Pelanggan datang ke kafe untuk memesan minuman favoritnya. Namun, setelah melihat menu, staf justru harus menyampaikan bahwa minuman tersebut sedang tidak tersedia karena salah satu bahan bakunya habis.
Bagi pelanggan, situasi ini mungkin terlihat sederhana. Mereka bisa memilih menu lain atau bahkan memutuskan untuk datang kembali di lain waktu. Namun, bagi pemilik kafe, kejadian tersebut dapat menimbulkan masalah yang lebih besar daripada sekadar satu pesanan yang batal.
Menu yang tidak tersedia berarti ada potensi penjualan yang hilang. Jika kejadian berulang, pelanggan bisa merasa kecewa dan mulai mempertimbangkan kafe lain yang mampu menyediakan menu favorit mereka secara konsisten.
Di Bali, bisnis coffee shop dan kafe bersaing untuk memberikan pengalaman yang menarik kepada pelanggan, baik wisatawan maupun pelanggan lokal. Kualitas minuman, suasana tempat, dan pelayanan memang penting, tetapi ketersediaan bahan baku juga menjadi bagian dari kelancaran operasional.
Masalahnya, bahan baku tidak selalu habis karena penjualan sedang tinggi. Terkadang, penyebabnya justru berasal dari perencanaan pembelian yang kurang tepat, pencatatan stok yang tidak akurat, atau keterlambatan melakukan pemesanan ulang.
Lalu, bagaimana cara mengelola bahan baku agar menu andalan tetap tersedia tanpa membuat persediaan menumpuk dan biaya operasional membengkak?
1. Menu Favorit Pelanggan Justru Paling Berisiko Kehabisan Bahan
Setiap kafe biasanya memiliki beberapa menu yang lebih populer dibandingkan menu lainnya.
Ada minuman kopi susu yang menjadi pilihan utama pelanggan, minuman berbasis matcha yang sedang diminati, atau minuman nonkopi dengan kombinasi rasa yang menjadi ciri khas kafe tersebut.
Menu-menu ini sering memberikan kontribusi penting terhadap penjualan. Namun, semakin tinggi permintaannya, semakin besar pula kebutuhan bahan baku yang harus dipersiapkan.
Bayangkan sebuah coffee shop yang menjual kopi susu gula aren sebagai salah satu menu terlaris. Untuk membuatnya, kafe membutuhkan kopi, susu, gula aren, dan es. Jika salah satu bahan tersebut habis, penjualan menu tersebut dapat langsung terganggu meskipun bahan lainnya masih tersedia.
Situasi serupa dapat terjadi pada minuman matcha, cokelat, aneka teh, maupun minuman dengan tambahan sirup tertentu.
Karena itu, pemilik kafe perlu mengetahui menu mana yang paling sering dipesan dan bahan apa saja yang digunakan untuk membuatnya.
Mulailah dengan memeriksa laporan penjualan dan mengidentifikasi menu terlaris. Setelah itu, petakan bahan baku yang digunakan untuk setiap menu tersebut.
Dengan cara ini, pengelola dapat mengetahui bahan mana yang perlu mendapatkan perhatian lebih besar ketika melakukan pemeriksaan stok dan menyusun jadwal pembelian.
Tujuannya bukan menyediakan stok sebanyak mungkin untuk seluruh bahan, melainkan memastikan bahan yang paling penting bagi penjualan tidak terlewat dalam perencanaan.
2. Stok Terlihat Masih Ada, tetapi Ternyata Tidak Cukup
Pernah merasa persediaan bahan baku masih aman, tetapi ketika jam ramai tiba, stok ternyata tidak mencukupi?
Masalah ini bisa terjadi ketika pemeriksaan persediaan hanya dilakukan berdasarkan perkiraan visual.
Misalnya, botol sirup masih terlihat di rak, susu masih tersedia di lemari pendingin, dan bubuk minuman masih tersimpan di gudang. Namun, jumlah aktualnya ternyata tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan sampai jadwal pemesanan berikutnya.
Kondisi tersebut menunjukkan bahwa melihat stok secara sekilas belum tentu cukup untuk mengetahui apakah persediaan benar-benar aman.
Untuk mengatasinya, kafe perlu memiliki pencatatan stok yang lebih teratur.
Catat jumlah bahan yang tersedia, penggunaan harian, serta jumlah pembelian yang masuk. Untuk bahan yang paling sering digunakan, pemeriksaan dapat dilakukan lebih rutin daripada bahan yang jarang dipakai.
Tidak harus langsung menggunakan sistem inventaris yang rumit. Spreadsheet sederhana dapat membantu mencatat nama bahan, satuan, jumlah stok, tanggal pembelian, dan perkiraan kebutuhan berikutnya.
Yang paling penting adalah memastikan data tersebut diperbarui setiap kali ada barang masuk atau digunakan.
Dengan pencatatan yang konsisten, pemilik kafe dapat mengetahui kondisi persediaan dengan lebih akurat dan mengurangi risiko baru menyadari kekurangan bahan ketika pesanan pelanggan sudah masuk.
3. Tidak Semua Bahan Baku Perlu Dibeli dalam Jumlah yang Sama
Salah satu kesalahan dalam pengadaan bahan baku adalah menggunakan pola pembelian yang sama untuk semua produk.
Padahal, setiap bahan memiliki karakteristik yang berbeda. Ada bahan yang digunakan hampir setiap hari, ada yang hanya dibutuhkan untuk beberapa menu, dan ada pula produk yang memiliki masa simpan relatif pendek.
Contohnya, susu segar mungkin digunakan dalam jumlah besar setiap hari, sedangkan sirup dengan rasa tertentu hanya digunakan untuk beberapa menu khusus.
Jika keduanya dibeli dalam jumlah besar tanpa mempertimbangkan pola penggunaan, kafe berisiko mengalami kekurangan pada produk yang cepat habis sekaligus kelebihan stok pada produk yang jarang digunakan.
Karena itu, pengelola perlu menyesuaikan jumlah pembelian berdasarkan kebutuhan setiap bahan.
Untuk produk dengan penggunaan tinggi dan masa simpan terbatas, pembelian dapat dilakukan lebih sering dalam jumlah yang sesuai. Sementara itu, produk yang tahan lama dan memiliki tingkat penggunaan stabil mungkin dapat dibeli dengan frekuensi berbeda.
Pertimbangkan beberapa hal berikut ketika menentukan jumlah pembelian:
- Rata-rata penggunaan bahan setiap hari atau minggu.
- Jumlah menu yang menggunakan bahan tersebut.
- Masa simpan dan kondisi penyimpanan.
- Waktu yang dibutuhkan supplier untuk memenuhi pesanan.
- Ruang penyimpanan dan anggaran yang tersedia.
Dengan perencanaan tersebut, kafe dapat menjaga keseimbangan antara ketersediaan bahan baku dan efisiensi biaya.
Baca juga: Supplier Bahan Baku Restoran: Apa Saja yang Perlu Disiapkan untuk Operasional Harian?
4. Tidak Memiliki Batas Minimum Stok Membuat Pemesanan Terlambat
Banyak bisnis baru melakukan pemesanan ketika stok terlihat hampir habis. Cara ini mungkin terasa praktis, tetapi dapat menjadi masalah jika supplier membutuhkan waktu untuk menyiapkan dan mengirimkan barang.
Misalnya, stok susu di sebuah kafe biasanya cukup untuk dua hari. Namun, jika pemesanan baru dilakukan ketika persediaan tinggal sedikit dan pengiriman membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan, kafe berisiko kehabisan susu sebelum barang berikutnya tiba.
Untuk mencegah hal tersebut, bisnis perlu menentukan batas minimum stok atau reorder point, yaitu tingkat persediaan yang menjadi sinyal bahwa pemesanan ulang perlu dilakukan.
Penentuan batas ini dapat dimulai dari dua informasi utama: rata-rata penggunaan bahan dan waktu pemenuhan pesanan dari supplier.
Sebagai ilustrasi, sebuah kafe menggunakan rata-rata 12 liter susu per hari. Supplier biasanya membutuhkan waktu dua hari untuk memenuhi pesanan.
Artinya, kafe membutuhkan sekitar 24 liter susu untuk memenuhi perkiraan penggunaan selama waktu tunggu tersebut, belum termasuk stok pengaman jika terjadi peningkatan permintaan atau keterlambatan pengiriman.
Perhitungan sederhana ini membantu pemilik usaha memahami mengapa pemesanan sebaiknya dilakukan sebelum persediaan benar-benar habis.
Angka kebutuhan aktual tentu perlu disesuaikan dengan pola penjualan, variasi penggunaan, kapasitas penyimpanan, dan karakteristik produk.
Dengan menetapkan batas minimum yang realistis, pemilik kafe dapat membuat keputusan pembelian lebih awal dan mengurangi ketergantungan pada pemesanan mendadak.
5. Penjualan Berubah, tetapi Perencanaan Stok Tidak Ikut Menyesuaikan
Permintaan pelanggan tidak selalu sama setiap hari.
Ada hari ketika kafe ramai karena akhir pekan, kegiatan komunitas, atau peningkatan jumlah pengunjung. Pada waktu lain, penjualan mungkin lebih rendah daripada biasanya.
Bagi kafe di Bali, perubahan aktivitas wisata dan kondisi lokal juga dapat memengaruhi pola kunjungan di lokasi tertentu. Namun, dampaknya berbeda-beda bergantung pada lokasi kafe, target pelanggan, dan jenis usahanya.
Jika jumlah stok selalu ditentukan berdasarkan perkiraan yang sama, bisnis bisa kesulitan menghadapi perubahan permintaan.
Ketika penjualan meningkat, bahan baku mungkin habis lebih cepat. Sebaliknya, ketika penjualan menurun, bahan yang dibeli terlalu banyak dapat menumpuk dan berisiko tidak terpakai sebelum masa simpannya berakhir.
Solusinya adalah mengevaluasi pola penjualan secara berkala.
Periksa data penjualan harian atau mingguan untuk mengetahui kapan permintaan biasanya meningkat dan menu apa yang paling sering dipesan.
Jika kafe memiliki riwayat penjualan akhir pekan yang lebih tinggi, misalnya, persediaan bahan untuk menu populer dapat disiapkan sesuai perkiraan kebutuhan tambahan.
Namun, hindari meningkatkan stok hanya berdasarkan asumsi bahwa setiap akhir pekan pasti ramai. Gunakan catatan penjualan sebelumnya sebagai dasar dan sesuaikan dengan kondisi aktual.
Dengan pendekatan tersebut, perencanaan stok menjadi lebih fleksibel dan tidak hanya bergantung pada perkiraan umum.
6. Terlalu Banyak Bahan Khusus Bisa Menambah Kompleksitas Persediaan
Kafe sering mengembangkan menu baru untuk memberikan variasi dan menarik pelanggan. Strategi ini dapat membantu bisnis membangun identitas yang berbeda dari kompetitor.
Namun, semakin banyak menu yang membutuhkan bahan khusus, semakin banyak pula jenis persediaan yang harus dikelola.
Misalnya, sebuah kafe menawarkan beberapa varian minuman dengan sirup berbeda, topping khusus, bubuk rasa tertentu, dan bahan tambahan yang hanya digunakan untuk satu atau dua menu.
Jika setiap bahan memiliki tingkat penggunaan rendah, pemilik usaha perlu mempertimbangkan apakah jumlah stok yang disimpan sudah sesuai dengan permintaannya.
Bahan khusus yang jarang digunakan dapat menghabiskan ruang penyimpanan dan berisiko tidak terpakai. Di sisi lain, jika bahan tersebut merupakan bagian penting dari menu unggulan, ketersediaannya tetap perlu dijaga.
Untuk mengelola kondisi ini, kelompokkan bahan berdasarkan frekuensi penggunaan dan kontribusinya terhadap penjualan.
Bahan yang digunakan untuk banyak menu atau menu terlaris perlu dipantau lebih ketat. Sementara itu, bahan dengan penggunaan rendah dapat dikelola melalui pembelian yang lebih terukur.
Pemilik kafe juga dapat mengevaluasi menu secara berkala untuk mengetahui apakah setiap varian masih layak dipertahankan berdasarkan permintaan, kebutuhan persediaan, dan kompleksitas operasional.
Tujuannya bukan mengurangi kreativitas menu, tetapi memastikan variasi produk tetap dapat dikelola dengan baik.
7. Supplier yang Tidak Konsisten Bisa Mengganggu Ketersediaan Menu
Pengelolaan stok yang baik tetap membutuhkan dukungan proses pengadaan yang dapat diandalkan.
Pemilik kafe mungkin sudah membuat perencanaan pembelian, tetapi rencana tersebut dapat terganggu jika produk yang dibutuhkan tidak tersedia atau pesanan tiba lebih lambat dari perkiraan.
Kondisi ini menjadi semakin penting untuk bahan baku yang berpengaruh langsung terhadap menu populer.
Karena itu, pemilihan supplier perlu mempertimbangkan lebih dari sekadar harga.
Beberapa hal yang sebaiknya dievaluasi meliputi:
Ketersediaan produk. Apakah supplier mampu menyediakan produk yang dibutuhkan secara konsisten?
Kualitas dan spesifikasi. Apakah produk yang diterima sesuai dengan standar resep dan kebutuhan operasional kafe?
Ketepatan pengiriman. Apakah waktu pemenuhan pesanan sesuai dengan jadwal yang dibutuhkan?
Kejelasan informasi. Apakah supplier memberikan informasi yang jelas ketika ada perubahan harga, stok, atau waktu pengiriman?
Kesesuaian pembelian. Apakah jumlah minimum pesanan, ukuran kemasan, dan ketentuan pembelian sesuai dengan kapasitas bisnis?
Jika supplier utama mengalami kendala, bisnis juga perlu memiliki rencana alternatif untuk bahan yang sangat penting. Alternatif tersebut harus tetap memenuhi standar kualitas dan keamanan produk.
Dengan mengevaluasi supplier secara berkala, pemilik kafe dapat membuat perencanaan pengadaan yang lebih realistis dan mengurangi risiko gangguan akibat keterlambatan barang.
8. Cara Sederhana Menjaga Bahan Baku Tetap Tersedia
Setelah memahami berbagai penyebab kekurangan stok, pemilik kafe dapat mulai memperbaiki pengelolaan persediaan secara bertahap.
Berikut langkah-langkah yang bisa diterapkan dalam operasional sehari-hari.
1. Identifikasi menu terlaris.
Gunakan laporan penjualan untuk mengetahui menu yang paling sering dipesan. Petakan bahan yang digunakan untuk membuat setiap menu tersebut.
2. Buat daftar bahan baku utama.
Pisahkan bahan berdasarkan tingkat penggunaan, masa simpan, dan dampaknya terhadap operasional. Prioritaskan pemantauan pada bahan yang cepat habis dan sulit digantikan.
3. Catat penggunaan dan sisa stok.
Perbarui catatan setiap kali ada bahan masuk atau digunakan. Lakukan pemeriksaan fisik secara berkala untuk memastikan jumlah aktual sesuai dengan pencatatan.
4. Tentukan batas minimum persediaan.
Gunakan rata-rata penggunaan dan waktu pengiriman sebagai dasar untuk menentukan kapan pemesanan ulang perlu dilakukan.
5. Susun jadwal pembelian.
Sesuaikan frekuensi pembelian dengan karakteristik produk. Bahan yang mudah rusak memerlukan pertimbangan berbeda dibandingkan produk dengan masa simpan panjang.
6. Evaluasi supplier dan harga secara rutin.
Pastikan produk yang dibeli sesuai dengan kebutuhan, kualitasnya konsisten, dan proses pengadaannya mendukung kelancaran operasional.
7. Tinjau kembali perencanaan berdasarkan penjualan.
Jika permintaan berubah, sesuaikan jumlah persediaan dan jadwal pemesanan. Jangan mengandalkan perkiraan lama jika pola penjualan sudah berbeda.
Langkah-langkah ini tidak harus diterapkan sekaligus. Mulailah dari bahan yang paling sering menyebabkan menu tidak tersedia, kemudian perluas pengelolaan ke kategori lainnya.
Baiko, Mendukung Kebutuhan Pengadaan Bisnis Horeca di Bali
Ketersediaan bahan baku merupakan salah satu faktor yang membantu kafe menjaga konsistensi menu dan kelancaran pelayanan.
Selain memiliki sistem pencatatan stok, pemilik usaha juga perlu memastikan proses pengadaan berjalan sesuai kebutuhan operasional.
Baiko hadir untuk mendukung kebutuhan pengadaan B2B dan Horeca, termasuk bagi pelaku bisnis restoran, kafe, hotel, dan hospitality di Bali.
Dengan mengevaluasi kebutuhan produk, pola pembelian, serta kesesuaian supplier, pemilik usaha dapat menentukan pilihan pengadaan yang mendukung aktivitas bisnis sehari-hari.
Setiap kafe memiliki kebutuhan yang berbeda. Coffee shop dengan menu kopi susu mungkin membutuhkan pola pembelian yang berbeda dari kafe yang menawarkan banyak minuman nonkopi atau makanan pendamping.
Karena itu, pengadaan yang efektif perlu disesuaikan dengan jenis menu, tingkat penggunaan bahan, kapasitas penyimpanan, dan karakteristik pelanggan.
Jika bisnis Anda ingin mengurangi risiko bahan baku habis dan membuat proses pembelian lebih terencana, langkah pertama adalah mengevaluasi bahan apa saja yang paling penting bagi operasional.
Dari sana, Anda dapat mulai memperbaiki sistem persediaan dan memilih supplier yang sesuai untuk mendukung kebutuhan bisnis.
Kesimpulan
Menu andalan yang tidak tersedia bukan hanya masalah dapur. Situasi ini dapat memengaruhi pengalaman pelanggan, menghambat pelayanan, dan membuat bisnis kehilangan peluang penjualan.
Penyebabnya bisa berasal dari pencatatan stok yang kurang akurat, tidak adanya batas minimum persediaan, perubahan permintaan, terlalu banyak bahan khusus, atau proses pengadaan yang belum berjalan optimal.
Untuk mengatasinya, pemilik kafe perlu memahami pola penjualan, mencatat penggunaan bahan, merencanakan pemesanan ulang, dan mengevaluasi supplier secara berkala.
Tidak perlu menyimpan semua bahan dalam jumlah besar. Yang lebih penting adalah mengetahui bahan mana yang harus selalu tersedia, berapa kebutuhan yang realistis, dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan.
Dengan pengelolaan yang lebih teratur, kafe dapat menjaga ketersediaan menu sekaligus menghindari persediaan berlebihan yang membebani biaya operasional.
Dukung Kebutuhan Pengadaan Bisnis Kafe Anda
Sedang mengevaluasi kebutuhan bahan baku dan produk pendukung untuk kafe, restoran, atau bisnis Horeca di Bali? Kenali Baiko dan temukan pilihan pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Anda.
Konsultasi kebutuhan supplier Horeca melalui WhatsApp
Baca juga: Bisnis F&B Bali Hadapi Permintaan yang Tidak Menentu, Ini Cara Menyesuaikan Stok
