Harga bahan baku naik sedikit.
Ongkos kirim berubah.
Ada supplier yang minimum order-nya cukup tinggi.
Lalu karena stok mendadak habis, tim akhirnya membeli dari supplier lain dengan harga yang lebih mahal.
Kalau kejadian seperti ini hanya sekali, mungkin tidak terasa.
Tapi kalau terjadi berulang kali, biaya pengadaan bisa perlahan menggerus margin bisnis F&B tanpa benar-benar terlihat di laporan harian.
Apalagi ketika bisnis sudah menggunakan beberapa supplier sekaligus. Satu supplier untuk frozen food, satu untuk dairy, satu untuk sauce, supplier lain untuk beverages, dan seterusnya.
Sekilas, punya banyak supplier memang memberikan banyak pilihan.
Namun semakin banyak jalur pembelian, semakin banyak juga hal yang harus dikontrol.
Jadi, bagaimana cara bisnis F&B mengontrol biaya pengadaan tanpa sekadar mencari supplier dengan harga paling murah?
Biaya Pengadaan Bukan Cuma Harga Produk
Ini bagian yang sering luput.
Ketika membandingkan supplier, biasanya perhatian pertama langsung tertuju pada harga.
Misalnya:
Supplier A: Rp50.000
Supplier B: Rp48.000
Secara sekilas, Supplier B terlihat lebih murah.
Tapi bagaimana kalau Supplier B membutuhkan minimum order Rp2 juta, sementara kebutuhan aktual bisnis hanya Rp800 ribu?
Atau ternyata biaya pengirimannya lebih tinggi?
Atau supplier tersebut membutuhkan waktu lebih lama untuk mengirim?
Atau produknya sering kosong sehingga bisnis harus membeli dari supplier lain ketika sedang membutuhkan?
Kalau semua faktor tersebut dihitung, selisih Rp2.000 tadi belum tentu benar-benar menjadi penghematan.
Karena itu, bisnis F&B sebaiknya tidak hanya melihat harga beli, tetapi menghitung total biaya pengadaan.
Apa Saja yang Masuk ke Biaya Pengadaan?
Secara sederhana, biaya pengadaan bisa dipengaruhi oleh beberapa komponen:
- Harga produk
- Ongkos kirim
- Minimum order
- Frekuensi pembelian
- Biaya pembelian darurat
- Waktu yang digunakan untuk proses pemesanan
- Risiko produk tidak tersedia
- Biaya penyimpanan
- Potensi produk rusak atau expired
Artinya, supplier dengan harga produk paling murah belum tentu menjadi pilihan dengan biaya operasional paling rendah.
Misalnya bisnis membeli produk seharga Rp100.000, tetapi harus melakukan pembelian darurat beberapa kali dalam sebulan karena supplier tidak selalu memiliki stok.
Sementara supplier lain menjualnya Rp103.000 tetapi produknya lebih konsisten tersedia dan pengirimannya lebih mudah dijadwalkan.
Selisih harga tersebut perlu dilihat bersama seluruh biaya dan risiko yang menyertainya.
Kenapa Terlalu Banyak Supplier Bisa Membuat Biaya Sulit Dikontrol?
Menggunakan beberapa supplier bukan berarti salah.
Dalam kondisi tertentu, diversifikasi supplier justru dibutuhkan.
Masalahnya muncul ketika bisnis menggunakan terlalu banyak supplier tanpa sistem yang jelas.
Bayangkan satu restoran memiliki 20–30 supplier.
Setiap supplier memiliki:
- Harga berbeda
- Minimum order berbeda
- Jadwal pengiriman berbeda
- Metode pembayaran berbeda
- Kontak berbeda
- Invoice berbeda
- Ketentuan berbeda
Tim procurement atau operasional akhirnya menghabiskan banyak waktu hanya untuk memastikan kebutuhan dasar tetap terpenuhi.
Belum lagi ketika harga berubah.
Tim harus kembali mengecek satu per satu untuk mengetahui apakah harga yang dibayar masih masuk akal.
Di titik tertentu, persoalannya bukan lagi “supplier mana yang murah?”
Tetapi:
“Bagaimana cara membuat proses pengadaan tetap efisien ketika kebutuhan bisnis semakin banyak?”
Mulai dengan Mengelompokkan Kebutuhan
Sebelum mengevaluasi supplier, bisnis bisa mulai dengan mengelompokkan produk berdasarkan jenis kebutuhannya.
Misalnya:
Frozen Food
Produk yang digunakan untuk kebutuhan menu dan memiliki pola penggunaan tertentu.
Sauce & Condiments
Saus, seasoning, dressing, atau produk pelengkap lainnya.
Dairy
Susu, butter, cheese, cream, dan produk sejenis.
Beverages
Produk minuman untuk kebutuhan restoran, kafe, hotel, maupun usaha F&B lainnya.
Kitchen & Operational Needs
Berbagai kebutuhan dapur dan operasional yang digunakan untuk menunjang aktivitas bisnis.
Dengan pengelompokan seperti ini, bisnis bisa melihat supplier mana yang sebenarnya memenuhi kategori yang sama.
Dari sini akan lebih mudah ditemukan potensi konsolidasi.
Baca juga: Harga Bahan Baku F&B di Bali Berubah, Bagaimana Bisnis Menjaga Margin Tetap Sehat?
Supplier Consolidation: Mengurangi Jalur Pembelian
Supplier consolidation adalah pendekatan untuk mengurangi jumlah supplier dengan menggabungkan lebih banyak kebutuhan ke supplier yang mampu memenuhi beberapa kategori sekaligus.
Contohnya:
Sebelumnya:
Frozen → Supplier A
Sauce → Supplier B
Dairy → Supplier C
Beverages → Supplier D
Kemudian setelah dievaluasi:
Frozen + Sauce + Dairy + Beverages → Supplier utama
Tentu tidak semua produk harus dipindahkan ke satu supplier.
Ada produk tertentu yang memang membutuhkan supplier khusus.
Tetapi jika satu supplier horeca Bali mampu menyediakan berbagai kebutuhan yang relevan dengan bisnis, konsolidasi bisa membantu menyederhanakan proses pengadaan.
Bukan hanya jumlah supplier yang berkurang.
Proses order, komunikasi, pengiriman, dan administrasi juga bisa menjadi lebih sederhana.
Tapi Jangan Sampai Semua Bergantung pada Satu Supplier
Di sisi lain, konsolidasi bukan berarti bisnis harus bergantung sepenuhnya pada satu supplier.
Ini penting.
Jika seluruh kebutuhan berasal dari satu sumber dan supplier tersebut mengalami masalah, operasional bisnis juga bisa ikut terdampak.
Karena itu, pendekatan yang lebih sehat adalah menentukan:
Supplier utama + supplier alternatif.
Supplier utama menangani sebagian besar kebutuhan yang bisa dipenuhi secara konsisten.
Supplier alternatif tetap tersedia untuk produk atau kondisi tertentu.
Dengan begitu, bisnis mendapatkan efisiensi tanpa menghilangkan fleksibilitas.
Hitung Biaya Pengadaan Berdasarkan Frekuensi
Salah satu sumber biaya yang sering tidak terasa adalah frekuensi pembelian.
Misalnya sebuah restoran membutuhkan produk tertentu senilai Rp1 juta.
Bisnis A melakukan pembelian 1 kali per minggu.
Bisnis B melakukan pembelian 3 kali per minggu karena tidak memiliki perencanaan stok yang cukup.
Secara nilai produk mungkin sama.
Tetapi proses pengadaannya berbeda.
Semakin sering melakukan order, semakin banyak aktivitas yang harus dilakukan:
- Cek stok
- Membuat order
- Konfirmasi supplier
- Menunggu pengiriman
- Menerima barang
- Memeriksa barang
- Mengurus administrasi
Kalau proses tersebut terjadi berkali-kali dalam seminggu untuk banyak produk, waktu operasional yang terpakai juga semakin besar.
Karena itu, mengatur jadwal pembelian dapat membantu membuat proses procurement lebih efisien.
Minimum Order Juga Perlu Dihitung
Harga grosir sering terlihat menarik karena menawarkan harga lebih rendah ketika membeli dalam jumlah tertentu.
Namun bisnis perlu bertanya:
“Apakah jumlah tersebut memang akan terpakai?”
Misalnya supplier memberikan harga lebih murah jika membeli 20 karton.
Jika bisnis hanya membutuhkan 8 karton dalam periode tersebut, membeli 20 karton mungkin justru membuat:
- Ruang penyimpanan lebih penuh
- Modal lebih banyak tertahan
- Risiko produk tidak terpakai meningkat
- Potensi expired atau kerusakan bertambah
Diskon bukan otomatis berarti hemat.
Penghematan baru benar-benar terasa ketika barang yang dibeli memang dibutuhkan dan dapat digunakan secara efektif.
Baca juga: Supplier F&B Bali Bukan Cuma Soal Harga: 5 Hal yang Wajib Dicek Sebelum Memilih Supplier
Jangan Abaikan Pembelian Darurat
Ini salah satu biaya yang sering muncul karena perencanaan supply kurang rapi.
Misalnya:
Stok habis hari ini.
Supplier utama baru bisa mengirim dua hari lagi.
Operasional tetap harus berjalan.
Akhirnya tim membeli dari supplier lain dengan harga lebih tinggi karena membutuhkan produk tersebut segera.
Satu transaksi mungkin terlihat kecil.
Tetapi jika pembelian darurat terjadi setiap minggu, nilainya bisa cukup besar dalam satu bulan.
Karena itu, bisnis perlu mengetahui produk apa saja yang termasuk critical stock.
Produk tersebut harus mendapatkan perhatian lebih dalam sistem inventory.
Dengan mengetahui kebutuhan rata-rata, lead time, dan safety stock, kemungkinan pembelian mendadak dapat dikurangi.
Evaluasi Supplier Jangan Hanya Setahun Sekali
Harga supplier bisa berubah.
Kebutuhan bisnis juga berubah.
Supplier yang cocok ketika bisnis masih kecil belum tentu memiliki sistem yang sesuai ketika volume pembelian meningkat.
Karena itu, supplier sebaiknya dievaluasi secara berkala.
Beberapa indikator yang bisa diperiksa:
| Faktor | Pertanyaan |
|---|---|
| Harga | Apakah harga masih kompetitif? |
| Ketersediaan | Apakah produk sering kosong? |
| Pengiriman | Apakah pesanan datang sesuai jadwal? |
| Respons | Seberapa cepat supplier merespons? |
| MOQ | Apakah minimum order masih sesuai kebutuhan? |
| Produk | Apakah pilihan produk cukup relevan? |
| Fleksibilitas | Bagaimana ketika kebutuhan berubah? |
| Administrasi | Apakah proses order dan pembayaran mudah? |
Dengan begitu, evaluasi supplier menjadi lebih objektif.
Bukan hanya berdasarkan pengalaman terakhir atau perasaan tim procurement.
Gunakan Data untuk Mengetahui Supplier yang Paling Efisien
Kalau bisnis sudah memiliki data pembelian beberapa bulan, sebenarnya cukup banyak insight yang bisa didapatkan.
Misalnya:
- Supplier A menyumbang 40% total pembelian
- Supplier B hanya 5%
- Supplier C memiliki harga rendah tetapi frekuensi pembelian darurat tinggi
- Supplier D memiliki harga sedikit lebih tinggi tetapi pengiriman konsisten
Dari sini bisnis bisa melihat pola yang sebelumnya tidak terlihat.
Bisa jadi supplier dengan volume pembelian terbesar memang layak mendapatkan perhatian lebih dalam negosiasi.
Atau bisa juga ditemukan kategori produk yang sebenarnya bisa dikonsolidasikan.
Jadi, sebelum mengganti supplier, lihat datanya terlebih dahulu.
Negosiasi Bukan Selalu Tentang Minta Harga Lebih Murah
Ketika volume pembelian mulai meningkat, jangan hanya berpikir:
“Bisa kurang harga lagi nggak?”
Ada banyak hal lain yang bisa dinegosiasikan.
Misalnya:
- Minimum order
- Jadwal pengiriman
- Termin pembayaran
- Konsistensi stok
- Harga berdasarkan volume
- Paket beberapa kategori produk
- Fleksibilitas order
Supplier juga perlu melihat bisnis sebagai hubungan jangka panjang.
Jika volume pembelian konsisten dan kebutuhan jelas, komunikasi dengan supplier biasanya menjadi lebih mudah.
Karena itu, hubungan supplier yang baik bukan hanya soal mendapatkan harga termurah, tetapi menciptakan pola kerja yang saling menguntungkan.
Kapan Bisnis Perlu Mempertimbangkan One-Stop Supplier?
Semakin banyak kebutuhan bisnis, semakin besar pula peluang untuk menyederhanakan pengadaan.
Misalnya bisnis membutuhkan frozen food, sauce, dairy, beverages, dan berbagai kebutuhan dapur.
Kalau semua harus dicari dari supplier berbeda, tim perlu mengelola banyak jalur pembelian.
Namun jika ada supplier F&B Bali yang mampu memenuhi beberapa kebutuhan tersebut sekaligus, bisnis dapat mengevaluasi apakah sebagian pembelian bisa dialihkan ke satu supplier.
Keuntungannya bukan hanya soal harga.
Proses order bisa lebih sederhana.
Komunikasi lebih terpusat.
Pengiriman lebih mudah dijadwalkan.
Administrasi juga berpotensi lebih ringan.
Tetap, keputusan tersebut perlu berdasarkan kebutuhan aktual bisnis.
Tujuan Akhirnya Bukan Supplier Lebih Sedikit
Ini poin penting.
Tujuan mengontrol biaya pengadaan bukan sekadar mengurangi jumlah supplier.
Tujuannya adalah membuat proses pengadaan menjadi lebih efisien, terukur, dan mudah dikontrol.
Kalau bisnis membutuhkan lima supplier untuk menjaga operasional tetap aman, maka lima supplier bisa saja menjadi pilihan yang masuk akal.
Sebaliknya, jika sebenarnya sepuluh supplier bisa disederhanakan menjadi empat tanpa mengganggu ketersediaan produk, ada peluang untuk membuat proses procurement lebih efisien.
Jadi, bukan tentang:
“Supplier harus sesedikit mungkin.”
Tetapi:
“Setiap supplier harus punya alasan yang jelas.”
Kesimpulan
Mengontrol biaya pengadaan bisnis F&B tidak cukup dengan mencari supplier yang menawarkan harga paling murah.
Bisnis perlu melihat gambaran yang lebih besar: harga produk, ongkos kirim, minimum order, frekuensi pembelian, lead time, ketersediaan stok, sampai risiko pembelian darurat.
Dari sana, bisnis bisa mulai mengelompokkan kebutuhan, mengevaluasi supplier, melakukan konsolidasi jika memungkinkan, dan tetap memiliki alternatif untuk produk-produk yang kritis.
Karena ketika bisnis semakin besar, pengadaan bukan lagi sekadar aktivitas membeli barang.
Pengadaan menjadi bagian dari bagaimana bisnis menjaga margin, menjaga stok, dan menjaga operasional tetap berjalan.
Kalau kebutuhan supply sudah mulai semakin banyak, bekerja dengan supplier horeca Bali yang mampu menyediakan berbagai kebutuhan dalam satu ekosistem juga bisa menjadi salah satu cara untuk menyederhanakan proses tersebut.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp.
Untuk pembelian kebutuhan tertentu, kamu juga bisa langsung kunjungi Webstore Baiko di baiko.id.
Baca juga: STOP, Jangan Skip Dulu: Stok Menipis, Supplier Belum Balas, Besok Harus Operasional?
