Pernah merasa gudang atau tempat penyimpanan bisnis masih penuh, tetapi ketika tim membutuhkan barang tertentu, ternyata stoknya justru habis?
Di satu sisi, ada produk yang sudah lama tersimpan dan jarang digunakan. Di sisi lain, kebutuhan yang dipakai setiap hari malah harus dibeli secara mendadak karena persediaannya tidak mencukupi.
Situasi seperti ini cukup mudah terjadi pada bisnis yang memiliki banyak kebutuhan operasional, mulai dari restoran, coffee shop, kafe, hotel, hingga usaha hospitality di Bali.
Misalnya, sebuah restoran membeli minuman kemasan dalam jumlah besar karena ingin menghemat biaya pengadaan. Namun, penjualannya ternyata tidak sesuai perkiraan. Beberapa produk akhirnya menumpuk, sementara kebutuhan packaging yang lebih sering digunakan justru habis lebih cepat.
Akibatnya, uang sudah terpakai untuk membeli barang yang belum tentu segera digunakan, tetapi bisnis tetap harus mengeluarkan biaya tambahan untuk memenuhi kebutuhan lainnya.
Masalahnya, mengelola stok bukan sekadar memastikan barang tersedia sebanyak mungkin. Pemilik bisnis juga perlu mengetahui produk apa yang dibutuhkan, berapa jumlah yang ideal, dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang.
Lalu, bagaimana cara menjaga persediaan tetap aman tanpa membuat biaya operasional membengkak?
1. Stok Menumpuk Bukan Berarti Bisnis Sudah Siap
Melihat tempat penyimpanan yang penuh mungkin membuat pemilik bisnis merasa lebih tenang. Setidaknya, ada banyak barang yang bisa digunakan ketika dibutuhkan.
Namun, jumlah stok yang besar tidak selalu berarti persediaan sudah dikelola dengan baik.
Hal yang lebih penting adalah apakah barang yang tersedia memang sesuai dengan kebutuhan operasional.
Bayangkan sebuah coffee shop memiliki banyak stok sirup dengan varian rasa tertentu. Produk tersebut dibeli dalam jumlah besar karena diperkirakan akan digunakan untuk menu baru. Setelah beberapa minggu, ternyata permintaan pelanggan tidak terlalu tinggi.
Di sisi lain, susu, gelas takeaway, atau produk lain yang digunakan hampir setiap hari justru harus dibeli kembali dalam waktu singkat.
Kondisi tersebut menunjukkan bahwa pembelian belum sepenuhnya mengikuti pola penggunaan produk.
Stok yang terlalu banyak dapat mengikat modal usaha, memenuhi ruang penyimpanan, dan meningkatkan risiko produk rusak atau melewati masa simpannya. Risiko ini terutama perlu diperhatikan untuk bahan makanan dan minuman yang memiliki masa simpan terbatas.
Karena itu, sebelum melakukan pembelian, pemilik bisnis sebaiknya mempertimbangkan kebutuhan aktual, tingkat penggunaan, dan kapasitas penyimpanan.
Tujuannya bukan membuat stok sesedikit mungkin, melainkan memastikan barang yang disimpan benar-benar mendukung kelancaran operasional.
2. Kenapa Barang yang Sering Digunakan Justru Bisa Kehabisan?
Kehabisan stok tidak selalu terjadi karena penjualan meningkat drastis. Terkadang, penyebabnya adalah tidak adanya sistem pemantauan yang konsisten.
Ada beberapa kebiasaan yang dapat membuat persediaan sulit dikendalikan.
Mengandalkan ingatan untuk mengecek stok
Ketika bisnis semakin sibuk, pemilik atau staf mungkin tidak sempat memeriksa semua barang secara rutin.
Mereka baru menyadari persediaan menipis ketika produk hampir habis atau ketika staf lain melaporkan bahwa barang tidak lagi tersedia.
Tidak mencatat barang yang digunakan
Jika barang masuk dicatat, tetapi barang keluar tidak diperbarui, jumlah stok dalam catatan bisa berbeda dari kondisi sebenarnya.
Akibatnya, pemilik bisnis mengira persediaan masih cukup, padahal sebagian produk sudah digunakan untuk operasional.
Pemesanan dilakukan terlalu terlambat
Ada bisnis yang baru memesan barang ketika persediaannya hampir habis. Padahal, supplier membutuhkan waktu untuk memproses dan mengirimkan pesanan.
Jika waktu pengiriman lebih lama dari perkiraan, bisnis berisiko mengalami kekurangan stok sebelum barang baru tiba.
Tidak memperhatikan perubahan permintaan
Kebutuhan bisnis bisa berubah karena jumlah pelanggan, periode ramai, perubahan menu, atau aktivitas promosi.
Jika jumlah pembelian selalu sama tanpa melihat pola penggunaan, stok dapat menjadi terlalu sedikit atau justru berlebihan.
Untuk mengatasinya, pemilik bisnis perlu mulai menghubungkan proses pembelian dengan data persediaan dan pola penggunaan aktual.
Dengan begitu, keputusan pengadaan tidak hanya berdasarkan perkiraan atau kebiasaan sebelumnya.
3. Kenali Produk yang Wajib Selalu Tersedia
Tidak semua produk memiliki tingkat kepentingan yang sama.
Ada barang yang jika habis akan langsung mengganggu pelayanan, sedangkan barang lain masih bisa menunggu beberapa hari sebelum dibeli kembali.
Contohnya, susu untuk menu kopi susu mungkin menjadi kebutuhan utama bagi coffee shop. Sementara itu, perlengkapan dekorasi yang hanya digunakan sesekali belum tentu memiliki prioritas pembelian yang sama.
Karena itu, langkah pertama dalam mengelola stok adalah mengelompokkan produk berdasarkan tingkat kepentingannya.
Produk utama: Barang yang digunakan setiap hari dan berpengaruh langsung terhadap operasional, seperti bahan minuman populer, bahan makanan utama, atau packaging untuk pesanan pelanggan.
Produk pendukung: Barang yang dibutuhkan untuk menunjang aktivitas bisnis, seperti tisu, perlengkapan kebersihan, dan berbagai kebutuhan operasional lainnya.
Produk dengan penggunaan rendah: Barang yang hanya digunakan sesekali atau untuk menu tertentu dengan tingkat permintaan terbatas.
Pengelompokan ini membantu pemilik bisnis menentukan produk mana yang perlu diperiksa lebih sering dan mana yang dapat dikelola dengan jadwal pemeriksaan berbeda.
Untuk produk utama, pastikan ada batas minimum stok yang jelas. Untuk produk pendukung, sesuaikan jumlah persediaan dengan pola pemakaian. Sementara itu, pembelian produk dengan penggunaan rendah sebaiknya dilakukan lebih hati-hati agar tidak menumpuk tanpa alasan yang jelas.
Dengan cara ini, bisnis dapat memprioritaskan anggaran untuk barang yang paling berpengaruh terhadap kelancaran operasional.
4. Tentukan Batas Minimum Stok agar Tidak Kehabisan Mendadak
Salah satu cara paling sederhana untuk mencegah kekurangan stok adalah menentukan batas minimum persediaan.
Batas minimum merupakan jumlah stok yang menjadi tanda bahwa bisnis perlu segera melakukan pemesanan ulang.
Sebagai contoh, sebuah restoran menggunakan sekitar 10 kotak produk minuman tertentu setiap minggu. Supplier biasanya membutuhkan waktu tiga hari untuk memenuhi pesanan.
Jika restoran baru memesan ketika stok tinggal satu atau dua kotak, ada kemungkinan persediaan tidak cukup sampai pesanan berikutnya tiba.
Dengan mengetahui rata-rata penggunaan dan waktu pengiriman, restoran dapat menentukan kapan pemesanan ulang perlu dilakukan.
Perhitungan sederhana dapat dimulai dengan rumus:
Titik pemesanan ulang = rata-rata penggunaan harian × waktu tunggu pengiriman + stok pengaman.
Misalnya, sebuah kafe menggunakan 5 liter susu per hari. Waktu pengiriman supplier adalah dua hari, dan kafe menentukan stok pengaman sebesar 5 liter.
Maka:
- Kebutuhan selama waktu tunggu: 5 liter × 2 hari = 10 liter.
- Stok pengaman: 5 liter.
- Titik pemesanan ulang: 10 liter + 5 liter = 15 liter.
Artinya, ketika stok susu mencapai sekitar 15 liter, kafe dapat mulai melakukan pemesanan ulang.
Angka tersebut hanyalah ilustrasi. Perhitungan aktual perlu mempertimbangkan perubahan permintaan, masa simpan produk, kapasitas penyimpanan, dan konsistensi waktu pengiriman supplier.
Dengan batas minimum yang jelas, pemesanan dapat dilakukan lebih terencana dan tidak harus menunggu sampai stok hampir habis.
5. Jangan Membeli dalam Jumlah Besar Hanya karena Ada Harga Lebih Murah
Penawaran harga grosir sering terlihat menarik, terutama bagi bisnis yang ingin menekan biaya pembelian.
Jika harga per unit menjadi lebih rendah ketika membeli dalam jumlah besar, pemilik usaha mungkin merasa sedang mendapatkan keuntungan.
Namun, keputusan tersebut perlu mempertimbangkan apakah barang yang dibeli benar-benar akan digunakan dalam waktu yang sesuai.
Misalnya, sebuah kafe mendapatkan penawaran menarik untuk pembelian sirup dalam jumlah besar. Harga per botol lebih murah dibandingkan pembelian satuan.
Sayangnya, sirup tersebut hanya digunakan untuk satu menu yang tidak terlalu populer. Jika penjualan tetap rendah, sebagian stok bisa tersimpan terlalu lama.
Penghematan dari harga pembelian belum tentu sebanding dengan risiko barang tidak terpakai, ruang penyimpanan yang terisi, atau biaya modal yang tertahan.
Sebelum memanfaatkan penawaran grosir, pertimbangkan beberapa hal berikut:
- Seberapa cepat produk biasanya digunakan?
- Apakah produk memiliki masa simpan terbatas?
- Apakah kapasitas penyimpanan mencukupi?
- Berapa jumlah minimum pembelian yang ditawarkan?
- Apakah harga yang lebih rendah benar-benar menguntungkan setelah memperhitungkan seluruh biaya?
Pembelian dalam jumlah besar lebih masuk akal ketika kebutuhan relatif stabil, produk memiliki masa simpan yang sesuai, dan jumlah pembelian tidak melebihi kapasitas penggunaan yang realistis.
Sebaliknya, untuk produk yang jarang digunakan atau mudah rusak, pembelian lebih kecil dengan frekuensi yang sesuai bisa menjadi pilihan yang lebih aman.
Intinya, jangan hanya mengejar harga per unit. Pertimbangkan juga seberapa efektif barang tersebut dapat digunakan dalam operasional bisnis.
6. Sesuaikan Jadwal Restock dengan Pola Bisnis
Setiap bisnis memiliki ritme operasional yang berbeda.
Coffee shop di kawasan perkantoran mungkin memiliki pola penjualan yang berbeda dari kafe di kawasan wisata. Restoran yang ramai pada akhir pekan juga belum tentu memiliki kebutuhan persediaan yang sama dengan restoran yang melayani pelanggan secara konsisten setiap hari.
Karena itu, jadwal restock sebaiknya disusun berdasarkan pola penggunaan dan penjualan.
Mulailah dengan memeriksa catatan penjualan beberapa minggu terakhir. Perhatikan produk yang paling cepat habis, hari ketika permintaan meningkat, dan kebutuhan yang cenderung stabil.
Jika sebuah restoran memiliki peningkatan pesanan setiap akhir pekan, misalnya, stok bahan utama dan packaging dapat dipersiapkan berdasarkan perkiraan kebutuhan tambahan.
Namun, hindari menambah stok secara berlebihan hanya karena memperkirakan bisnis akan ramai. Gunakan riwayat penjualan sebagai acuan dan sesuaikan dengan kondisi aktual.
Selain itu, bedakan jadwal pemeriksaan stok dan jadwal pemesanan.
Pemeriksaan bisa dilakukan secara rutin untuk memastikan persediaan sesuai catatan. Sementara itu, pemesanan dapat dilakukan berdasarkan batas minimum, waktu pengiriman, dan ketentuan supplier.
Dengan sistem ini, tim tidak harus memeriksa semua kebutuhan dari awal setiap kali akan melakukan pembelian.
Daftar restock yang teratur juga membantu pemilik bisnis mengetahui produk apa saja yang perlu dibeli dalam satu periode, sehingga proses pengadaan lebih mudah direncanakan.
7. Supplier yang Tepat Membantu Pengelolaan Stok Lebih Teratur
Pengelolaan stok yang baik tidak hanya bergantung pada pencatatan internal. Proses pengadaan dari supplier juga berpengaruh terhadap ketersediaan barang.
Bayangkan sebuah restoran sudah memperkirakan kebutuhan bahan dan melakukan pemesanan sesuai jadwal. Namun, barang yang dibutuhkan ternyata tidak tersedia atau waktu pengirimannya berubah.
Akibatnya, rencana persediaan bisa terganggu dan tim harus mencari alternatif dalam waktu singkat.
Karena itu, saat memilih supplier, bisnis perlu mempertimbangkan beberapa aspek.
Ketersediaan produk. Pastikan supplier menyediakan kategori barang yang sesuai dengan kebutuhan rutin bisnis.
Konsistensi kualitas. Produk yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi dan standar operasional yang digunakan.
Kejelasan harga dan ketentuan pembelian. Informasi mengenai harga, ukuran kemasan, jumlah minimum pembelian, dan biaya tambahan perlu diperhatikan sebelum melakukan pemesanan.
Waktu pemenuhan pesanan. Ketahui perkiraan waktu yang dibutuhkan agar barang sampai dan sesuaikan dengan batas minimum persediaan.
Kemudahan komunikasi. Informasi mengenai stok, perubahan pesanan, dan pengiriman yang jelas dapat membantu bisnis merencanakan pembelian dengan lebih baik.
Jika satu supplier menyediakan beberapa kategori produk yang sesuai, bisnis juga dapat mengevaluasi apakah sebagian pembelian bisa digabungkan.
Hal ini berpotensi mengurangi jumlah transaksi terpisah dan membuat daftar kebutuhan lebih mudah dikelola.
Meski begitu, tidak semua produk harus berasal dari satu supplier. Untuk barang khusus atau kebutuhan yang memerlukan standar tertentu, pemasok spesialis mungkin tetap menjadi pilihan yang lebih sesuai.
8. Mulai dari Sistem Stok Sederhana yang Bisa Dijalankan Setiap Hari
Mengelola persediaan tidak harus langsung menggunakan software inventaris yang mahal atau sistem yang rumit.
Untuk bisnis yang masih mengandalkan pencatatan manual, spreadsheet sederhana bisa menjadi langkah awal yang cukup membantu.
Buat tabel yang berisi informasi berikut:
| Nama Produk | Stok Saat Ini | Stok Minimum | Penggunaan | Status |
|---|---|---|---|---|
| Susu | 20 liter | 15 liter | Tinggi | Pantau |
| Gelas takeaway | 500 pcs | 200 pcs | Tinggi | Aman |
| Sirup rasa khusus | 8 botol | 4 botol | Rendah | Aman |
Angka dalam tabel tersebut hanya contoh untuk menggambarkan cara pencatatan. Setiap bisnis perlu menentukan batas stok sesuai kebutuhan aktual.
Perbarui jumlah persediaan setiap kali barang masuk atau digunakan. Setelah itu, periksa produk yang mendekati batas minimum dan masukkan ke daftar pemesanan berikutnya.
Agar sistem berjalan konsisten, tentukan siapa yang bertanggung jawab memperbarui data dan kapan pemeriksaan dilakukan.
Untuk bisnis dengan beberapa karyawan, pembagian tugas yang jelas dapat membantu mengurangi perbedaan informasi antara staf operasional dan pemilik usaha.
Lakukan evaluasi secara berkala. Jika produk tertentu sering menumpuk, tinjau kembali jumlah pembeliannya. Jika produk lain berulang kali habis sebelum pesanan tiba, periksa apakah batas minimum atau jadwal restock perlu disesuaikan.
Sistem sederhana yang dijalankan secara konsisten sering kali lebih berguna daripada sistem kompleks yang jarang diperbarui.
Baiko, Mendukung Pengadaan Kebutuhan Bisnis Horeca di Bali
Mengelola stok membutuhkan perencanaan yang baik, tetapi proses pengadaan juga perlu mendukung kebutuhan operasional tersebut.
Bagi pemilik restoran, kafe, coffee shop, hotel, dan bisnis hospitality di Bali, memilih supplier yang sesuai dapat membantu mempermudah proses pembelian produk yang dibutuhkan secara rutin.
Baiko hadir sebagai supplier B2B dan Horeca di Bali yang menyediakan pilihan produk untuk mendukung berbagai kebutuhan bisnis.
Dengan mengenali kebutuhan utama, memantau stok, dan menyusun jadwal restock, pelaku usaha dapat menentukan produk apa yang perlu dibeli dan kapan pemesanan sebaiknya dilakukan.
Selanjutnya, pilihan produk yang tersedia di Baiko dapat dipertimbangkan sesuai kategori kebutuhan bisnis Anda.
Tidak semua kebutuhan harus dibeli sekaligus atau dalam jumlah besar. Pembelian yang terencana berdasarkan pola penggunaan dapat membantu menjaga persediaan tetap sesuai kebutuhan sekaligus mengurangi risiko barang menumpuk.
Jika bisnis Anda sedang mengevaluasi proses pengadaan, mulailah dengan melihat produk yang paling sering digunakan dan kebutuhan yang paling sering menyebabkan pembelian mendadak.
Dari sana, Anda dapat memperbaiki sistem stok secara bertahap dan mencari pilihan supplier yang mendukung operasional dengan lebih praktis.
Kesimpulan
Stok yang menumpuk dan stok yang sering habis merupakan dua masalah yang bisa muncul ketika pengadaan tidak mengikuti kebutuhan aktual bisnis.
Persediaan berlebihan dapat mengikat modal dan memenuhi ruang penyimpanan. Sebaliknya, stok yang terlalu sedikit dapat mengganggu pelayanan dan memicu pembelian mendadak.
Untuk mengatasinya, pemilik bisnis perlu mengelompokkan produk berdasarkan kepentingan, menentukan batas minimum persediaan, memperkirakan kebutuhan berdasarkan pola penggunaan, dan menyesuaikan jadwal restock.
Pemilihan supplier juga perlu mempertimbangkan ketersediaan produk, kualitas, harga, dan waktu pemenuhan pesanan.
Dengan pencatatan sederhana yang dijalankan secara konsisten, bisnis dapat memiliki gambaran persediaan yang lebih jelas dan membuat keputusan pembelian dengan lebih terarah.
Karena pengelolaan stok yang baik bukan tentang memiliki barang sebanyak mungkin, melainkan memastikan barang yang tepat tersedia ketika bisnis membutuhkannya.
Kelola Kebutuhan Pengadaan Bisnis Anda Bersama Baiko
Sedang mencari produk untuk kebutuhan restoran, kafe, hotel, atau usaha Horeca di Bali? Kunjungi Baiko untuk melihat pilihan produk dan menemukan kebutuhan yang sesuai dengan operasional bisnis Anda.
Hubungi Baiko melalui WhatsApp
Baca jugaa: Barang Kecil Habis, Operasional Hotel Bisa Terganggu: Kebutuhan Harian yang Sering Terlupakan
