Punya stok bahan baku yang banyak sering terasa seperti tanda bahwa operasional bisnis F&B sudah aman.
Padahal, belum tentu.
Stok terlalu sedikit memang bisa bikin panik. Tapi stok terlalu banyak juga bisa jadi masalah baru: modal tertahan, ruang penyimpanan penuh, produk mendekati expired, sampai bahan yang sebenarnya tidak terlalu dibutuhkan malah menumpuk.
Di bisnis F&B, stok yang aman bukan berarti stok yang sebanyak-banyaknya. Yang lebih penting adalah punya jumlah stok yang sesuai dengan kebutuhan operasional, pola penjualan, dan kemampuan supplier memenuhi kebutuhan bisnis.
Apalagi kalau bisnis berada di Bali, di mana kebutuhan restoran, kafe, hotel, catering, dan usaha F&B lainnya bisa berubah mengikuti musim dan tingkat kunjungan.
Lalu, bagaimana cara menentukan stok yang ideal?
Kenapa Stok Banyak Belum Tentu Aman?
Bayangkan sebuah restoran membeli bahan baku dalam jumlah besar karena ingin menghindari kehabisan stok.
Secara teori, keputusan ini terlihat aman.
Tapi ternyata penjualan minggu tersebut lebih rendah dari perkiraan. Akhirnya sebagian bahan masih tersimpan ketika mendekati masa kedaluwarsa.
Di sisi lain, ada bisnis yang mengambil keputusan sebaliknya. Karena takut terlalu banyak stok, mereka hanya membeli dalam jumlah kecil.
Hasilnya?
Ketika pesanan meningkat, stok habis lebih cepat dari perkiraan. Tim operasional akhirnya harus melakukan pembelian mendadak.
Dari dua kondisi tersebut, terlihat bahwa masalahnya bukan sekadar kurang stok atau kelebihan stok.
Masalah sebenarnya adalah tidak mengetahui berapa banyak stok yang benar-benar dibutuhkan.
Karena itu, pengelolaan supply perlu mempertimbangkan beberapa hal:
- Seberapa cepat produk digunakan?
- Seberapa sering bisnis melakukan restock?
- Berapa lama supplier membutuhkan waktu untuk mengirim?
- Apakah permintaan produk stabil atau naik turun?
- Apakah produk memiliki masa simpan pendek?
- Seberapa mudah produk tersebut didapatkan kembali?
Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu bisnis menentukan jumlah stok yang lebih masuk akal.
Mulai dari Memisahkan Produk Fast Moving dan Slow Moving
Tidak semua produk di dapur memiliki kecepatan penggunaan yang sama.
Ada produk yang hampir setiap hari digunakan. Ada juga produk yang hanya digunakan untuk menu tertentu.
Contohnya, sebuah restoran mungkin menggunakan:
Fast moving:
- Minyak goreng
- Saus
- Dairy
- Frozen food tertentu
- Bahan minuman
Sementara:
Slow moving:
- Bahan untuk menu seasonal
- Produk dengan penggunaan khusus
- Bahan yang hanya digunakan beberapa kali dalam seminggu
Kalau semua produk diperlakukan dengan cara yang sama, pengelolaan stok akan menjadi kurang efisien.
Produk fast moving perlu dipantau lebih sering karena pergerakannya cepat.
Sebaliknya, produk slow moving perlu diperhatikan agar tidak dibeli terlalu banyak hanya karena ingin mendapatkan harga yang lebih murah.
Kenapa Klasifikasi Ini Penting?
Karena frekuensi restock seharusnya mengikuti kecepatan produk bergerak, bukan sekadar kebiasaan.
Produk yang habis setiap dua hari tentu membutuhkan perhatian yang berbeda dengan produk yang baru digunakan satu kali dalam dua minggu.
Di sinilah bisnis mulai bisa membangun sistem supply yang lebih terukur.
Hitung Pemakaian Rata-Rata Harian
Salah satu cara sederhana untuk mulai mengatur kebutuhan stok adalah menghitung rata-rata penggunaan produk per hari.
Misalnya sebuah restoran menggunakan 60 liter minyak dalam 30 hari.
Maka rata-rata penggunaannya adalah sekitar:
Dalam contoh tersebut:
60 liter ÷ 30 hari = 2 liter per hari
Angka ini memang sederhana, tetapi sudah bisa menjadi dasar untuk menentukan kapan harus melakukan restock.
Misalnya supplier membutuhkan waktu sekitar 2 hari untuk mengirimkan pesanan.
Kalau bisnis baru melakukan order ketika stok benar-benar habis, ada risiko operasional terganggu selama masa tunggu tersebut.
Karena itu, bisnis perlu mempertimbangkan lead time.
Baca juga: Harga Pangan Naik Turun di Bali, Ini Cara Bisnis F&B Mengatur Stok dan Purchasing
Jangan Lupakan Lead Time Supplier
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak pemesanan dilakukan sampai produk diterima.
Ini menjadi salah satu faktor penting dalam menentukan kebutuhan stok.
Misalnya:
- Pemakaian rata-rata: 2 liter/hari
- Lead time supplier: 2 hari
Selama menunggu pesanan datang, bisnis berpotensi membutuhkan:
2 liter × 2 hari = 4 liter
Artinya, stok sebaiknya tidak dibiarkan turun sampai benar-benar habis sebelum melakukan pemesanan.
Kalau bisnis memiliki pola permintaan yang cukup fluktuatif, kebutuhan tersebut bisa ditambah dengan safety stock.
Apa Itu Safety Stock?
Safety stock adalah stok cadangan yang disiapkan untuk menghadapi kondisi yang tidak sesuai perkiraan.
Misalnya:
- Penjualan tiba-tiba meningkat
- Supplier mengalami keterlambatan
- Ada pesanan dalam jumlah besar
- Kebutuhan operasional meningkat saat high season
Safety stock bukan berarti menyimpan barang sebanyak mungkin.
Justru tujuannya adalah memberikan buffer yang masuk akal agar operasional tidak langsung terganggu ketika terjadi perubahan kecil.
Cara Sederhana Menentukan Stok Minimum
Untuk bisnis F&B yang baru mulai membangun sistem inventory, tidak harus langsung menggunakan sistem yang rumit.
Salah satu pendekatan sederhananya adalah:
Contohnya:
Sebuah kafe menggunakan 3 karton produk tertentu per hari.
Supplier membutuhkan waktu 2 hari untuk mengirim.
Bisnis menetapkan safety stock sebesar 3 karton.
Maka:
(3 × 2) + 3 = 9 karton
Artinya, ketika stok mulai mendekati angka tersebut, bisnis sudah memiliki alasan untuk melakukan restock.
Angka ini bukan aturan mutlak. Setiap bisnis tetap perlu menyesuaikannya dengan pola penjualan, kapasitas penyimpanan, karakter produk, dan konsistensi supplier.
Stok Ideal Juga Dipengaruhi Kapasitas Penyimpanan
Ada satu hal yang sering terlupakan ketika bisnis menghitung kebutuhan supply: ruang penyimpanan.
Punya modal untuk membeli 100 karton bukan berarti bisnis harus menyimpan 100 karton.
Kalau kapasitas gudang hanya nyaman untuk menyimpan 50 karton, pembelian dalam jumlah terlalu besar justru bisa mengganggu operasional.
Masalah ini semakin penting untuk produk yang membutuhkan penyimpanan khusus.
Misalnya:
- Frozen food membutuhkan freezer
- Dairy membutuhkan penyimpanan yang sesuai
- Produk tertentu membutuhkan kondisi penyimpanan tertentu
- Produk dengan masa simpan pendek membutuhkan rotasi lebih cepat
Jadi, jumlah pembelian ideal sebaiknya mempertimbangkan tiga hal sekaligus:
Kebutuhan + kapasitas penyimpanan + kemampuan supplier.
Jangan Hanya Mengandalkan Data Bulan Sebelumnya
Data historis memang penting, tetapi bisnis F&B tidak selalu berjalan dengan pola yang sama setiap bulan.
Di Bali, misalnya, bisnis bisa menghadapi perubahan permintaan karena:
- High season
- Low season
- Event
- Hari libur
- Perubahan jumlah wisatawan
- Promosi
- Perubahan menu
- Pesanan catering atau event tertentu
Karena itu, jangan hanya melihat:
“Bulan lalu habis 100 karton, berarti bulan ini beli 100 karton.”
Coba lihat juga kenapa angka tersebut terjadi.
Kalau bulan lalu ada event besar yang membuat penjualan meningkat, angka tersebut mungkin tidak bisa dijadikan patokan normal.
Sebaliknya, kalau bisnis sedang memasuki periode dengan permintaan tinggi, menggunakan angka bulan biasa juga bisa membuat stok terlalu sedikit.
Buat Jadwal Restock, Bukan Menunggu Stok Habis
Salah satu kebiasaan yang bisa membuat operasional lebih tenang adalah mengubah pola dari:
Stok habis → panik → cari supplier → order
menjadi:
Pantau stok → prediksi kebutuhan → jadwalkan restock → stok datang sebelum habis
Perbedaannya terlihat sederhana, tetapi dampaknya cukup besar.
Tim operasional tidak perlu terlalu sering melakukan pembelian darurat.
Bisnis juga memiliki waktu untuk membandingkan kebutuhan dan memastikan supplier dapat memenuhi pesanan.
Untuk bisnis dengan banyak SKU, jadwal ini bisa dibuat sederhana melalui spreadsheet atau inventory system.
Minimal, setiap produk memiliki informasi:
| Produk | Pemakaian/Hari | Lead Time | Safety Stock | Stok Saat Ini | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Produk A | 3 karton | 2 hari | 3 | 15 | Aman |
| Produk B | 2 karton | 3 hari | 4 | 8 | Perlu Restock |
| Produk C | 1 karton | 2 hari | 2 | 6 | Aman |
Dengan format sederhana seperti ini, tim bisa lebih cepat melihat produk mana yang membutuhkan perhatian.
Supplier Juga Berpengaruh pada Perhitungan Stok
Perhitungan stok tidak bisa dipisahkan dari kemampuan supplier.
Supplier yang memiliki lead time panjang tentu membutuhkan strategi stok yang berbeda dibanding supplier yang dapat memenuhi kebutuhan dengan lebih cepat.
Begitu juga dengan konsistensi ketersediaan produk.
Kalau sebuah produk sering kosong dari supplier, bisnis mungkin perlu menyiapkan buffer tambahan atau supplier alternatif.
Sebaliknya, jika supplier memiliki stok yang relatif stabil dan proses pengiriman yang konsisten, bisnis bisa lebih fleksibel dalam mengatur jumlah persediaan.
Itulah kenapa memilih supplier F&B Bali bukan hanya tentang mencari harga produk.
Kemampuan supplier dalam menjaga ketersediaan, merespons kebutuhan, dan memenuhi jadwal pengiriman juga ikut memengaruhi bagaimana bisnis mengelola stok.
Kapan Harus Menambah Stok?
Daripada menggunakan feeling, bisnis bisa membuat beberapa indikator sederhana.
Tambah stok ketika:
- Stok sudah mendekati minimum
- Penggunaan meningkat konsisten
- Akan memasuki periode ramai
- Ada event atau pesanan besar
- Supplier membutuhkan lead time lebih panjang
- Produk memiliki risiko sulit ditemukan kembali
Tahan pembelian ketika:
- Stok masih jauh di atas kebutuhan
- Penggunaan produk sedang menurun
- Produk memiliki masa simpan pendek
- Ruang penyimpanan terbatas
- Pembelian besar hanya dilakukan demi mengejar harga murah
Dengan indikator tersebut, keputusan pembelian menjadi lebih terukur.
Stok Aman Bukan Berarti Gudang Penuh
Pada akhirnya, tujuan inventory management bukan membuat gudang terlihat penuh.
Tujuannya adalah memastikan produk yang dibutuhkan tersedia ketika operasional membutuhkannya, tanpa membuat terlalu banyak modal berhenti dalam bentuk persediaan.
Karena itu, bisnis F&B perlu melihat stok sebagai bagian dari sistem operasional yang saling terhubung.
Mulai dari:
Penjualan → kebutuhan produk → stok → supplier → lead time → restock.
Kalau salah satu bagian tidak diperhatikan, masalah bisa muncul di bagian lain.
Bisnis yang semakin besar juga biasanya membutuhkan sistem supply yang semakin rapi. Bukan sekadar punya banyak barang, tetapi tahu barang apa yang perlu tersedia, kapan harus dibeli, dan siapa supplier yang bisa membantu memenuhinya.
Kesimpulan
Mengatur stok bisnis F&B tidak harus selalu rumit.
Kamu bisa mulai dari hal sederhana: pisahkan produk fast moving dan slow moving, hitung pemakaian rata-rata, kenali lead time supplier, tentukan safety stock, lalu buat batas minimum untuk setiap produk.
Setelah itu, evaluasi kembali berdasarkan pola penjualan dan kondisi operasional.
Karena pada akhirnya, stok yang sehat bukan stok yang paling banyak, tetapi stok yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Dan ketika kebutuhan supply mulai semakin banyak, memiliki supplier yang mampu membantu menjaga ketersediaan produk juga menjadi bagian penting dari operasional.
Kalau bisnis kamu sedang mencari supplier F&B Bali untuk kebutuhan operasional, mulai dari frozen food, canned food, sauce, dairy, beverages, hingga kebutuhan dapur lainnya, Baiko bisa menjadi salah satu opsi untuk membantu menyederhanakan kebutuhan supply dalam satu tempat.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp.
Kalau hanya ingin membeli kebutuhan tertentu, kamu juga bisa langsung kunjungi Webstore Baiko di baiko.id.
Baca juga: Harga Bahan Baku F&B di Bali Berubah, Bagaimana Bisnis Menjaga Margin Tetap Sehat?
