguan operasional yang muncul.
Karena itu, sebelum memilih supplier, evaluasi beberapa hal berikut:
- Harga produk: apakah sesuai dengan anggaran dan kualitas yang dibutuhkan?
- Ketersediaan stok: apakah produk dapat dipenuhi secara konsisten?
- Lead time: berapa lama waktu yang dibutuhkan sejak pemesanan hingga barang diterima?
- Minimum order: apakah jumlah pembelian minimum sesuai dengan kebutuhan bisnis?
- Pilihan produk: apakah supplier menyediakan kategori produk yang dibutuhkan?
- Komunikasi: apakah informasi stok, harga, dan pesanan disampaikan dengan jelas?
- Pengiriman: apakah jadwal dan cakupan pengiriman sesuai dengan lokasi bisnis?
Dengan mempertimbangkan aspek tersebut, restoran dapat menilai supplier dari kontribusinya terhadap kelancaran operasional, bukan sekadar dari harga per unit.
Baca juga: Harga Bahan Baku Restoran: Cara Menghitung Biaya Pengadaan agar Bisnis Tetap Untung
5. Perhatikan Minimum Order dan Kapasitas Penyimpanan
Supplier tertentu menerapkan minimum order atau jumlah pembelian minimum. Kebijakan ini perlu dipahami sebelum restoran menentukan pola pembelian.
Minimum order yang terlalu besar bisa membuat stok menumpuk, terutama jika produk memiliki masa simpan pendek atau tingkat penggunaan yang rendah.
Sebaliknya, minimum order yang sesuai dapat membantu restoran merencanakan pembelian secara lebih efisien.
Sebelum menyepakati jumlah pesanan, periksa tiga hal:
Pertama, tingkat pemakaian. Berapa banyak produk yang benar-benar digunakan dalam satu hari atau satu minggu?
Kedua, kapasitas penyimpanan. Apakah gudang, chiller, atau freezer mampu menampung jumlah pembelian tersebut dengan aman?
Ketiga, masa simpan produk. Apakah seluruh stok kemungkinan akan terpakai sebelum kualitasnya menurun atau tanggal kedaluwarsanya tiba?
Jangan sampai harga per unit yang lebih rendah justru menyebabkan pemborosan karena produk tidak sempat digunakan.
Untuk produk yang perputarannya cepat, pembelian dalam jumlah lebih besar mungkin masuk akal. Namun, untuk bahan yang jarang digunakan, jumlah pesanan sebaiknya lebih konservatif.
6. Siapkan Stok Pengaman untuk Produk Penting
Stok pengaman atau safety stock adalah persediaan tambahan yang disiapkan untuk menghadapi perubahan permintaan atau keterlambatan pasokan.
Dalam operasional restoran, stok pengaman dapat membantu mengurangi risiko kehabisan produk penting ketika supplier belum dapat memenuhi pesanan sesuai jadwal.
Namun, stok pengaman tidak perlu diterapkan dengan jumlah yang sama pada semua produk.
Restoran dapat memprioritaskan bahan yang:
- Digunakan hampir setiap hari.
- Menjadi komponen utama dari menu populer.
- Sulit digantikan dengan produk lain.
- Membutuhkan waktu pengadaan lebih panjang.
- Memiliki risiko kekosongan yang berdampak langsung pada pelayanan.
Sebaliknya, produk dengan masa simpan pendek perlu dikelola lebih hati-hati agar persediaan tambahan tidak berubah menjadi waste.
Stok pengaman yang baik bukan berarti menyimpan barang sebanyak mungkin. Tujuannya adalah menjaga keseimbangan antara ketersediaan produk dan biaya penyimpanan.
7. Buat Jadwal Pemesanan yang Konsisten
Pengadaan akan lebih mudah dikendalikan ketika tim memiliki jadwal pemesanan yang jelas.
Tanpa jadwal, pembelian sering baru dilakukan ketika stok hampir habis. Akibatnya, tim harus melakukan pemesanan mendadak, mencari alternatif supplier, atau membeli produk dalam kondisi yang kurang ideal.
Untuk mengatasinya, restoran dapat menetapkan hari pemeriksaan stok dan jadwal pemesanan berdasarkan kategori produk.
Misalnya, tim melakukan pengecekan kebutuhan setiap sore, menyusun daftar pembelian untuk hari berikutnya, lalu mengonfirmasi ketersediaan produk dan jadwal pengiriman kepada supplier.
Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan jam operasional, kapasitas penyimpanan, dan waktu pengiriman.
Restoran juga sebaiknya memiliki satu daftar pengadaan yang mudah diakses oleh tim terkait. Dengan begitu, pemilik bisnis, purchasing, dan tim dapur dapat menggunakan informasi yang sama.
Jika ada perubahan jumlah pesanan, informasi tersebut perlu diperbarui agar tidak terjadi pemesanan ganda atau pembelian yang tidak diperlukan.
8. Gunakan Data Penjualan untuk Mengantisipasi Perubahan Permintaan
Kebutuhan bahan baku tidak selalu sama setiap minggu.
Restoran mungkin mengalami peningkatan penjualan pada akhir pekan, musim liburan, acara tertentu, atau periode ketika ada promosi. Jika pengadaan hanya mengikuti rata-rata penggunaan, stok bisa tidak mencukupi ketika permintaan meningkat.
Karena itu, perencanaan bahan baku sebaiknya mempertimbangkan pola penjualan.
Periksa menu yang paling banyak dipesan, perubahan jumlah pelanggan, jadwal promosi, dan periode ramai yang biasanya terjadi pada bisnis.
Dari data tersebut, restoran dapat memperkirakan bahan mana yang perlu ditambah dan produk mana yang sebaiknya tetap dipesan dalam jumlah normal.
Komunikasikan perubahan kebutuhan kepada supplier sedini mungkin. Jika restoran memperkirakan pesanan akan meningkat, konfirmasi ketersediaan dan jadwal pengiriman sebelum periode ramai dimulai.
Cara ini membantu restoran mempersiapkan stok tanpa harus menimbun terlalu banyak produk jauh-jauh hari.
9. Evaluasi Supplier Secara Berkala
Memilih supplier bukan keputusan yang cukup dilakukan satu kali.
Kebutuhan restoran dapat berubah seiring pertumbuhan bisnis, penambahan menu, perubahan volume penjualan, dan pembukaan cabang baru. Supplier yang sesuai ketika bisnis masih kecil belum tentu mampu memenuhi kebutuhan pada tahap berikutnya.
Karena itu, lakukan evaluasi secara berkala.
Catat beberapa indikator sederhana, seperti:
| Indikator | Hal yang perlu dievaluasi |
|---|---|
| Ketersediaan | Seberapa sering produk yang dibutuhkan tidak tersedia? |
| Ketepatan pengiriman | Apakah barang diterima sesuai jadwal? |
| Kesesuaian pesanan | Apakah jumlah dan produk sesuai dengan pesanan? |
| Harga | Apakah perubahan harga diinformasikan dengan jelas? |
| Respons | Seberapa mudah tim memperoleh informasi pesanan? |
| Fleksibilitas | Apakah supplier mampu menyesuaikan kebutuhan yang wajar? |
Hasil evaluasi tersebut dapat digunakan untuk memperbaiki sistem pengadaan, membahas kendala dengan supplier, atau mempertimbangkan alternatif jika diperlukan.
Restoran juga dapat menggunakan supplier utama dan supplier cadangan untuk kategori produk yang sangat penting. Dengan begitu, bisnis tidak sepenuhnya bergantung pada satu sumber untuk semua kebutuhan kritis.
10. Pertimbangkan Supplier dengan Pilihan Produk yang Lebih Lengkap
Semakin besar bisnis F&B, semakin banyak pula produk yang perlu dikelola. Jika setiap kategori dibeli dari supplier berbeda, tim harus mengatur lebih banyak kontak, jadwal pemesanan, minimum order, dan proses penerimaan barang.
Menggunakan beberapa supplier memang terkadang diperlukan, terutama untuk produk khusus atau bahan yang membutuhkan penanganan tertentu. Namun, untuk kebutuhan rutin yang dapat dipenuhi dari satu penyedia, konsolidasi pembelian dapat membantu menyederhanakan proses.
Sebelum memilih supplier dengan pilihan produk yang lebih lengkap, pastikan kategori produk yang ditawarkan memang relevan dengan kebutuhan restoran, kualitasnya sesuai, dan ketentuan pengirimannya mendukung operasional.
Baiko hadir sebagai supplier grosir dan kebutuhan F&B di Bali yang melayani kebutuhan bisnis, termasuk restoran, cafe, dan pelaku HoReCa. Pilihan produk mencakup berbagai kategori kebutuhan seperti frozen food, canned food, sauce, dairy, beverages, serta perlengkapan operasional tertentu.
Bagi bisnis yang ingin menyederhanakan pengadaan, pilihan produk dari berbagai kategori dapat menjadi pertimbangan untuk mengurangi proses pembelian yang tersebar di banyak tempat. Namun, kategori yang dibutuhkan, ketersediaan produk, dan ketentuan pemesanan tetap perlu dikonfirmasi sesuai kebutuhan bisnis.
Checklist Pengadaan Bahan Baku Restoran
Sebelum melakukan pemesanan, gunakan checklist sederhana berikut agar kebutuhan operasional tidak terlewat.
- Periksa stok aktual di gudang, chiller, dan freezer.
- Identifikasi produk yang mendekati batas stok minimum.
- Hitung kebutuhan berdasarkan perkiraan pemakaian.
- Periksa masa simpan dan kondisi produk.
- Sesuaikan jumlah pembelian dengan kapasitas penyimpanan.
- Konfirmasi harga, ketersediaan, dan minimum order.
- Pastikan jadwal pengiriman sesuai dengan kebutuhan.
- Catat pesanan yang belum diterima.
- Perbarui catatan stok setelah barang datang.
- Evaluasi kendala pengadaan untuk pemesanan berikutnya.
Checklist ini bisa disesuaikan dengan ukuran restoran dan kompleksitas operasionalnya. Untuk bisnis dengan beberapa cabang, proses tersebut sebaiknya didukung oleh pencatatan terpusat agar kebutuhan masing-masing lokasi lebih mudah dipantau.
Kesimpulan
Mengatur pengadaan bahan baku restoran membutuhkan lebih dari sekadar daftar belanja. Bisnis perlu memahami kebutuhan menu, menghitung pemakaian aktual, mengatur jadwal restock, menjaga stok pengaman, serta mengevaluasi supplier berdasarkan harga, kualitas layanan, dan konsistensi pasokan.
Ketika proses pengadaan semakin teratur, tim dapat mengurangi pembelian mendadak, mengelola persediaan dengan lebih baik, dan mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pelayanan pelanggan.
Jika restoran sedang berkembang, mulai evaluasi sistem pengadaan dari produk yang paling sering digunakan. Setelah kebutuhan rutin terpetakan, cari supplier yang mampu mendukung kategori produk, volume pembelian, dan jadwal operasional bisnis.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp untuk mendiskusikan kebutuhan supplier HoReCa bisnis kamu.
Untuk pembelian satuan, kamu juga bisa langsung mengunjungi Webstore Baiko.
Baca juga: Supplier Bahan Baku Restoran: Apa Saja yang Perlu Disiapkan untuk Operasional Harian?
