Bisnis hotel dan restoran membutuhkan lebih dari sekadar produk berkualitas untuk memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan. Di balik pelayanan yang lancar, terdapat sistem pengadaan barang yang harus dikelola dengan baik. Mulai dari bahan makanan, minuman, hingga berbagai kebutuhan pendukung operasional, setiap produk perlu tersedia pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang sesuai.
Bagi pelaku bisnis HoReCa (Hotel, Restaurant, and Cafe), pengadaan yang tidak terencana dapat menimbulkan berbagai masalah. Stok bahan makanan bisa habis saat tingkat kunjungan meningkat, pembelian berulang membuat tim operasional kehilangan waktu, atau persediaan berlebihan menyebabkan biaya penyimpanan membengkak.
Situasi tersebut semakin menantang ketika bisnis beroperasi di Bali, terutama saat musim liburan, periode high season, atau ketika terdapat acara khusus yang meningkatkan jumlah pelanggan.
Karena itu, pengelolaan kebutuhan operasional hotel dan restoran perlu dilakukan secara terstruktur. Dengan memahami jenis kebutuhan, menghitung volume pengadaan, dan memilih supplier yang sesuai, bisnis HoReCa dapat menjaga ketersediaan stok sekaligus meningkatkan efisiensi operasional.
Apa Saja Kebutuhan Operasional Hotel dan Restoran?
Kebutuhan operasional merupakan berbagai barang yang digunakan untuk mendukung aktivitas bisnis sehari-hari. Jenisnya bergantung pada konsep usaha, jumlah pelanggan, fasilitas, serta layanan yang ditawarkan.
Hotel dengan restoran internal, misalnya, memiliki kebutuhan pengadaan yang lebih beragam dibandingkan cafe yang hanya berfokus pada minuman dan makanan ringan. Meski begitu, keduanya tetap membutuhkan sistem pengelolaan stok yang teratur.
Berikut beberapa kategori kebutuhan yang perlu diperhatikan.
1. Bahan makanan untuk dapur
Bahan makanan menjadi salah satu kebutuhan utama bagi restoran, hotel dengan layanan F&B, dan cafe yang menyediakan menu makanan.
Kategori ini dapat mencakup bahan makanan beku, makanan kaleng, saus, produk dairy, serta bahan pendukung menu lainnya. Pemilihan produk perlu disesuaikan dengan menu, resep standar, volume penjualan, dan kapasitas penyimpanan.
Bisnis dengan menu yang relatif stabil dapat memperkirakan kebutuhan bahan makanan berdasarkan penjualan sebelumnya. Sementara itu, restoran dengan menu musiman perlu melakukan penyesuaian agar stok tidak berlebihan ketika permintaan berubah.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan bahan makanan antara lain:
- Konsistensi kualitas produk.
- Kesesuaian produk dengan standar resep.
- Masa simpan dan tanggal kedaluwarsa.
- Kondisi kemasan saat diterima.
- Kebutuhan penyimpanan, termasuk suhu untuk produk tertentu.
- Frekuensi pengiriman dan minimum pemesanan.
Pengadaan bahan makanan sebaiknya tidak hanya didasarkan pada harga per unit. Bisnis juga perlu mempertimbangkan tingkat pemakaian, risiko produk terbuang, serta biaya yang muncul apabila bahan tidak tersedia saat dibutuhkan.
2. Minuman dan bahan pendukung beverage
Hotel, restoran, dan cafe umumnya membutuhkan persediaan minuman untuk memenuhi berbagai preferensi pelanggan.
Kebutuhannya dapat meliputi minuman siap konsumsi, produk dairy untuk kopi, serta bahan minuman lain yang digunakan sesuai menu. Pada bisnis yang memiliki bar atau coffee corner, ketersediaan bahan pendukung juga berpengaruh terhadap kecepatan pelayanan.
Pengadaan minuman perlu mengikuti data penjualan dan pola konsumsi pelanggan. Jika menu tertentu memiliki penjualan tinggi, bisnis dapat menetapkan stok minimum agar produk tersebut tidak kehabisan.
Sebaliknya, produk yang jarang dipesan sebaiknya dibeli dalam jumlah yang lebih terkendali. Strategi ini membantu menjaga modal kerja agar tidak terlalu banyak tertahan pada persediaan yang bergerak lambat.
3. Perlengkapan penyajian dan kebutuhan takeaway
Kebutuhan penyajian perlu disesuaikan dengan model layanan bisnis.
Restoran dine-in mungkin lebih banyak menggunakan perlengkapan makan yang dapat digunakan kembali. Sementara itu, bisnis dengan layanan takeaway atau delivery memerlukan kemasan makanan, wadah minuman, dan perlengkapan pendukung pengemasan.
Walaupun terlihat sebagai kebutuhan tambahan, kekurangan kemasan dapat menghambat transaksi. Makanan mungkin sudah siap, tetapi pesanan tidak dapat dikirim karena wadah yang sesuai tidak tersedia.
Karena itu, bisnis perlu menghitung kebutuhan kemasan berdasarkan jumlah pesanan, jenis menu, serta standar penyajian. Pastikan juga ukuran dan karakteristik kemasan sesuai dengan produk yang akan digunakan.
Baca juga: Harga Bahan Baku Restoran: Cara Menghitung Biaya Pengadaan agar Bisnis Tetap Untung
4. Kebutuhan housekeeping dan fasilitas hotel
Hotel memiliki kebutuhan tambahan untuk menjaga kebersihan, kenyamanan, dan kesiapan kamar. Kebutuhan tersebut dapat mencakup perlengkapan kamar, linen, amenitas, serta produk pembersih sesuai standar operasional hotel.
Kategori ini sebaiknya dikelola terpisah dari stok dapur karena pola penggunaannya berbeda. Konsumsi bahan makanan biasanya berkaitan dengan jumlah porsi yang disajikan, sedangkan kebutuhan kamar lebih banyak dipengaruhi oleh tingkat okupansi dan frekuensi pergantian tamu.
Penting untuk dicatat bahwa setiap supplier memiliki cakupan produk yang berbeda. Hotel sebaiknya memastikan ketersediaan, spesifikasi, dan kesesuaian produk kepada pemasok sebelum memasukkannya ke dalam rencana pengadaan.
5. Produk kebersihan dan kebutuhan pendukung operasional
Kebersihan merupakan bagian penting dari operasional hotel dan restoran. Produk pembersih serta perlengkapan sanitasi perlu tersedia sesuai prosedur kebersihan dan keselamatan yang diterapkan bisnis.
Pengadaan kategori ini sebaiknya mengikuti standar penggunaan internal, kapasitas penyimpanan, dan jadwal pemakaian. Produk juga harus disimpan sesuai petunjuk, terutama apabila memerlukan penanganan khusus atau harus dipisahkan dari bahan makanan.
Dengan mengelompokkan kebutuhan berdasarkan fungsi, bisnis dapat memantau stok dengan lebih mudah dan menentukan supplier yang tepat untuk setiap kategori.
Cara Mengatur Pengadaan agar Operasional Tetap Lancar
Mengetahui jenis kebutuhan saja belum cukup. Bisnis HoReCa juga perlu memiliki sistem pengadaan yang membantu tim menentukan kapan harus membeli, berapa banyak produk yang diperlukan, dan siapa yang bertanggung jawab atas persediaan.
1. Kelompokkan produk berdasarkan prioritas
Tidak semua produk memiliki tingkat kepentingan yang sama. Ada barang yang harus selalu tersedia karena digunakan setiap hari, sementara produk lain hanya diperlukan pada periode tertentu.
Bisnis dapat membagi kebutuhan menjadi tiga kelompok berikut.
| Kelompok | Karakteristik | Strategi pengadaan |
|---|---|---|
| Kebutuhan kritis | Berpengaruh langsung terhadap layanan atau menu utama | Pantau stok lebih sering dan tetapkan stok minimum |
| Kebutuhan rutin | Digunakan secara berkala dengan pola pemakaian relatif stabil | Jadwalkan pembelian berdasarkan konsumsi |
| Kebutuhan khusus | Digunakan untuk acara, menu musiman, atau permintaan tertentu | Beli berdasarkan rencana kebutuhan |
Sebagai contoh, restoran yang menjual menu berbahan dasar produk beku perlu memastikan stok bahan utama tetap tersedia. Sementara itu, perlengkapan khusus untuk acara hotel dapat dipesan berdasarkan jumlah peserta yang telah diperkirakan.
Pengelompokan ini membantu tim menentukan produk mana yang harus diprioritaskan saat melakukan pengecekan stok.
2. Hitung kebutuhan berdasarkan data penggunaan
Pengadaan yang efektif sebaiknya menggunakan data, bukan hanya perkiraan.
Mulailah dengan mencatat pemakaian produk selama periode tertentu. Untuk bahan makanan, data dapat berasal dari jumlah porsi yang terjual, standar resep, dan pemakaian aktual di dapur.
Misalnya, sebuah restoran menggunakan rata-rata 8 kilogram bahan tertentu per hari. Jika restoran ingin menyediakan stok untuk empat hari operasional, kebutuhan dasarnya adalah:
8 kg × 4 hari = 32 kg
Namun, angka tersebut belum tentu menjadi jumlah pembelian yang harus dilakukan. Tim perlu mengurangi stok yang masih tersedia dan mempertimbangkan barang yang sedang dalam proses pengiriman.
Rumus sederhana yang bisa digunakan:
Jumlah pembelian = kebutuhan selama periode − stok tersedia − pesanan yang akan diterima
Jika kebutuhan empat hari mencapai 32 kg, stok saat ini 10 kg, dan terdapat pesanan 5 kg yang akan segera diterima, maka kebutuhan pembelian tambahan adalah 17 kg.
Perhitungan tersebut perlu disesuaikan dengan masa simpan produk, jadwal pengiriman, serta kemungkinan perubahan permintaan.
3. Tentukan stok minimum dan waktu pemesanan ulang
Salah satu penyebab gangguan operasional adalah pemesanan yang baru dilakukan ketika persediaan hampir habis.
Untuk mengurangi risiko tersebut, bisnis dapat menetapkan titik pemesanan ulang atau reorder point. Titik ini menunjukkan kapan suatu produk perlu dipesan kembali agar stok tetap tersedia selama menunggu pengiriman.
Secara sederhana, perhitungannya dapat menggunakan:
Reorder point = pemakaian rata-rata selama waktu tunggu + stok pengaman
Misalnya, pemakaian bahan mencapai 8 kg per hari dan supplier membutuhkan waktu dua hari untuk mengirimkan pesanan. Jika stok pengaman ditetapkan 5 kg, titik pemesanan ulangnya adalah:
(8 kg × 2 hari) + 5 kg = 21 kg
Artinya, bisnis dapat mulai memesan kembali ketika stok mendekati 21 kg.
Angka tersebut hanya ilustrasi. Stok pengaman yang tepat harus mempertimbangkan fluktuasi permintaan, keandalan pengiriman, kapasitas penyimpanan, dan karakteristik produk.
4. Sesuaikan jadwal pengadaan dengan tingkat okupansi dan permintaan
Kebutuhan operasional hotel dan restoran dapat berubah mengikuti jumlah pelanggan.
Ketika okupansi hotel meningkat, kebutuhan sarapan, bahan dapur, dan perlengkapan kamar juga berpotensi naik. Restoran dapat mengalami perubahan serupa saat akhir pekan, musim liburan, atau ketika ada acara besar.
Karena itu, jadwal pengadaan sebaiknya tidak hanya menggunakan rata-rata bulanan. Tim perlu menggabungkan data historis dengan informasi mengenai reservasi, agenda acara, promosi, dan perkiraan jumlah pelanggan.
Beberapa langkah yang dapat diterapkan:
- Periksa proyeksi okupansi atau reservasi sebelum menentukan volume pembelian.
- Identifikasi bahan dan produk yang paling terdampak kenaikan permintaan.
- Pastikan kapasitas penyimpanan cukup untuk stok tambahan.
- Konfirmasikan ketersediaan dan jadwal pengiriman dengan supplier.
- Evaluasi sisa stok setelah periode ramai berakhir.
Pendekatan ini membantu bisnis mengantisipasi kebutuhan tanpa harus membeli semua produk dalam jumlah besar.
Mengapa Pemilihan Supplier Berpengaruh pada Operasional HoReCa?
Supplier bukan hanya pihak yang menyediakan barang. Dalam praktiknya, kualitas layanan supplier dapat memengaruhi kelancaran pengadaan, efisiensi waktu tim, dan kemampuan bisnis mempertahankan ketersediaan produk.
Karena itu, bisnis sebaiknya menilai supplier berdasarkan beberapa aspek penting.
Konsistensi kualitas dan ketersediaan produk
Produk yang diterima perlu sesuai dengan spesifikasi dan standar bisnis. Perbedaan kualitas dapat memengaruhi hasil masakan, konsistensi menu, hingga pengalaman pelanggan.
Selain kualitas, perhatikan pula ketersediaan produk. Supplier yang mampu menyediakan kebutuhan rutin secara konsisten dapat membantu tim merencanakan pengadaan dengan lebih baik.
Kejelasan harga dan minimum pemesanan
Harga yang kompetitif memang penting, tetapi bisnis perlu memahami keseluruhan ketentuan pembelian. Perhatikan minimum order, biaya pengiriman jika ada, ketentuan pembayaran, serta kemungkinan perubahan harga.
Dengan membandingkan komponen tersebut, bisnis dapat mengevaluasi biaya pengadaan secara lebih menyeluruh dan menghindari keputusan yang hanya berpatokan pada harga satuan.
Jadwal pengiriman dan komunikasi
Pengiriman yang sesuai jadwal membantu bisnis menjaga persediaan dan mengurangi kebutuhan pembelian mendadak.
Sebelum bekerja sama, pastikan supplier menjelaskan area layanan, estimasi pengiriman, prosedur pemesanan, serta cara menangani produk yang tidak tersedia. Komunikasi yang jelas memudahkan tim menyesuaikan rencana apabila terjadi perubahan kebutuhan.
Kemudahan menggabungkan kebutuhan produk
Bisnis yang membeli berbagai kategori produk dari banyak pemasok perlu mengelola jadwal pemesanan, faktur, komunikasi, dan penerimaan barang secara terpisah.
Jika memungkinkan, mengonsolidasikan kategori produk yang sesuai pada supplier yang sama dapat menyederhanakan proses tersebut. Namun, konsolidasi tetap perlu mempertimbangkan kesesuaian produk, kualitas, harga, dan keandalan layanan.
Tidak semua kebutuhan hotel dapat dipenuhi oleh satu pemasok. Pendekatan yang lebih realistis adalah menentukan supplier utama untuk kategori yang relevan dan mempertahankan pemasok khusus untuk kebutuhan lainnya.
Cara Mengendalikan Biaya Pengadaan Tanpa Mengganggu Kualitas
Penghematan biaya tidak selalu berarti membeli produk dengan harga paling rendah atau mengurangi stok sebanyak mungkin. Tujuan utamanya adalah memastikan setiap pembelian benar-benar mendukung kebutuhan operasional.
Berikut beberapa langkah yang bisa diterapkan.
Pertama, evaluasi produk dengan pemakaian tinggi. Produk yang digunakan setiap hari biasanya layak mendapatkan perhatian lebih karena perubahan harga atau konsumsi dapat berdampak besar pada total biaya.
Kedua, kurangi pembelian berlebihan. Volume pembelian perlu disesuaikan dengan masa simpan, kapasitas penyimpanan, dan kecepatan penggunaan. Diskon grosir tidak selalu menguntungkan apabila sebagian produk akhirnya tidak terpakai.
Ketiga, pantau produk yang terbuang atau kedaluwarsa. Catat penyebabnya, apakah karena perkiraan permintaan yang tidak tepat, penyimpanan yang kurang sesuai, atau proses rotasi stok yang belum konsisten.
Keempat, evaluasi harga secara berkala. Perbandingan harga perlu mempertimbangkan kualitas, ukuran kemasan, biaya pengiriman, dan ketentuan pembelian. Hindari mengganti produk utama hanya berdasarkan perbedaan harga tanpa mengevaluasi dampaknya terhadap standar layanan.
Kelima, gunakan pencatatan stok yang konsisten. Sistem pencatatan tidak harus langsung rumit. Spreadsheet yang diperbarui secara rutin dapat membantu bisnis memantau stok masuk, stok keluar, kebutuhan pembelian, dan produk yang mendekati batas pemesanan ulang.
Checklist Pengadaan untuk Bisnis Hotel dan Restoran
Sebelum melakukan pemesanan, tim procurement atau operasional dapat menggunakan checklist berikut:
- Kebutuhan setiap departemen telah diperiksa.
- Stok aktual telah dihitung, bukan hanya berdasarkan catatan lama.
- Jumlah pesanan disesuaikan dengan kebutuhan dan stok yang akan diterima.
- Masa simpan dan kapasitas penyimpanan telah dipertimbangkan.
- Harga, minimum order, dan ketentuan pembayaran sudah jelas.
- Ketersediaan produk dan jadwal pengiriman telah dikonfirmasi.
- Produk prioritas memiliki stok pengaman yang sesuai.
- Rencana pengadaan telah disesuaikan dengan perkiraan permintaan.
- Penerimaan barang akan diperiksa berdasarkan jumlah dan kondisi produk.
Checklist ini dapat dijadikan bagian dari prosedur pengadaan mingguan agar proses pemesanan tidak hanya bergantung pada ingatan atau kebiasaan masing-masing staf.
Baiko sebagai Partner Pengadaan untuk Kebutuhan F&B HoReCa di Bali
Bagi bisnis hotel, restoran, dan cafe di Bali, pengelolaan pengadaan yang baik perlu didukung oleh supplier yang sesuai dengan kebutuhan operasional.
Baiko hadir sebagai supplier F&B di Bali dengan pilihan produk untuk mendukung kebutuhan bisnis, termasuk kategori frozen food, makanan kaleng, saus, produk dairy, minuman, serta berbagai kebutuhan terkait F&B lainnya.
Melalui pendekatan one-stop supplier, bisnis dapat mengevaluasi kebutuhan produk yang relevan untuk dikelola melalui satu jalur pengadaan. Hal ini berpotensi membantu menyederhanakan proses pemesanan, terutama untuk kategori yang digunakan secara rutin.
Meski demikian, ketersediaan setiap produk, minimum pemesanan, area layanan, dan jadwal pengiriman tetap perlu dikonfirmasi sesuai kebutuhan bisnis.
Saat mengevaluasi supplier, pastikan produk yang dipilih sesuai dengan standar dapur, volume operasional, dan sistem penyimpanan yang tersedia. Dengan demikian, kerja sama pengadaan dapat mendukung kelancaran operasional tanpa menambah persediaan yang tidak diperlukan.
Kesimpulan
Pengelolaan kebutuhan operasional hotel dan restoran membutuhkan perencanaan yang menyeluruh, mulai dari mengelompokkan produk, menghitung kebutuhan, menetapkan stok minimum, hingga mengevaluasi supplier.
Dengan mengandalkan data pemakaian dan perkiraan permintaan, bisnis HoReCa dapat mengurangi risiko kehabisan stok maupun pembelian berlebihan. Pemilihan supplier yang tepat juga membantu menjaga konsistensi kualitas, memperjelas jadwal pengiriman, dan menyederhanakan proses pengadaan.
Bagi bisnis F&B yang membutuhkan dukungan pengadaan produk di Bali, langkah selanjutnya adalah memetakan kategori kebutuhan, menentukan volume pembelian, lalu mendiskusikan pilihan produk dan ketentuan pemesanan dengan supplier yang sesuai.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp.
Untuk pembelian satuan, kamu juga bisa langsung mengunjungi Webstore Baiko.
Baca juga: Supplier Bahan Baku Restoran: Apa Saja yang Perlu Disiapkan untuk Operasional Harian?
