Pernah merasa pekerjaan mengurus supplier justru lebih melelahkan daripada menjalankan bisnis itu sendiri?
Pagi hari harus menghubungi supplier minuman. Siang hari mengecek pesanan packaging. Belum selesai urusan tersebut, ternyata stok perlengkapan operasional mulai habis dan Anda harus menghubungi supplier lain lagi.
Belum lagi kalau pesan hanya dibalas beberapa jam kemudian, jadwal pengiriman berbeda-beda, atau barang yang dibutuhkan ternyata belum tersedia. Akhirnya, waktu yang seharusnya digunakan untuk mengurus pelanggan, mengevaluasi penjualan, atau mengembangkan bisnis malah habis untuk memastikan semua kebutuhan operasional terpenuhi.
Bagi pemilik restoran, kafe, coffee shop, hotel, maupun bisnis F&B di Bali, situasi seperti ini mungkin terasa familiar.
Awalnya, memiliki banyak supplier terlihat seperti solusi. Setiap kebutuhan bisa dibeli dari tempat yang berbeda sesuai pilihan produk dan harga. Namun, ketika bisnis semakin berkembang, koordinasi dengan banyak pemasok justru dapat menjadi pekerjaan tambahan yang tidak sedikit.
Di sinilah pentingnya menemukan supplier yang bisa membantu menyederhanakan proses pengadaan.
Karena supplier yang baik bukan hanya tentang siapa yang mengirim barang, tetapi juga bagaimana proses pemenuhan kebutuhan bisnis dapat berjalan dengan lebih praktis.
1. Punya Banyak Supplier, Punya Banyak Chat yang Harus Diurus
Bayangkan Anda mengelola sebuah coffee shop di Bali.
Untuk menjalankan operasional sehari-hari, Anda membutuhkan biji kopi, susu, sirup, minuman kemasan, gelas, paper cup, packaging untuk pesanan takeaway, tisu, dan berbagai perlengkapan kebersihan.
Tidak semua produk tersebut tersedia dari supplier yang sama. Akibatnya, Anda harus menghubungi beberapa pemasok untuk memastikan setiap kebutuhan bisa terpenuhi.
Satu chat membahas harga minuman. Chat lainnya digunakan untuk menanyakan ketersediaan packaging. Ada juga percakapan yang isinya hanya menanyakan kapan pesanan terakhir akan dikirim.
Kalau semua berjalan lancar, mungkin tidak terlalu menjadi masalah. Namun, bagaimana jika setiap supplier memiliki jam respons, jadwal pemesanan, dan prosedur yang berbeda?
Tim akhirnya harus berpindah dari satu percakapan ke percakapan lain hanya untuk mengurus kebutuhan rutin.
Masalah ini bukan sekadar soal banyaknya chat. Yang lebih penting adalah waktu dan perhatian yang dibutuhkan untuk mengelola semuanya.
Setiap kali harus mengecek pesanan, menanyakan harga, atau mengonfirmasi pengiriman, ada pekerjaan lain yang mungkin tertunda.
Padahal, pemilik bisnis masih perlu memastikan pelayanan berjalan baik, stok terpantau, karyawan bekerja sesuai kebutuhan, dan pelanggan mendapatkan pengalaman yang memuaskan.
Karena itu, proses pengadaan seharusnya membantu bisnis berjalan lebih lancar, bukan justru menjadi sumber pekerjaan tambahan.
2. Jadwal Restock yang Berbeda-Beda Bisa Mengganggu Operasional
Setiap produk memiliki pola penggunaan yang berbeda.
Bahan minuman tertentu mungkin perlu dibeli beberapa kali dalam seminggu. Packaging bisa dipesan ketika persediaan mulai menipis, sedangkan perlengkapan kebersihan mungkin dibeli berdasarkan kebutuhan mingguan atau bulanan.
Masalahnya, jika setiap kebutuhan berasal dari supplier berbeda, jadwal restock juga berpotensi menjadi semakin rumit.
Supplier pertama mungkin mengirim barang pada hari Senin, sementara supplier kedua baru bisa memenuhi pesanan pada hari Rabu. Untuk kebutuhan lainnya, Anda harus melakukan pemesanan lebih awal karena waktu pengirimannya lebih lama.
Jika tidak dicatat dengan baik, ada kemungkinan salah satu kebutuhan terlewat sampai akhirnya stok benar-benar habis.
Bayangkan sebuah restoran yang sedang ramai pada akhir pekan. Bahan utama masih tersedia, tetapi gelas takeaway ternyata tidak cukup. Pesanan pelanggan tetap masuk, sementara tim harus mencari solusi untuk memenuhi kebutuhan packaging secepat mungkin.
Situasi seperti ini bisa mengganggu alur pelayanan dan menambah pekerjaan yang seharusnya dapat diantisipasi.
Salah satu cara menguranginya adalah dengan membuat daftar kebutuhan rutin dan menentukan batas minimum stok untuk setiap produk penting.
Namun, selain pengelolaan stok, proses pengadaan juga perlu dibuat lebih sederhana. Jika beberapa kategori kebutuhan dapat dipenuhi melalui supplier yang sama, pengelola bisa mengevaluasi apakah sebagian proses pemesanan dapat dikonsolidasikan.
Dengan begitu, koordinasi menjadi lebih mudah dikelola tanpa harus mengubah seluruh sistem pengadaan sekaligus.
3. Supplier yang Murah Belum Tentu Membuat Bisnis Lebih Efisien
Saat memilih supplier, harga sering menjadi pertimbangan utama. Wajar saja, karena setiap bisnis perlu mengontrol pengeluaran agar operasional tetap sehat.
Namun, ada hal lain yang juga perlu diperhitungkan: berapa banyak waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk mengurus pengadaan tersebut?
Misalnya, sebuah kafe mendapatkan harga packaging yang sedikit lebih murah dari satu pemasok. Akan tetapi, pemesanan harus dilakukan secara terpisah, komunikasi cukup sulit, dan pengiriman tidak selalu sesuai dengan waktu yang dibutuhkan.
Di sisi lain, ada pemasok yang menawarkan produk dengan harga yang kompetitif, proses pemesanan lebih praktis, dan pilihan kebutuhan yang lebih beragam.
Dalam situasi seperti ini, keputusan tidak seharusnya hanya didasarkan pada harga per produk.
Pemilik bisnis perlu melihat keseluruhan proses pengadaan, termasuk biaya pengiriman, waktu yang dibutuhkan untuk mengurus pesanan, konsistensi kualitas, dan risiko keterlambatan.
Harga yang lebih rendah tidak selalu menghasilkan efisiensi yang lebih baik jika prosesnya terlalu merepotkan.
Sebaliknya, supplier dengan layanan yang sesuai kebutuhan dapat membantu tim bekerja lebih teratur dan mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.
Tentu saja, hal ini tetap perlu dinilai berdasarkan kondisi masing-masing bisnis. Tidak semua kategori produk harus berasal dari supplier yang sama, terutama jika ada kebutuhan khusus yang hanya bisa dipenuhi oleh pemasok tertentu.
Tujuannya bukan mencari supplier yang paling murah atau memaksakan seluruh pembelian ke satu tempat, melainkan menemukan kombinasi pengadaan yang paling masuk akal bagi bisnis.
Baca juga: Menu Andalan Kafe Sering Tidak Tersedia? Masalahnya Bisa Berawal dari Cara Mengelola Bahan Baku
4. Apa yang Sebenarnya Dibutuhkan dari Supplier yang Reliable?
Supplier yang reliable atau dapat diandalkan bukan hanya supplier yang pernah mengirim barang dengan baik.
Bagi bisnis yang menjalankan operasional setiap hari, keandalan berarti memiliki proses pengadaan yang dapat dipahami dan dikelola dengan jelas.
Ada beberapa hal yang layak diperhatikan ketika memilih supplier.
Ketersediaan produk yang sesuai kebutuhan
Supplier perlu memiliki pilihan produk yang relevan dengan kebutuhan bisnis. Untuk restoran dan kafe, misalnya, kebutuhan bisa mencakup produk minuman, bahan pendukung, packaging, dan perlengkapan operasional.
Semakin sesuai pilihan produk dengan kebutuhan rutin, semakin besar peluang bisnis menyederhanakan sebagian proses pembelian.
Informasi produk dan harga yang jelas
Kejelasan informasi membantu pemilik bisnis membuat keputusan dengan lebih cepat. Harga, ukuran kemasan, spesifikasi produk, serta ketentuan pembelian sebaiknya dapat diketahui sebelum pesanan dibuat.
Dengan informasi yang jelas, tim tidak perlu mengulang terlalu banyak pertanyaan untuk setiap transaksi.
Proses pemesanan yang praktis
Pemesanan seharusnya tidak mengharuskan tim melewati proses yang rumit untuk kebutuhan rutin. Alur komunikasi yang jelas dapat membantu mengurangi kesalahan dan mempermudah tindak lanjut pesanan.
Ketersediaan informasi pengiriman
Kepastian mengenai jadwal dan status pesanan membantu bisnis merencanakan penggunaan stok. Jika terdapat perubahan, informasi yang disampaikan dengan jelas juga mempermudah tim mencari alternatif.
Respons yang membantu menyelesaikan kebutuhan
Komunikasi yang baik bukan hanya tentang seberapa cepat pesan dibalas, tetapi juga apakah informasi yang diberikan membantu pelanggan mengambil keputusan dan menyelesaikan kendala.
Pada akhirnya, supplier yang sesuai adalah supplier yang mendukung kebutuhan nyata bisnis, bukan sekadar menawarkan daftar produk yang panjang.
5. One-Stop Supplier: Apakah Semua Kebutuhan Harus dari Satu Tempat?
Istilah one-stop supplier semakin relevan ketika bisnis ingin menyederhanakan pengadaan.
Secara sederhana, konsep ini merujuk pada supplier yang menyediakan beragam kategori produk sehingga pelanggan dapat mencari beberapa kebutuhan bisnis melalui satu tempat.
Misalnya, sebuah restoran membutuhkan produk minuman, packaging, serta perlengkapan operasional. Jika supplier yang sama menyediakan kategori-kategori tersebut, bisnis dapat mempertimbangkan untuk menggabungkan sebagian pesanan.
Keuntungannya bukan berarti semua produk otomatis lebih murah. Manfaat yang mungkin diperoleh justru terletak pada proses yang lebih sederhana, lebih sedikit koordinasi terpisah, dan pencatatan pembelian yang lebih mudah dikelola.
Namun, ada beberapa hal yang tetap perlu diperhatikan.
Pertama, pastikan supplier benar-benar menyediakan kategori produk yang dibutuhkan. Kedua, bandingkan harga dan kualitas dengan alternatif yang tersedia. Ketiga, periksa apakah ketentuan pemesanan dan pengiriman sesuai dengan pola operasional bisnis.
Tidak semua produk harus dibeli dari satu pemasok. Bahan khusus, produk dengan standar tertentu, atau kebutuhan yang memerlukan penanganan khusus mungkin tetap lebih tepat diperoleh dari supplier spesialis.
Pendekatan yang lebih realistis adalah mengidentifikasi kebutuhan yang bisa dikonsolidasikan terlebih dahulu.
Dengan cara ini, bisnis dapat mengurangi kerumitan pengadaan secara bertahap tanpa mengorbankan kualitas produk maupun kelancaran operasional.
6. Cara Mengurangi Drama Supplier Tanpa Mengubah Semua Sistem
Jika selama ini Anda sudah terbiasa bekerja dengan banyak supplier, mengubah seluruh proses pengadaan sekaligus mungkin terasa merepotkan.
Kabar baiknya, penyederhanaan dapat dimulai dari langkah kecil.
Pertama, buat daftar seluruh kebutuhan rutin.
Catat produk yang digunakan setiap hari, setiap minggu, dan setiap bulan. Kelompokkan berdasarkan kategori, misalnya minuman, packaging, bahan pendukung, dan perlengkapan kebersihan.
Kedua, identifikasi supplier untuk setiap kategori.
Periksa berapa banyak pemasok yang saat ini digunakan dan produk apa saja yang mereka sediakan. Langkah ini membantu Anda melihat apakah ada kebutuhan serupa yang bisa dibeli melalui pemasok yang sama.
Ketiga, evaluasi pekerjaan yang paling menyita waktu.
Apakah tim terlalu sering menanyakan harga? Apakah konfirmasi pengiriman menghabiskan banyak waktu? Atau apakah pemesanan berulang sering terlambat karena jadwal tidak tercatat?
Fokuslah pada masalah yang paling sering terjadi terlebih dahulu.
Keempat, bandingkan pilihan supplier secara menyeluruh.
Pertimbangkan harga, kualitas, ketersediaan produk, waktu pengiriman, dan kemudahan pemesanan. Jangan hanya melihat satu aspek ketika menentukan pemasok yang akan digunakan.
Kelima, mulai konsolidasikan kebutuhan yang memungkinkan.
Jika ada supplier yang dapat menyediakan beberapa kategori produk dengan kualitas dan harga yang sesuai, pertimbangkan untuk menggabungkan sebagian pembelian.
Keenam, pantau hasilnya.
Setelah proses diperbarui, periksa apakah jumlah koordinasi berkurang, pemesanan menjadi lebih teratur, dan tim memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan utama.
Dengan evaluasi sederhana tersebut, Anda dapat mengetahui apakah sistem pengadaan baru benar-benar membantu bisnis menjadi lebih efisien.
7. Lebih Sedikit Koordinasi, Lebih Banyak Waktu untuk Mengembangkan Bisnis
Mengurus supplier memang bagian dari menjalankan bisnis. Namun, bukan berarti seluruh waktu pemilik usaha harus habis untuk memastikan barang datang sesuai kebutuhan.
Ada banyak hal lain yang membutuhkan perhatian, mulai dari mengembangkan menu, meningkatkan kualitas pelayanan, membangun hubungan dengan pelanggan, hingga mencari peluang pertumbuhan baru.
Ketika proses pengadaan lebih teratur, tim dapat memiliki lebih banyak ruang untuk berfokus pada kegiatan tersebut.
Misalnya, pemilik coffee shop dapat menggunakan waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk mengurus pesanan terpisah untuk mengevaluasi menu yang paling laku atau merancang program promosi berikutnya.
Pengelola restoran juga dapat lebih fokus memeriksa kualitas pelayanan dan pengalaman pelanggan, sementara tim purchasing menjalankan proses pembelian dengan sistem yang lebih jelas.
Perubahan ini mungkin tidak langsung menghasilkan peningkatan penjualan. Namun, mengurangi pekerjaan administratif yang tidak perlu dapat membantu operasional berjalan lebih teratur dan membuat penggunaan waktu menjadi lebih efektif.
Itulah alasan mengapa pemilihan supplier sebaiknya dipandang sebagai bagian dari strategi operasional, bukan hanya keputusan tentang tempat membeli barang.
Baiko, Partner Pengadaan untuk Bisnis di Bali
Mengelola banyak supplier tidak harus menjadi bagian paling melelahkan dari menjalankan bisnis.
Bagi pemilik restoran, kafe, coffee shop, hotel, dan usaha F&B di Bali, memiliki proses pengadaan yang lebih praktis dapat membantu mengurangi koordinasi berulang dan mempermudah pengelolaan kebutuhan rutin.
Baiko hadir sebagai supplier B2B dan Horeca di Bali yang mendukung kebutuhan pengadaan berbagai bisnis.
Melalui pilihan produk yang beragam, Baiko dapat menjadi salah satu alternatif bagi pelaku usaha yang ingin mencari kebutuhan operasional melalui satu tempat, sesuai dengan kategori produk yang tersedia.
Anda tidak harus langsung mengganti semua supplier yang sudah digunakan. Mulailah dengan melihat kebutuhan yang paling sering dipesan dan kategori mana yang memungkinkan untuk dikonsolidasikan.
Jika prosesnya dapat dibuat lebih sederhana tanpa mengorbankan kualitas, harga, maupun keandalan pengiriman, perubahan tersebut layak dipertimbangkan.
Karena pada akhirnya, supplier yang tepat bukan hanya membantu menyediakan barang, tetapi juga mendukung bisnis agar dapat berjalan dengan lebih teratur.
Kesimpulan
Mengurus banyak supplier dapat menjadi tantangan tersendiri ketika bisnis semakin berkembang. Chat yang menumpuk, jadwal restock berbeda-beda, dan proses pemesanan yang berulang bisa menyita waktu yang seharusnya digunakan untuk mengembangkan usaha.
Solusinya bukan selalu mengurangi jumlah supplier sebanyak mungkin, melainkan mengevaluasi proses pengadaan dan menemukan kebutuhan yang bisa dipenuhi dengan cara lebih praktis.
Dengan memilih supplier yang sesuai, membandingkan penawaran secara menyeluruh, dan merapikan jadwal pemesanan, bisnis dapat mengurangi kerumitan koordinasi tanpa mengorbankan kualitas.
Less supplier drama, more business focus. Itulah tujuan yang layak dikejar ketika bisnis ingin berkembang dengan proses operasional yang lebih efisien.
Sudah waktunya mengevaluasi kembali cara Anda mengurus supplier dan menemukan sistem pengadaan yang benar-benar mendukung kebutuhan bisnis.
Ready to Make Your Business Relationship Last?
Saatnya mengurangi drama koordinasi dan membuat pengadaan kebutuhan bisnis menjadi lebih praktis. Kenali Baiko sebagai salah satu pilihan supplier Horeca untuk mendukung kebutuhan usaha Anda di Bali.
Hubungi Baiko melalui WhatsApp
Baca juga: Terlalu Banyak Supplier Bikin Repot? Cara Restoran dan Kafe di Bali Menyederhanakan Pengadaan Barang
