Menjalankan bisnis Horeca di Bali sering kali berarti memakai banyak “topi” sekaligus.
Pagi mengecek operasional, siang membalas pelanggan, sore mengurus karyawan, malam masih harus memastikan stok besok aman.
Di tengah semua itu, ada satu pekerjaan yang sering dianggap kecil, tetapi diam-diam menghabiskan banyak waktu: purchasing.
Mulai dari mengecek stok, mencari supplier, menanyakan harga, memastikan barang tersedia, sampai mengejar pengiriman yang belum datang.
Sekali dua kali mungkin terasa biasa. Tapi kalau hampir setiap minggu harus mengulang proses yang sama, waktunya bisa jauh lebih besar dari yang disadari.
Padahal, waktu tersebut sebenarnya bisa digunakan untuk mengembangkan bisnis.
Lalu bagaimana cara membuat proses purchasing lebih efisien tanpa harus mengubah seluruh sistem operasional?
Purchasing yang Terlihat Sederhana, Tapi Menyita Banyak Waktu
Coba ingat aktivitas saat restock.
- Cek stok di gudang.
- Buka chat supplier lama.
- Tanya harga terbaru.
- Pastikan barang tersedia.
- Bandingkan beberapa pilihan.
- Konfirmasi pesanan.
- Pantau pengiriman.
Semua langkah itu memang bagian dari operasional.
Masalahnya, ketika dilakukan berulang setiap minggu untuk berbagai kebutuhan, purchasing berubah menjadi pekerjaan yang cukup besar.
Yang paling sering terjadi justru bukan pembelian yang rumit, tetapi banyaknya pekerjaan kecil yang terus berulang.
Semakin Banyak Kebutuhan, Semakin Banyak Hal yang Harus Diingat
Bisnis Horeca punya banyak kategori kebutuhan.
Restoran membutuhkan minuman, packaging, produk kebersihan, hingga perlengkapan operasional.
Hotel dan villa memiliki kebutuhan tambahan seperti amenities, kebutuhan pantry, dan perlengkapan housekeeping.
Setiap kategori sering memiliki pola pembelian yang berbeda.
Akibatnya, pemilik bisnis harus mengingat:
- produk apa yang hampir habis,
- supplier mana yang menyediakannya,
- kapan harus pesan,
- dan kapan barang akan datang.
Kalau semuanya masih mengandalkan ingatan atau chat lama, kemungkinan ada yang terlewat menjadi lebih besar.
Biaya Terbesar Kadang Bukan Harga Barang
Banyak orang fokus mencari harga termurah.
Padahal ada biaya lain yang sering tidak terlihat: waktu.
Misalnya:
- 10 menit mencari chat supplier.
- 15 menit membandingkan harga.
- 20 menit menunggu konfirmasi.
- 10 menit mengecek status pengiriman.
Sekali purchasing mungkin tidak terasa.
Tapi bayangkan jika proses seperti itu terjadi berkali-kali dalam seminggu.
Waktu yang hilang tidak selalu muncul di laporan keuangan, tetapi tetap memengaruhi produktivitas bisnis.
Tandanya Sistem Purchasing Perlu Diperbaiki
Beberapa tanda berikut cukup umum terjadi.
- Sering lupa membeli satu barang penting.
- Harus membuka banyak chat setiap restock.
- Barang baru dipesan setelah hampir habis.
- Pengiriman sering membuat jadwal operasional berubah.
- Tim bertanya terus soal supplier yang berbeda-beda.
Kalau beberapa kondisi tersebut sering terjadi, biasanya masalahnya bukan pada orang yang mengerjakan purchasing.
Masalahnya ada pada sistem yang masih terlalu bergantung pada proses manual.
Cara Membuat Purchasing Lebih Efisien
Kabar baiknya, tidak perlu langsung memakai sistem yang rumit.
Beberapa langkah sederhana sudah bisa membantu.
1. Buat daftar kebutuhan tetap
Pisahkan kebutuhan harian, mingguan, dan bulanan.
Dengan begitu, tim tidak perlu menyusun daftar dari awal setiap kali restock.
2. Kelompokkan berdasarkan kategori
Misalnya:
- Minuman
- Packaging
- Produk kebersihan
- Kebutuhan operasional
Cara ini membuat proses pengecekan lebih cepat.
3. Tentukan batas minimum stok
Jangan menunggu barang benar-benar habis.
Ketika stok mencapai batas tertentu, produk sudah masuk daftar pembelian berikutnya.
Baca juga: Kebutuhan Operasional Hotel dan Restoran: Panduan Pengadaan untuk Bisnis HoReCa
4. Gunakan supplier yang sesuai dengan kebutuhan bisnis
Tidak semua produk harus berasal dari satu tempat.
Namun, jika beberapa kategori bisa didapat melalui supplier yang sama dengan kualitas dan layanan yang sesuai, proses purchasing bisa menjadi lebih sederhana.
Tim Juga Akan Lebih Mudah Bekerja
Sistem purchasing yang rapi tidak hanya membantu pemilik bisnis.
Tim operasional juga mendapat manfaat.
Housekeeping tidak perlu panik mencari stok.
Barista tidak perlu bingung ketika bahan minuman habis.
Tim restoran tidak perlu mencari packaging di menit terakhir.
Semua orang bekerja dengan proses yang lebih jelas.
Saatnya Fokus ke Hal yang Lebih Penting
Sebagai pemilik bisnis, ada banyak keputusan yang lebih penting daripada menghabiskan waktu berpindah dari satu chat supplier ke chat lainnya.
Mengembangkan menu.
Meningkatkan pelayanan.
Membangun loyalitas pelanggan.
Merancang promosi.
Semua itu membutuhkan perhatian yang jauh lebih besar.
Karena itu, purchasing seharusnya menjadi sistem yang mendukung bisnis, bukan pekerjaan yang terus mengambil energi setiap minggu.
Baiko Membantu Pengadaan Jadi Lebih Praktis
Bagi pelaku Horeca di Bali, proses pengadaan yang lebih sederhana bisa dimulai dari memilih cara pembelian yang lebih terorganisasi.
Baiko hadir sebagai supplier B2B dan Horeca di Bali yang menyediakan berbagai kategori kebutuhan bisnis.
Dengan pilihan produk yang lebih lengkap dalam satu tempat, proses mencari kebutuhan operasional bisa menjadi lebih praktis dibanding harus selalu berpindah-pindah supplier untuk setiap kategori.
Tujuannya sederhana.
Lebih sedikit waktu untuk mengurus purchasing.
Lebih banyak waktu untuk menjalankan dan mengembangkan bisnis.
Kesimpulan
Purchasing memang bagian penting dari operasional.
Namun, jika setiap restock selalu menghabiskan banyak waktu untuk mencari supplier, mengecek stok, dan mengurus banyak pesanan terpisah, sistem pengadaan layak dievaluasi.
Mulailah dengan membuat daftar kebutuhan rutin, mengatur batas minimum stok, mengelompokkan produk berdasarkan kategori, dan memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Karena ketika proses purchasing menjadi lebih efisien, Anda punya lebih banyak waktu untuk fokus pada hal yang benar-benar membuat bisnis berkembang.
Kurangi Waktu Urus Purchasing, Fokus Kembangkan Bisnis
Cari kebutuhan operasional restoran, kafe, hotel, atau bisnis Horeca Anda di Bali dengan proses yang lebih praktis bersama Baiko.
Hubungi Baiko melalui WhatsApp
Baca juga: Food Cost Restoran: Cara Mengontrol Biaya Bahan Baku agar Profit Tetap Terjaga
