Stok Habis Sering Terjadi Karena Kurang Perencanaan
Banyak pelaku bisnis HoReCa baru menyadari pentingnya membeli bahan baku ketika stok hampir habis. Akibatnya, tim purchasing harus melakukan pemesanan secara mendadak, mencari supplier yang tersedia, atau bahkan membeli dengan harga yang lebih tinggi agar operasional tetap berjalan.
Situasi seperti ini mungkin terlihat sepele jika hanya terjadi sekali. Namun jika terus berulang, proses operasional menjadi kurang efisien dan berpotensi mengganggu pelayanan kepada pelanggan.
Karena itu, semakin banyak bisnis mulai menerapkan forecast pembelian, yaitu memperkirakan kebutuhan stok berdasarkan pola penggunaan dan penjualan, sehingga pembelian dapat dilakukan lebih terencana.
Apa Itu Forecast Pembelian?
Forecast pembelian adalah proses memperkirakan jumlah barang yang perlu dibeli dalam periode tertentu berdasarkan data penjualan, penggunaan bahan baku, dan kebutuhan operasional.
Dengan melakukan forecast, bisnis tidak perlu menunggu stok benar-benar habis sebelum melakukan pemesanan.
Sebaliknya, pembelian dilakukan pada waktu yang tepat dengan jumlah yang sesuai kebutuhan.
Beberapa manfaat forecast pembelian antara lain:
✔️ Mengurangi risiko kehabisan stok.
✔️ Membantu mengontrol jumlah persediaan.
✔️ Mempermudah perencanaan purchasing.
✔️ Membantu menjaga cash flow bisnis.
Semakin akurat perencanaan pembelian, semakin lancar pula operasional bisnis.
1. Gunakan Data Penjualan Sebagai Acuan
Forecast yang baik dimulai dari data.
Lihat kembali penjualan dalam beberapa minggu atau bulan terakhir untuk mengetahui produk apa saja yang paling sering digunakan.
Misalnya, jika penjualan minuman meningkat setiap akhir pekan atau saat musim liburan di Bali, maka kebutuhan bahan bakunya juga perlu disiapkan lebih awal.
Dengan memanfaatkan data penjualan, pembelian menjadi lebih tepat sasaran dan tidak hanya mengandalkan perkiraan.
💡 Tips Baiko
Simpan riwayat pembelian dan penggunaan stok secara rutin. Data sederhana sekalipun dapat membantu membuat forecast yang lebih akurat di kemudian hari.
2. Kenali Produk Fast Moving dan Slow Moving
Tidak semua produk memiliki tingkat penggunaan yang sama.
Ada produk yang selalu dibutuhkan setiap hari, sementara ada juga yang hanya digunakan untuk menu tertentu atau pada musim tertentu.
Dengan membedakan produk fast moving dan slow moving, bisnis dapat menentukan prioritas pembelian.
Cara ini membantu menjaga stok produk utama tetap tersedia tanpa harus menyimpan terlalu banyak barang yang jarang digunakan.
3. Tentukan Reorder Point
Salah satu kebiasaan yang sebaiknya dihindari adalah menunggu stok benar-benar habis sebelum melakukan pemesanan.
Sebagai gantinya, tentukan reorder point, yaitu batas minimum stok yang menjadi tanda bahwa barang perlu segera dipesan kembali.
Dengan begitu, proses restock dapat dilakukan sebelum persediaan habis sehingga operasional tetap berjalan lancar.
Baca juga: Order Makin Banyak, Tapi Makin Kewalahan? Mungkin Saatnya Pakai One Stop Supplier
4. Sesuaikan Forecast dengan Kondisi Bisnis
Forecast pembelian tidak bersifat tetap.
Ada berbagai faktor yang dapat memengaruhi kebutuhan stok, seperti:
- Musim liburan.
- Hari besar keagamaan.
- Promosi atau program diskon.
- Penambahan menu baru.
- Pembukaan cabang baru.
Karena itu, forecast perlu dievaluasi secara berkala agar tetap sesuai dengan kondisi bisnis yang sedang berjalan.
5. Bekerja Sama dengan Supplier yang Siap Mendukung Restock
Forecast pembelian akan berjalan lebih efektif jika didukung oleh supplier yang memiliki stok yang stabil dan proses pemesanan yang mudah.
Supplier yang responsif membantu bisnis melakukan restock tepat waktu tanpa harus menyimpan stok berlebihan di gudang.
Dengan kombinasi perencanaan yang baik dan partner yang tepat, proses purchasing menjadi lebih efisien.
Ilustrasi Perbedaan Pembelian
| Tanpa Forecast | Dengan Forecast Pembelian |
| Pembelian saat stok hampir habis | Pembelian dilakukan lebih terencana |
| Sering melakukan pembelian mendadak | Jadwal purchasing lebih teratur |
| Risiko stockout lebih tinggi | Ketersediaan stok lebih terjaga |
| Pengeluaran sulit diprediksi | Pengeluaran lebih terkontrol |
| Operasional lebih berisiko terganggu | Operasional berjalan lebih lancar |
Dari ilustrasi tersebut terlihat bahwa forecast pembelian membantu bisnis mengambil keputusan purchasing dengan lebih tepat dan terencana.
Perencanaan yang Baik Membantu Bisnis Lebih Siap Bertumbuh
Forecast pembelian bukan hanya membantu menjaga stok tetap tersedia, tetapi juga membuat proses operasional menjadi lebih efisien.
Tim purchasing dapat bekerja dengan jadwal yang lebih teratur, pengeluaran lebih mudah dikontrol, dan risiko pembelian mendadak dapat dikurangi.
Dalam jangka panjang, kebiasaan ini membantu bisnis lebih siap menghadapi peningkatan permintaan maupun perubahan kondisi pasar.
Bagaimana Baiko Membantu Proses Purchasing?
Sebagai supplier HoReCa di Bali, Baiko membantu bisnis memenuhi berbagai kebutuhan operasional melalui satu platform yang praktis.
Dengan pilihan produk yang lengkap, proses pemesanan yang mudah, dan pelayanan yang responsif, Baiko membantu pelanggan menjalankan purchasing dengan lebih efisien sekaligus mendukung perencanaan restock yang lebih baik.
Melalui proses pengadaan yang lebih sederhana, bisnis dapat lebih fokus pada operasional dan pertumbuhan usaha.
Kesimpulan
Menunggu stok habis sebelum membeli sering kali membuat operasional menjadi kurang efisien.
Dengan menerapkan forecast pembelian, mengenali pola penggunaan produk, menentukan reorder point, dan melakukan evaluasi secara berkala, bisnis dapat menjaga ketersediaan stok sekaligus mengontrol biaya operasional.
Perencanaan pembelian yang baik membantu bisnis HoReCa menjalankan operasional dengan lebih lancar dan siap menghadapi pertumbuhan di masa depan.
Mulai Bangun Sistem Purchasing yang Lebih Efisien
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda. Namun satu hal yang sama, proses pengadaan yang sederhana akan membantu operasional berjalan lebih lancar dan memberi lebih banyak waktu untuk mengembangkan usaha.
Kalau kamu sedang mencari partner yang dapat mendukung kebutuhan bisnis HoReCa, retail, atau UMKM di Bali, tim Baiko siap membantu memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu.
👉 Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp.
Sedangkan jika kamu ingin membeli produk dalam jumlah satuan, langsung kunjungi Webstore Baiko untuk menemukan berbagai kebutuhan bisnis dengan proses belanja yang mudah dan praktis.
Baca juga: Upgrade Menu Lebih Praktis: Solusi Dressing Premium untuk Cafe & Resto di Bali
