Order barang untuk bisnis kelihatannya sederhana.
Barang mulai habis.
Cari supplier.
Tanya harga.
Order.
Selesai.
Tapi kalau pembelian dilakukan setiap minggu, prosesnya tidak sesederhana itu.
Ada harga yang perlu dibandingkan. Ada stok yang perlu dicek. Ada jumlah pembelian yang harus dihitung. Belum lagi minimum order, jadwal pengiriman, sampai cash flow bisnis.
Kalau semua keputusan dilakukan secara terburu-buru, pembelian yang seharusnya membantu bisnis justru bisa menimbulkan masalah baru.
Stok terlalu banyak.
Modal tertahan.
Barang menumpuk.
Atau yang paling merepotkan, barang yang dibutuhkan justru belum tersedia ketika operasional sudah berjalan.
Karena itu, purchasing bisnis membutuhkan sistem, bukan sekadar kebiasaan membeli ketika stok hampir habis.
Apa Itu Purchasing Bisnis?
Secara sederhana, purchasing adalah proses ketika bisnis merencanakan dan melakukan pembelian barang atau kebutuhan yang diperlukan untuk menjalankan operasional.
Untuk bisnis F&B, contohnya bisa berupa:
- Bahan masak.
- Minuman.
- Frozen food.
- Snack.
- Kemasan.
- Perlengkapan dapur.
- Produk kebersihan.
Sementara untuk retail dan UMKM, kebutuhannya bisa berbeda lagi.
Intinya sama.
Bisnis perlu membeli barang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan harga yang masuk akal, dan pada waktu yang tepat.
Di sinilah purchasing yang rapi mulai memberikan dampak.
1. Cek Kebutuhan Sebelum Membuka Katalog Supplier
Kesalahan pertama yang cukup sering terjadi adalah langsung mencari barang sebelum mengetahui kebutuhan sebenarnya.
Misalnya stok susu mulai berkurang.
Owner langsung order dalam jumlah besar karena sedang ada promo.
Padahal, setelah dicek, ternyata pemakaian bulan tersebut sedang turun.
Akhirnya sebagian stok terlalu lama tersimpan.
Karena itu, sebelum membuka katalog supplier, mulai dengan pertanyaan sederhana:
“Bisnis saya sebenarnya membutuhkan berapa banyak?”
Lihat pemakaian sebelumnya.
Perhatikan tren penjualan.
Cek stok yang masih tersedia.
Dengan begitu, keputusan pembelian lebih berdasarkan kebutuhan daripada impuls.
2. Cek Stok yang Masih Ada
Sebelum melakukan order, selalu cek stok aktual.
Jangan hanya mengandalkan perkiraan.
Misalnya di catatan masih ada 20 karton.
Tetapi setelah dicek ke gudang, ternyata beberapa sudah digunakan dan jumlah aktual tinggal 12 karton.
Perbedaan kecil seperti ini bisa memengaruhi keputusan purchasing.
Karena itu, pencatatan stok harus berjalan bersama proses pembelian.
Stok memberi tahu apa yang tersedia. Purchasing menentukan apa yang perlu ditambahkan.
Baca juga: Bisnis Semakin Sibuk? Ini Cara Mempercepat Proses Pengadaan Barang Tanpa Mengurangi Kualitas
3. Tentukan Quantity yang Tepat
Setelah mengetahui kebutuhan, tentukan jumlah pembelian.
Di tahap ini, jangan hanya berpikir:
“Semakin banyak, semakin murah.”
Belum tentu.
Pembelian dalam jumlah besar memang bisa memberikan harga yang lebih baik.
Namun, ada biaya lain yang perlu diperhitungkan.
Misalnya:
- Biaya penyimpanan.
- Risiko barang rusak.
- Risiko kedaluwarsa.
- Modal yang tertahan.
- Kecepatan produk terjual.
Karena itu, quantity ideal bukan jumlah terbesar.
Quantity ideal adalah jumlah yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan bisnis untuk mengelolanya.
4. Jangan Hanya Membandingkan Harga
Harga penting.
Tetapi jangan berhenti di sana.
Misalnya:
Supplier A: Rp100.000
Supplier B: Rp95.000
Sekilas Supplier B terlihat lebih murah.
Namun bagaimana dengan biaya pengiriman?
Bagaimana dengan minimum order?
Bagaimana dengan kualitas produk?
Bagaimana dengan konsistensi stok?
Bagaimana dengan respons ketika ada kendala?
Setelah semua dihitung, bisa saja Supplier A justru memberikan total biaya yang lebih efisien.
Karena itu, saat melakukan purchasing, lihat total cost, bukan hanya harga produk.
5. Perhatikan MOQ
MOQ atau Minimum Order Quantity adalah jumlah minimum barang yang harus dibeli dalam satu transaksi.
MOQ perlu diperhatikan terutama bagi bisnis yang masih berkembang.
Misalnya kamu hanya membutuhkan 50 unit.
Tetapi supplier menetapkan MOQ 500 unit.
Harga per unit memang mungkin lebih murah.
Namun, apakah bisnis benar-benar membutuhkan 500 unit?
Jika tidak, modal justru bisa tertahan dalam stok.
Supplier dengan MOQ yang lebih fleksibel dapat menjadi pilihan yang lebih sesuai untuk bisnis dengan kebutuhan yang terus berubah.
💡 Tips Baiko
Sebelum order, jangan hanya bertanya “berapa harganya?” Coba hitung total biaya pembelian: harga produk, ongkir, MOQ, kebutuhan penyimpanan, dan risiko stok menumpuk. Dari situ kamu bisa melihat mana pilihan yang benar-benar lebih efisien.
6. Pastikan Jadwal Pengiriman Sesuai Kebutuhan
Barang murah tidak banyak membantu jika datang terlambat.
Terutama untuk bisnis F&B.
Bahan baku yang terlambat bisa memengaruhi operasional, menu, bahkan pelayanan kepada pelanggan.
Karena itu, sebelum melakukan order, pastikan:
- Barang tersedia.
- Jadwal pengiriman jelas.
- Estimasi waktu sampai sesuai kebutuhan.
- Ada informasi jika terjadi perubahan.
Dengan jadwal yang jelas, bisnis bisa merencanakan stok dengan lebih baik.
7. Pilih Supplier yang Bisa Mendukung Purchasing Jangka Panjang
Purchasing bukan aktivitas satu kali.
Untuk bisnis yang berjalan setiap hari, pembelian akan terus berulang.
Karena itu, supplier sebaiknya tidak hanya dinilai berdasarkan satu transaksi.
Perhatikan bagaimana supplier bekerja setelah beberapa kali order.
Apakah responsnya tetap baik?
Apakah kualitas produk konsisten?
Apakah stok relatif terjaga?
Apakah proses pengiriman bisa diandalkan?
Apakah komunikasi tetap mudah ketika terjadi kendala?
Supplier yang baik membantu purchasing menjadi lebih sederhana dari waktu ke waktu.
Purchasing yang Rapi Bikin Operasional Lebih Ringan
Coba bandingkan dua kondisi berikut.
Purchasing Tanpa Sistem
Stok habis → cari supplier → tanya harga → bandingkan → negosiasi → order → tunggu → ternyata stok kosong → cari supplier lain.
Prosesnya panjang.
Purchasing dengan Sistem
Cek stok → lihat kebutuhan → tentukan quantity → order → monitor pengiriman → update stok.
Lebih sederhana.
Perbedaannya bukan hanya pada supplier.
Sistem purchasing-nya yang berbeda.
Baca juga: Jangan Sampai Kehabisan Stok! Cara Mengelola Inventory untuk Bisnis HoReCa di Bali\
Kenapa Ini Penting untuk Bisnis di Bali?
Bagi bisnis di Bali, terutama cafe, restoran, hotel, catering, dan berbagai usaha F&B, kebutuhan supply bisa berubah dengan cepat.
Musim liburan bisa meningkatkan permintaan.
Event tertentu bisa membuat kebutuhan meningkat.
Sebaliknya, periode sepi bisa membuat stok bergerak lebih lambat.
Karena itu, purchasing perlu cukup fleksibel.
Bisnis tidak bisa selalu menggunakan pola pembelian yang sama setiap bulan.
Data pemakaian, kondisi stok, dan kebutuhan operasional harus menjadi pertimbangan.
One Stop Supplier Bisa Membantu Menyederhanakan Purchasing
Salah satu tantangan purchasing adalah terlalu banyak tempat yang harus dikelola.
Supplier bahan baku berbeda.
Supplier minuman berbeda.
Supplier snack berbeda.
Supplier kebutuhan kebersihan berbeda.
Setiap supplier memiliki proses sendiri.
Dengan one stop supplier, bisnis dapat menggabungkan lebih banyak kebutuhan dalam satu tempat.
Hasilnya:
- Lebih sedikit koordinasi.
- Lebih sederhana dalam melakukan order.
- Lebih mudah melakukan restock.
- Lebih sedikit kontak supplier yang harus dikelola.
- Waktu purchasing bisa lebih efisien.
Bukan berarti satu supplier harus memenuhi 100% kebutuhan bisnis.
Namun, semakin banyak kebutuhan yang bisa dikonsolidasikan, semakin sederhana proses pengadaannya.
Baiko untuk Kebutuhan Purchasing Bisnis
Baiko hadir sebagai supplier B2B dan grosir di Bali untuk membantu berbagai kebutuhan bisnis.
Mulai dari bahan masak, minuman, makanan instan, camilan, frozen food, perlengkapan dapur, hingga kebutuhan kebersihan.
Dengan berbagai kategori produk dalam satu platform, bisnis dapat melakukan purchasing dengan lebih praktis tanpa harus selalu berpindah-pindah supplier.
Bagi cafe, restoran, hotel, retail, maupun UMKM, pendekatan ini membantu membuat proses pengadaan lebih sederhana.
Karena semakin rapi purchasing-nya, semakin mudah pula bisnis mengontrol operasional.
Jangan Jadikan Purchasing sebagai Pekerjaan Dadakan
Purchasing yang baik bukan berarti selalu mencari harga paling murah.
Purchasing yang baik adalah ketika bisnis mampu mengambil keputusan berdasarkan kebutuhan.
Tahu apa yang harus dibeli.
Tahu berapa banyak yang dibutuhkan.
Tahu kapan harus melakukan order.
Dan tahu supplier mana yang bisa diandalkan.
Dengan sistem seperti ini, purchasing tidak lagi menjadi aktivitas yang dilakukan karena panik.
Tetapi menjadi bagian dari strategi operasional bisnis.
Kesimpulan
Purchasing bisnis mungkin terlihat seperti aktivitas sederhana.
Namun ketika dilakukan secara rutin, keputusan pembelian dapat memberikan dampak besar terhadap stok, cash flow, operasional, dan efisiensi bisnis.
Karena itu, sebelum melakukan order, pastikan kamu sudah mengecek kebutuhan, stok, quantity, harga, MOQ, jadwal pengiriman, dan kualitas supplier.
Tidak harus selalu mencari barang paling murah.
Yang lebih penting adalah menemukan pilihan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis secara keseluruhan.
Untuk bisnis yang sedang berkembang, sistem purchasing yang sederhana dan supplier yang konsisten bisa menjadi kombinasi yang sangat membantu.
Biar Purchasing Nggak Lagi Bikin Ribet
Kalau setiap kali restock kamu masih harus membuka banyak chat, membandingkan banyak supplier, dan mengurus kebutuhan dari berbagai tempat, mungkin sudah waktunya membuat proses purchasing lebih sederhana.
Baiko membantu bisnis di Bali memenuhi berbagai kebutuhan operasional melalui satu platform dengan pilihan produk yang beragam.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis untuk kebutuhan B2B atau Grosir melalui WhatsApp.
Kalau ingin melakukan pembelian satuan, untuk beli satuan bisa langsung ke webstore Baiko.
Baiko — bikin purchasing lebih simpel, supaya bisnis bisa terus berkembang. 🚀
Baca juga: Cara Menjaga Cash Flow Bisnis Tetap Sehat Melalui Purchasing yang Lebih Efisien
