Ketika stok mulai menipis, ada satu pekerjaan yang kembali muncul dalam daftar tugas pemilik bisnis: mencari dan memesan barang untuk kebutuhan operasional.
Susu hampir habis. Persediaan minuman perlu ditambah. Packaging untuk pesanan takeaway mulai menipis, sementara produk kebersihan juga sudah waktunya dibeli kembali.
Sekilas, semua itu terlihat seperti pekerjaan rutin yang sederhana. Namun, ceritanya bisa berbeda jika setiap kebutuhan harus dibeli dari supplier yang berbeda.
Anda perlu membuka percakapan lama, mencari kontak pemasok, menanyakan ketersediaan produk, membandingkan harga, lalu memastikan kapan barang bisa dikirim. Setelah satu pesanan selesai, masih ada beberapa kebutuhan lain yang harus diurus.
Belum lagi jika supplier belum membalas pesan atau produk yang dicari ternyata tidak tersedia.
Bagi pemilik restoran, kafe, coffee shop, hotel, dan bisnis F&B di Bali, proses seperti ini bisa menyita waktu yang seharusnya digunakan untuk mengurus pelanggan dan mengembangkan usaha.
Padahal, restock seharusnya menjadi bagian dari operasional yang bisa direncanakan dengan lebih praktis.
Lalu, bagaimana cara membuat proses pengadaan lebih sederhana tanpa harus mengorbankan pilihan produk, kualitas, maupun kebutuhan bisnis?
1. Restock Day Seharusnya Tidak Menjadi Hari Paling Merepotkan
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang harus dipenuhi secara rutin. Restoran membutuhkan bahan makanan dan perlengkapan dapur, coffee shop memerlukan bahan minuman dan packaging, sedangkan hotel perlu memastikan perlengkapan kamar serta produk kebersihan selalu tersedia.
Ketika bisnis masih kecil, pemilik mungkin bisa mengurus seluruh pembelian sendiri. Menghubungi beberapa supplier dan memeriksa stok satu per satu masih terasa cukup mudah.
Namun, seiring bertambahnya kebutuhan, proses tersebut dapat menjadi semakin rumit.
Bayangkan sebuah kafe yang harus membeli biji kopi, susu, sirup, gelas takeaway, tisu, dan cairan pembersih. Setiap produk memiliki pola penggunaan berbeda dan mungkin berasal dari pemasok yang berbeda pula.
Akibatnya, pemilik harus mengingat produk mana yang perlu dibeli, supplier mana yang menyediakannya, dan kapan pesanan harus dilakukan.
Jika semua masih mengandalkan ingatan dan percakapan chat, kemungkinan ada kebutuhan yang terlewat menjadi lebih besar.
Karena itu, restock perlu dipandang sebagai bagian dari sistem operasional, bukan pekerjaan mendadak yang baru dilakukan ketika barang hampir habis.
Dengan daftar kebutuhan yang teratur dan proses pemesanan yang lebih sederhana, bisnis dapat mengurangi pekerjaan berulang serta menjaga persediaan tetap terkendali.
2. Kenapa Mencari Produk ke Banyak Supplier Bisa Menghabiskan Waktu?
Masalahnya bukan selalu karena jumlah produk yang dibutuhkan terlalu banyak. Terkadang, justru cara mencari dan memesan produk yang membuat pekerjaan terasa panjang.
Ada beberapa situasi yang sering dialami pelaku bisnis.
Harus mengulang pencarian produk.
Ketika membutuhkan barang tertentu, Anda mungkin harus mengingat supplier yang pernah menyediakannya atau mencari pemasok baru jika stok dari supplier lama sedang kosong.
Informasi produk tersebar di banyak tempat.
Harga tersimpan dalam chat, daftar produk ada di katalog terpisah, dan informasi ketersediaan harus ditanyakan kembali. Akibatnya, proses membandingkan pilihan menjadi lebih lama.
Pemesanan dilakukan berkali-kali.
Kebutuhan minuman dipesan melalui satu supplier, packaging melalui pemasok lain, lalu perlengkapan operasional melalui tempat berbeda. Setiap pesanan memiliki proses konfirmasi tersendiri.
Jadwal pengiriman tidak selalu sama.
Barang dari satu supplier mungkin tiba lebih cepat daripada barang lainnya. Tim perlu memastikan kebutuhan penting tidak habis sambil menunggu pesanan berikutnya.
Pembelian mendadak sulit dihindari.
Ketika salah satu produk terlambat dipesan, bisnis mungkin harus mencari alternatif dengan cepat agar pelayanan tetap berjalan.
Jika situasi tersebut terus berulang, waktu yang digunakan untuk mengurus pengadaan bisa bertambah tanpa disadari.
Itulah mengapa mencari cara yang lebih praktis bukan hanya soal kenyamanan. Proses pengadaan yang tertata dapat membantu bisnis menggunakan waktu dan tenaga secara lebih efektif.
3. Kenali Kebutuhan yang Bisa Dibeli dalam Satu Proses Pengadaan
Tidak semua produk harus dibeli dari supplier yang sama. Namun, ada baiknya memeriksa apakah beberapa kebutuhan rutin sebenarnya dapat diperoleh dari satu pemasok yang menyediakan kategori produk lebih beragam.
Misalnya, sebuah restoran secara rutin membutuhkan minuman kemasan, produk pendukung operasional, dan perlengkapan tertentu untuk pelayanan pelanggan.
Jika seluruh kebutuhan tersebut selalu dicari secara terpisah, tim harus menjalankan beberapa proses pemesanan yang berbeda.
Sebaliknya, jika ada supplier yang menyediakan beberapa kategori produk yang sesuai, bisnis dapat mempertimbangkan untuk menggabungkan sebagian pembelian.
Pendekatan ini dikenal sebagai konsolidasi pengadaan. Tujuannya adalah membuat proses pembelian lebih terorganisasi, bukan memaksakan semua kebutuhan masuk ke satu tempat.
Untuk memulainya, kelompokkan kebutuhan berdasarkan kategori.
- Bahan dan produk minuman: produk minuman kemasan serta kebutuhan pendukung yang sesuai dengan menu.
- Packaging: gelas, wadah takeaway, kantong, dan kemasan lain sesuai kebutuhan bisnis.
- Perlengkapan operasional: produk kebersihan, tisu, dan berbagai kebutuhan pendukung aktivitas sehari-hari.
- Kebutuhan hospitality: produk yang diperlukan untuk menunjang operasional hotel, villa, atau akomodasi sesuai kategori yang tersedia.
Setelah dikelompokkan, periksa produk mana yang dapat dibeli melalui supplier yang sama.
Dengan cara ini, Anda tidak perlu selalu memulai pencarian dari nol setiap kali restock tiba. Daftar kebutuhan menjadi lebih jelas dan proses pembelian lebih mudah direncanakan.
4. One-Stop Supplier: Lebih Praktis untuk Mengelola Kebutuhan Bisnis
Pernah membayangkan jika beberapa kebutuhan operasional bisa dicari melalui satu tempat tanpa harus membuka terlalu banyak percakapan?
Itulah salah satu alasan mengapa konsep one-stop supplier relevan bagi bisnis yang memiliki kebutuhan pembelian rutin.
One-stop supplier adalah pemasok yang menyediakan berbagai kategori produk sehingga pelanggan dapat mencari beberapa kebutuhan bisnis melalui satu tempat.
Bagi pemilik kafe, konsep ini dapat membantu menyederhanakan pencarian produk. Ketika perlu membeli minuman kemasan sekaligus kebutuhan pendukung tertentu, mereka bisa memeriksa apakah produk-produk tersebut tersedia dari pemasok yang sama.
Bagi pengelola restoran atau hotel, pilihan produk yang beragam juga dapat membantu mempermudah proses pengadaan untuk beberapa kategori kebutuhan.
Namun, manfaatnya tetap bergantung pada produk yang tersedia, harga, kualitas, ketentuan pembelian, dan layanan pengiriman. Karena itu, supplier perlu dipilih berdasarkan kesesuaian dengan kebutuhan bisnis, bukan sekadar jumlah kategori produknya.
Jika beberapa produk yang rutin dibeli memang tersedia dari satu supplier dengan penawaran yang sesuai, proses pemesanan berpotensi menjadi lebih sederhana.
Tim tidak perlu mengelola terlalu banyak transaksi terpisah untuk kebutuhan yang sebenarnya dapat digabungkan.
Dengan sistem yang tepat, waktu yang sebelumnya digunakan untuk mencari produk bisa dialihkan untuk memeriksa stok, mengatur anggaran, dan memastikan operasional berjalan lancar.
5. Jangan Menunggu Barang Habis Baru Mulai Mencari Supplier
Salah satu kebiasaan yang membuat restock terasa merepotkan adalah memulai pencarian ketika barang sudah hampir habis.
Dalam situasi seperti ini, pemilik bisnis tidak memiliki banyak waktu untuk membandingkan pilihan. Prioritasnya berubah menjadi mencari barang secepat mungkin agar operasional tidak terganggu.
Akibatnya, pembelian bisa menjadi kurang terencana dan tim harus mengeluarkan usaha tambahan untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan.
Cara yang lebih praktis adalah membuat daftar stok minimum dan jadwal pemesanan ulang.
Misalnya, sebuah coffee shop mengetahui bahwa susu dan gelas takeaway digunakan dalam jumlah besar setiap hari. Ketika stok mencapai batas tertentu, tim sudah dapat memasukkan produk tersebut ke daftar pesanan berikutnya.
Sementara itu, produk yang lebih tahan lama dan jarang digunakan dapat diperiksa dengan frekuensi berbeda.
Agar lebih mudah, catat beberapa informasi berikut:
- Nama produk dan kategori.
- Jumlah stok yang tersedia.
- Rata-rata penggunaan.
- Batas minimum persediaan.
- Supplier yang menyediakan produk.
- Perkiraan waktu pemenuhan pesanan.
Tidak harus menggunakan sistem yang rumit. Spreadsheet sederhana pun dapat membantu selama diperbarui secara konsisten.
Ketika daftar stok sudah jelas, proses restock menjadi lebih terarah. Anda tahu apa yang perlu dibeli, berapa jumlahnya, dan supplier mana yang dapat dihubungi.
Jika supplier menyediakan beberapa produk dalam daftar tersebut, sebagian kebutuhan juga dapat dipesan secara bersamaan.
6. Cara Membuat Restock Lebih Praktis Tanpa Mengorbankan Kualitas
Menyederhanakan pengadaan tidak cukup hanya dengan mengurangi jumlah supplier. Bisnis juga perlu memastikan proses yang digunakan tetap sesuai dengan kebutuhan operasional.
Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan.
Pertama, susun daftar produk rutin.
Catat produk yang digunakan setiap hari, setiap minggu, dan setiap bulan. Pisahkan kebutuhan utama dari produk pendukung agar prioritas pembelian lebih mudah ditentukan.
Kedua, kelompokkan produk berdasarkan kategori.
Dengan pengelompokan yang jelas, Anda dapat mengetahui produk mana yang berpotensi dipesan bersamaan dari supplier yang sama.
Ketiga, periksa ketersediaan produk sebelum waktu restock.
Jangan menunggu sampai barang habis. Pemeriksaan lebih awal memberi waktu untuk mencari alternatif jika produk tidak tersedia.
Keempat, bandingkan harga dan spesifikasi.
Pastikan produk yang dibandingkan memiliki ukuran, kualitas, dan karakteristik yang setara. Pertimbangkan juga biaya pengiriman serta ketentuan pembelian.
Kelima, evaluasi keandalan supplier.
Perhatikan konsistensi produk, kejelasan komunikasi, dan kemampuan memenuhi pesanan sesuai kebutuhan bisnis.
Keenam, tinjau proses pengadaan secara berkala.
Periksa apakah ada kategori produk yang masih harus dipesan secara terpisah padahal dapat dikonsolidasikan. Evaluasi juga apakah sistem baru benar-benar menghemat waktu dan mempermudah pencatatan.
Dengan langkah-langkah tersebut, restock dapat menjadi kegiatan yang lebih terencana dan tidak selalu bergantung pada pembelian mendadak.
7. Baiko, Satu Tempat untuk Mencari Berbagai Kebutuhan Bisnis di Bali
Ketika restock tiba, mencari produk ke banyak tempat seharusnya bukan pekerjaan yang paling menyulitkan.
Pemilik bisnis membutuhkan cara pengadaan yang membantu mereka menemukan kebutuhan secara praktis, membandingkan pilihan yang tersedia, dan merencanakan pembelian sesuai kondisi operasional.
Baiko hadir sebagai supplier B2B dan Horeca di Bali untuk mendukung kebutuhan pengadaan berbagai pelaku usaha.
Dengan pilihan produk dari beragam kategori, Baiko dapat menjadi salah satu tempat untuk mencari kebutuhan bisnis tanpa harus selalu memulai pencarian dari banyak supplier yang berbeda.
Bagi pemilik restoran, kafe, coffee shop, dan bisnis hospitality, langkah pertama yang bisa dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan rutin yang paling sering dipesan.
Selanjutnya, periksa kategori produk yang tersedia di Baiko dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Tidak semua barang harus berasal dari satu pemasok. Produk khusus tetap dapat diperoleh dari supplier spesialis jika memang diperlukan. Namun, untuk kategori yang sesuai, menggabungkan sebagian pembelian dapat menjadi langkah praktis untuk menyederhanakan koordinasi.
Dengan perencanaan stok yang baik dan proses pengadaan yang lebih teratur, Anda bisa mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari barang dan lebih fokus menjalankan bisnis.
Kesimpulan
Restock merupakan bagian rutin dari operasional bisnis, tetapi prosesnya tidak harus selalu merepotkan.
Mencari produk ke banyak supplier, mengulang pertanyaan yang sama, dan mengelola jadwal pemesanan berbeda-beda dapat menyita waktu serta meningkatkan risiko kebutuhan terlewat.
Untuk membuat proses lebih praktis, bisnis dapat menyusun daftar kebutuhan rutin, mengatur batas minimum stok, mengelompokkan produk berdasarkan kategori, dan mengevaluasi supplier yang digunakan.
Jika beberapa kebutuhan dapat dipenuhi melalui satu pemasok dengan harga, kualitas, dan layanan yang sesuai, konsolidasi pembelian layak dipertimbangkan.
Karena ketika restock day tiba, fokus utama seharusnya bukan mencari barang ke mana-mana, melainkan memastikan kebutuhan bisnis terpenuhi dengan cara yang lebih teratur.
When restock day comes, your supplier hunt shouldn’t be the hardest part.
Saatnya Kenalan dengan Baiko
Cari kebutuhan bisnis melalui pilihan produk Baiko dan lihat kategori yang sesuai untuk mendukung operasional restoran, kafe, hotel, atau usaha Horeca Anda di Bali.
Hubungi Baiko melalui WhatsApp
Baca juga: Terlalu Banyak Supplier Bikin Repot? Cara Restoran dan Kafe di Bali Menyederhanakan Pengadaan Barang
