Membeli bahan baku dalam jumlah besar sering dianggap sebagai cara untuk mendapatkan harga yang lebih hemat. Bagi restoran, cafe, hotel, dan bisnis F&B lainnya, pembelian grosir memang dapat membantu menyederhanakan pengadaan sekaligus mengurangi frekuensi pemesanan.
Namun, ada satu hal yang sering terlewat: membeli lebih banyak tidak selalu berarti lebih efisien.
Jika jumlah pembelian tidak sesuai dengan kebutuhan, bisnis justru berisiko mengalami overstock, bahan kedaluwarsa, kapasitas penyimpanan yang penuh, hingga modal yang terlalu lama tertahan dalam persediaan.
Sebaliknya, pembelian yang terlalu sedikit juga dapat menyebabkan stok cepat habis dan memaksa tim melakukan pemesanan berulang kali.
Karena itu, bisnis perlu memahami cara menentukan jumlah pesanan yang tepat sebelum beralih ke sistem pembelian grosir.
Bagi bisnis yang mencari supplier grosir Bali, keputusan ini penting agar harga pembelian, kebutuhan operasional, kapasitas penyimpanan, dan arus kas tetap seimbang.
1. Pahami Kebutuhan Bisnis Sebelum Membeli Grosir
Langkah pertama adalah mengetahui produk apa saja yang benar-benar dibutuhkan secara rutin.
Setiap bisnis F&B memiliki pola penggunaan yang berbeda. Cafe yang menjual kopi dan minuman berbasis susu tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dari restoran yang berfokus pada makanan berat atau hotel dengan layanan restoran dan banquet.
Karena itu, jangan menentukan jumlah pesanan hanya berdasarkan penawaran harga dari supplier.
Mulailah dengan mengelompokkan kebutuhan berdasarkan kategori produk, seperti:
- Bahan makanan utama, termasuk daging, ayam, ikan, dan sayuran.
- Produk frozen food dan makanan olahan.
- Bahan pendukung seperti saus, bumbu, tepung, dan minyak goreng.
- Produk dairy seperti susu, krim, dan keju.
- Bahan minuman seperti sirup, kopi, dan produk pendukung lainnya.
- Packaging serta kebutuhan operasional yang digunakan secara rutin.
Setelah daftar terbentuk, tandai produk yang paling sering digunakan dan produk yang hanya dibutuhkan sesekali.
Produk dengan penggunaan rutin biasanya lebih mudah direncanakan pembeliannya. Sementara produk yang jarang digunakan perlu dihitung lebih hati-hati agar tidak menumpuk.
Dengan mengetahui kebutuhan aktual, bisnis dapat menentukan produk mana yang cocok dibeli grosir dan mana yang lebih baik dibeli dalam jumlah kecil.
2. Hitung Rata-Rata Pemakaian Produk
Salah satu cara paling sederhana untuk menentukan jumlah pembelian adalah menghitung rata-rata pemakaian produk selama periode tertentu.
Misalnya, sebuah restoran menggunakan 8 karton saus setiap minggu. Data tersebut bisa menjadi dasar untuk memperkirakan kebutuhan berikutnya.
Namun, sebaiknya jangan hanya menggunakan data dari satu minggu. Periksa pemakaian selama beberapa minggu agar perkiraan tidak terlalu dipengaruhi oleh perubahan permintaan sesaat.
Contoh pencatatan sederhana:
| Produk | Pemakaian per minggu | Perkiraan kebutuhan 2 minggu |
|---|---|---|
| Saus | 8 karton | 16 karton |
| Susu | 6 karton | 12 karton |
| Frozen food | 10 karton | 20 karton |
| Sirup | 3 karton | 6 karton |
Angka tersebut hanya ilustrasi. Kebutuhan sebenarnya harus disesuaikan dengan data penggunaan, stok yang tersedia, pesanan yang sedang dalam perjalanan, dan perubahan penjualan.
Jika permintaan relatif stabil, rata-rata pemakaian dapat menjadi dasar perencanaan. Jika penjualan sering berubah, gunakan data tersebut bersama perkiraan permintaan untuk periode berikutnya.
Tujuannya bukan membuat prediksi yang selalu tepat, melainkan mengurangi keputusan pembelian yang hanya berdasarkan perkiraan tanpa data.
3. Gunakan Rumus Sederhana untuk Menentukan Jumlah Pesanan
Setelah mengetahui kebutuhan produk, langkah berikutnya adalah menghitung jumlah yang benar-benar perlu dipesan.
Rumus sederhana yang bisa digunakan adalah:
Jumlah pesanan = kebutuhan selama periode pengadaan + stok pengaman − stok tersedia − pesanan yang belum diterima.
Misalnya, restoran memperkirakan kebutuhan saus sebanyak 40 karton untuk dua minggu ke depan.
Saat ini, stok yang tersedia berjumlah 12 karton. Restoran ingin mempertahankan stok pengaman sebanyak 5 karton, sementara ada pesanan 8 karton yang masih dalam perjalanan.
Maka perhitungannya:
40 + 5 − 12 − 8 = 25 karton.
Artinya, kebutuhan pembelian berikutnya adalah 25 karton, dengan asumsi seluruh pesanan yang masih dalam perjalanan akan diterima tepat waktu dan dapat digunakan.
Contoh ini menunjukkan bahwa jumlah pesanan tidak selalu sama dengan total kebutuhan selama periode tertentu.
Bisnis harus mengurangi jumlah yang sudah tersedia dan memperhitungkan barang yang masih dalam proses pengiriman.
Perhitungan ini juga perlu disesuaikan dengan minimum order supplier, satuan penjualan, kapasitas penyimpanan, serta masa simpan produk.
4. Jangan Samakan Semua Produk dalam Strategi Grosir
Kesalahan yang cukup umum adalah membeli semua produk dalam jumlah besar hanya karena supplier menawarkan harga grosir.
Padahal, setiap produk memiliki karakteristik berbeda.
Untuk menentukan strategi pembelian, bisnis dapat mengelompokkan produk berdasarkan kecepatan pemakaian dan risiko penyimpanan.
Produk fast moving
Produk yang cepat digunakan dan dibeli secara rutin biasanya lebih mudah direncanakan untuk pembelian grosir.
Contohnya adalah bahan utama yang digunakan dalam banyak menu atau packaging yang memiliki tingkat penggunaan stabil.
Produk slow moving
Produk yang jarang digunakan sebaiknya tidak langsung dibeli dalam jumlah besar. Periksa apakah permintaannya konsisten dan apakah stok berisiko terlalu lama tersimpan.
Produk dengan masa simpan pendek
Produk seperti bahan segar dan beberapa produk dairy perlu dikelola berdasarkan umur simpan serta kapasitas penyimpanan. Harga grosir tidak akan menguntungkan jika produk tidak habis digunakan.
Produk tahan lama
Produk yang memiliki masa simpan lebih panjang dapat memberikan fleksibilitas pembelian, selama kualitas tetap terjaga dan tempat penyimpanan memadai.
Dengan pengelompokan ini, bisnis dapat menggunakan strategi pembelian yang berbeda untuk setiap kategori produk.
Baca juga: Supplier Grosir Bali untuk Bisnis F&B: Kapan Harus Mulai Beralih dari Belanja Eceran?
5. Bandingkan Harga Grosir dengan Total Biaya Pengadaan
Harga per unit sering menjadi alasan utama bisnis memilih pembelian grosir.
Misalnya, pembelian dalam jumlah besar menawarkan harga yang lebih rendah dibandingkan pembelian eceran. Secara teori, selisih tersebut dapat membantu mengurangi biaya bahan.
Namun, perbandingan harga sebaiknya juga mempertimbangkan biaya lain yang berkaitan dengan pembelian.
Beberapa hal yang perlu diperiksa antara lain:
- Harga produk per unit atau per karton.
- Minimum order yang ditetapkan supplier.
- Biaya pengiriman jika ada.
- Kebutuhan ruang penyimpanan.
- Risiko produk rusak atau kedaluwarsa.
- Potensi biaya pembelian darurat jika perencanaan stok tidak tepat.
Contohnya, supplier A menawarkan harga yang lebih rendah tetapi mensyaratkan pembelian dalam jumlah sangat besar. Jika sebagian produk akhirnya tidak terpakai, penghematan harga awal bisa berkurang.
Sebaliknya, pembelian dengan jumlah yang sesuai kebutuhan mungkin lebih masuk akal meskipun harga per unit sedikit lebih tinggi.
Karena itu, tujuan pembelian grosir bukan semata-mata mencari harga termurah, melainkan memperoleh total biaya pengadaan yang efisien.
6. Perhatikan Minimum Order dari Supplier
Minimum order atau minimum pembelian dapat memengaruhi keputusan pembelian grosir.
Setiap supplier bisa memiliki ketentuan berbeda berdasarkan kategori produk, kemasan, dan skema distribusi. Karena itu, bisnis perlu memahami minimum order sebelum membuat rencana pembelian.
Misalnya, kebutuhan restoran hanya 5 karton per minggu, tetapi supplier menetapkan minimum pembelian 15 karton.
Sebelum menyetujui pesanan tersebut, periksa apakah 15 karton dapat digunakan dalam periode yang aman.
Jika produk memiliki masa simpan panjang dan kebutuhan relatif stabil, jumlah tersebut mungkin masih masuk akal. Namun, jika produk mudah rusak atau hanya digunakan untuk menu tertentu, pembelian tersebut dapat meningkatkan risiko waste.
Beberapa langkah yang bisa dipertimbangkan:
- Menanyakan apakah tersedia ukuran pesanan yang lebih sesuai.
- Mengatur jadwal pembelian yang lebih cocok dengan kebutuhan.
- Memilih kemasan lain jika tersedia dan sesuai.
- Membandingkan ketentuan beberapa supplier.
- Menghitung biaya total sebelum menyetujui minimum order.
Jangan menganggap minimum order selalu menguntungkan atau merugikan. Dampaknya bergantung pada pola pemakaian dan kemampuan bisnis mengelola persediaan.
7. Sesuaikan Jumlah Pesanan dengan Kapasitas Penyimpanan
Pembelian grosir harus didukung oleh kapasitas penyimpanan yang memadai.
Restoran mungkin memiliki anggaran yang cukup untuk membeli banyak produk, tetapi belum tentu memiliki ruang penyimpanan yang sesuai.
Sebelum memesan, periksa kapasitas gudang, rak, chiller, dan freezer. Pastikan juga produk dapat disimpan sesuai dengan persyaratan suhu dan penanganannya.
Kapasitas penyimpanan bukan hanya soal apakah barang bisa masuk ke dalam gudang.
Produk juga harus mudah diakses, tercatat dengan baik, dan tidak menimbulkan risiko kerusakan akibat penataan yang buruk.
Untuk menghindari masalah, bisnis dapat membuat daftar kapasitas penyimpanan dan membandingkannya dengan jumlah stok yang direncanakan.
Jika ruang penyimpanan terbatas, pertimbangkan pembelian lebih sering dalam jumlah yang lebih kecil, selama total biaya dan jadwal pengiriman tetap masuk akal.
Strategi ini bisa lebih efisien dibandingkan memaksakan pembelian besar yang akhirnya menyulitkan operasional.
8. Jangan Sampai Pembelian Grosir Mengganggu Cash Flow
Persediaan merupakan bagian penting dari operasional, tetapi uang yang digunakan untuk membeli stok tidak lagi tersedia untuk kebutuhan lain sampai persediaan tersebut digunakan atau dijual.
Karena itu, bisnis harus menyeimbangkan kebutuhan inventory dengan arus kas.
Misalnya, pembelian dalam jumlah besar memang menurunkan harga per unit. Namun, jika pembelian tersebut menghabiskan sebagian besar dana operasional, bisnis mungkin kesulitan membayar gaji, sewa, utilitas, atau kebutuhan mendesak lainnya.
Sebelum menyetujui pesanan grosir, periksa:
- Total nilai pembelian.
- Waktu penggunaan produk.
- Perkiraan waktu persediaan habis.
- Kewajiban pembayaran lain.
- Dana yang masih dibutuhkan untuk operasional.
- Risiko perubahan penjualan.
Tidak ada satu jumlah pembelian yang ideal untuk semua bisnis. Restoran dengan volume transaksi tinggi dan arus kas stabil mungkin memiliki kemampuan berbeda dari cafe yang baru berkembang.
Pembelian grosir sebaiknya meningkatkan efisiensi tanpa membuat bisnis kekurangan dana untuk menjalankan operasional harian.
9. Tentukan Jadwal Restock yang Konsisten
Setelah jumlah pesanan ditentukan, buat jadwal restock yang sesuai dengan pola penggunaan dan lead time supplier.
Lead time adalah waktu antara pemesanan hingga barang diterima. Produk dengan lead time lebih panjang mungkin membutuhkan perencanaan lebih awal dibandingkan produk yang mudah diperoleh.
Sebagai contoh, jika restoran menggunakan 5 karton produk per hari dan membutuhkan waktu dua hari untuk menerima pesanan, stok harus dipantau sebelum jumlah persediaan terlalu rendah.
Restoran dapat menentukan titik pemesanan ulang atau reorder point berdasarkan kebutuhan selama lead time dan stok pengaman.
Rumus sederhananya:
Reorder point = rata-rata pemakaian selama lead time + stok pengaman.
Jika pemakaian rata-rata 5 karton per hari, lead time dua hari, dan stok pengaman 4 karton, maka:
(5 × 2) + 4 = 14 karton.
Artinya, bisnis dapat mempertimbangkan pemesanan ulang ketika stok mendekati 14 karton, dengan asumsi pola pemakaian dan lead time tersebut cukup representatif.
Dengan jadwal restock yang jelas, tim tidak perlu menunggu sampai stok hampir habis untuk melakukan pemesanan.
10. Evaluasi Supplier Berdasarkan Kebutuhan Bisnis
Pembelian grosir yang efisien juga membutuhkan supplier yang sesuai.
Supplier tidak hanya berperan dalam menyediakan produk, tetapi juga memengaruhi jadwal pengadaan, ketersediaan stok, dan kemudahan proses pembelian.
Saat mengevaluasi supplier, perhatikan beberapa hal berikut:
| Aspek | Pertanyaan evaluasi |
|---|---|
| Produk | Apakah kategori yang dibutuhkan tersedia? |
| Harga | Apakah harga sesuai dengan spesifikasi produk? |
| Minimum order | Apakah jumlah minimum sesuai kebutuhan? |
| Ketersediaan | Apakah produk rutin tersedia? |
| Pengiriman | Apakah jadwal pengiriman mendukung operasional? |
| Komunikasi | Apakah informasi stok dan pesanan mudah diperoleh? |
| Fleksibilitas | Apakah supplier dapat mengakomodasi kebutuhan yang wajar? |
Untuk kebutuhan tertentu, bisnis mungkin tetap membutuhkan beberapa supplier. Namun, jika berbagai produk rutin dapat diperoleh dari penyedia yang sama, pengadaan berpotensi menjadi lebih sederhana.
Bagi restoran, cafe, dan hotel yang membutuhkan beragam kategori produk, mencari supplier grosir Bali dengan pilihan produk yang relevan dapat menjadi salah satu langkah untuk menyederhanakan proses pembelian.
Baiko melayani kebutuhan B2B untuk bisnis F&B dan HoReCa di Bali, dengan kategori produk seperti frozen food, canned food, sauce, dairy, beverages, serta kebutuhan operasional tertentu.
Sebelum melakukan pembelian, bisnis tetap perlu mengonfirmasi ketersediaan produk, ketentuan pemesanan, dan jadwal pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Checklist Sebelum Melakukan Pembelian Grosir
Gunakan checklist berikut sebelum menyetujui pesanan dalam jumlah besar.
- Kebutuhan produk sudah dihitung berdasarkan pemakaian.
- Stok aktual sudah diperiksa.
- Pesanan yang belum diterima sudah diperhitungkan.
- Jumlah pesanan sesuai dengan minimum order.
- Masa simpan produk sudah dipertimbangkan.
- Kapasitas penyimpanan masih mencukupi.
- Total biaya pembelian sudah dihitung.
- Cash flow tetap aman setelah pembelian.
- Jadwal pengiriman sesuai kebutuhan operasional.
- Supplier dan spesifikasi produk sudah dikonfirmasi.
Checklist ini dapat digunakan sebagai prosedur sederhana oleh pemilik bisnis, tim purchasing, atau pengelola stok.
Kesimpulan
Pembelian grosir dapat membantu bisnis F&B mengatur pengadaan dengan lebih efisien, tetapi manfaatnya bergantung pada ketepatan jumlah pesanan.
Bisnis perlu menghitung pemakaian aktual, memperhatikan stok yang tersedia, mempertimbangkan minimum order, serta memastikan kapasitas penyimpanan dan cash flow tetap aman.
Selain itu, setiap produk membutuhkan strategi berbeda. Bahan yang cepat digunakan mungkin cocok dibeli dalam jumlah lebih besar, sedangkan produk dengan permintaan rendah atau masa simpan pendek perlu direncanakan lebih hati-hati.
Dengan sistem pengadaan yang terukur dan supplier yang sesuai, pembelian grosir dapat menjadi bagian dari operasional yang lebih teratur, bukan sumber penumpukan stok dan biaya tambahan.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp untuk mendiskusikan kebutuhan supplier HoReCa bisnis kamu.
Untuk pembelian satuan, kamu juga bisa langsung mengunjungi Webstore Baiko.
Baca juga: Supplier Restoran Bali: Cara Memilih Supplier yang Cocok untuk Kebutuhan Bisnis
