Awalnya bisnis F&B masih kecil.
Order belum terlalu banyak. SKU yang digunakan juga belum terlalu banyak. Kalau ada bahan yang habis, tinggal chat supplier, order, lalu selesai.
Bahkan mungkin pemilik bisnis masih hafal hampir semua kebutuhan dapur.
Tapi ketika bisnis mulai berkembang, situasinya berubah.
Menu bertambah. Volume penjualan naik. Kebutuhan bahan baku semakin banyak. Tim semakin besar. Frekuensi pembelian meningkat. Bahkan mungkin sudah ada lebih dari satu outlet.
Tiba-tiba urusan supplier yang sebelumnya terasa sederhana mulai menjadi salah satu sumber masalah operasional.
Ada produk yang lupa dipesan.
Ada supplier yang berbeda untuk setiap kategori.
Ada invoice yang tercecer.
Ada harga yang berubah tetapi belum tercatat.
Ada stok yang ternyata tinggal sedikit.
Dan ketika satu produk penting tidak tersedia, efeknya bisa sampai ke operasional dapur.
Kenapa ini sering terjadi ketika bisnis mulai besar?
Karena cara bisnis mengelola supplier biasanya masih menggunakan pola ketika bisnis masih kecil.
Padahal, kebutuhan bisnisnya sudah berubah.
Saat Bisnis Kecil, “Belanja” Masih Bisa Jalan
Ketika kebutuhan masih sedikit, proses pengadaan biasanya sederhana.
Misalnya:
“Besok butuh saus. Chat supplier.”
Atau:
“Stok frozen food tinggal sedikit. Order sekarang.”
Cara seperti ini mungkin masih bisa berjalan ketika volume bisnis belum terlalu besar.
Masalahnya, jumlah kebutuhan akan terus bertambah seiring pertumbuhan bisnis.
Yang tadinya hanya 10 produk menjadi 50.
Yang tadinya satu outlet menjadi beberapa outlet.
Yang tadinya order seminggu sekali menjadi hampir setiap hari.
Akhirnya, keputusan pembelian yang sebelumnya bisa dilakukan berdasarkan ingatan mulai sulit dipertahankan.
Bukan karena tim tidak bekerja.
Tetapi karena kompleksitas bisnisnya memang sudah berbeda.
Bisnis yang Tumbuh Membutuhkan Sistem Pengadaan yang Berbeda
Ada perbedaan antara sekadar membeli barang dan mengelola procurement.
Belanja biasanya fokus pada:
“Apa yang habis? Beli.”
Sementara procurement mulai memikirkan:
“Apa yang akan dibutuhkan? Kapan harus dibeli? Berapa jumlahnya? Dari supplier mana? Berapa biayanya? Kapan barang datang?”
Perubahannya terlihat kecil, tetapi dampaknya cukup besar.
Ketika bisnis semakin besar, pengadaan perlu mulai bergerak dari sistem yang reaktif menjadi lebih terencana.
Bukan menunggu masalah muncul.
Tetapi mencoba mengantisipasinya sebelum mengganggu operasional.
Tanda Bisnis Sudah Mulai “Kewalahan” dengan Supplier
Tidak ada ukuran tunggal kapan sebuah bisnis harus mengubah sistem procurement.
Namun ada beberapa tanda yang cukup mudah dikenali.
1. Supplier Semakin Banyak
Awalnya hanya memiliki beberapa supplier.
Kemudian kebutuhan bertambah dan supplier juga ikut bertambah.
Satu supplier untuk frozen food.
Satu untuk dairy.
Satu untuk beverages.
Satu untuk sauce.
Satu untuk packaging.
Satu lagi karena menawarkan harga yang lebih murah.
Lama-lama, tim harus mengelola banyak kontak sekaligus.
Masalahnya bukan semata-mata jumlah supplier.
Masalahnya adalah ketika bisnis tidak lagi tahu supplier mana yang paling relevan untuk kebutuhan tertentu.
2. Harga Produk Sulit Dipantau
Harga bahan baku bisa berubah.
Kalau bisnis memiliki banyak supplier, perubahan tersebut semakin sulit dipantau secara manual.
Akibatnya, bisa saja ada produk yang sebenarnya sudah mengalami kenaikan harga cukup lama tetapi baru diketahui setelah biaya operasional meningkat.
Atau tim masih membeli dari supplier tertentu karena sudah terbiasa, padahal ada alternatif yang lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini.
Baca juga: Supplier F&B Bali Bukan Cuma Soal Harga: 5 Hal yang Wajib Dicek Sebelum Memilih Supplier
3. Pembelian Darurat Semakin Sering
Ini salah satu sinyal yang cukup jelas.
Hari ini stok habis.
Besok harus digunakan.
Supplier utama belum bisa mengirim.
Akhirnya tim mencari supplier lain.
Harga lebih mahal? Tidak masalah, yang penting barang datang.
Kalau terjadi sesekali, mungkin masih bisa ditoleransi.
Tetapi kalau menjadi pola, berarti ada sesuatu yang perlu diperbaiki dalam sistem supply.
4. Tim Terlalu Banyak Menghabiskan Waktu untuk Order
Bayangkan satu tim harus:
- Mengecek stok
- Menghubungi banyak supplier
- Menanyakan harga
- Menunggu balasan
- Membandingkan penawaran
- Membuat order
- Mengonfirmasi pengiriman
- Mengecek barang datang
- Memeriksa invoice
Kalau dilakukan untuk puluhan produk setiap minggu, waktu yang digunakan bisa sangat besar.
Padahal tim seharusnya juga bisa fokus pada aktivitas operasional lain.
Ketika Bisnis Besar, Supplier Seharusnya Menjadi Sistem Pendukung
Supplier bukan hanya tempat membeli barang.
Supplier merupakan salah satu bagian dari rantai operasional bisnis.
Bayangkan sebuah restoran memiliki menu yang sangat bergantung pada beberapa bahan tertentu.
Kalau bahan tersebut tidak tersedia, restoran mungkin harus:
- Mengurangi menu
- Mengganti bahan
- Menunda pesanan
- Memberi informasi kepada customer
- Bahkan kehilangan potensi penjualan
Karena itu, ketika bisnis mulai berkembang, hubungan dengan supplier juga perlu dikelola lebih serius.
Bukan berarti harus menjadi rumit.
Justru tujuannya adalah membuat proses menjadi lebih sederhana.
Mulai Petakan Produk yang Benar-Benar Kritis
Tidak semua produk memiliki tingkat kepentingan yang sama.
Ada produk yang kalau habis bisa langsung mengganggu operasional.
Ada juga produk yang masih bisa diganti atau dibeli kemudian.
Coba kelompokkan produk menjadi:
Critical:
Produk yang sangat berpengaruh terhadap menu atau operasional.
Important:
Produk yang dibutuhkan secara rutin tetapi masih memiliki alternatif.
Supporting:
Produk pendukung yang tidak langsung menghambat operasional jika stoknya habis.
Dengan klasifikasi ini, bisnis bisa menentukan prioritas.
Produk critical perlu mendapatkan perhatian lebih dalam hal:
- Stok minimum
- Lead time
- Supplier utama
- Supplier alternatif
- Jadwal restock
Jadi, tim tidak perlu memperlakukan semua SKU dengan tingkat urgensi yang sama.
Jangan Hanya Punya Supplier, Punya Supplier Strategy
Ketika bisnis masih kecil, pertanyaan yang muncul biasanya:
“Siapa yang jual produk ini?”
Ketika bisnis semakin besar, pertanyaannya seharusnya mulai berubah:
“Bagaimana strategi supply untuk produk ini?”
Misalnya untuk produk tertentu:
Supplier utama:
Memenuhi kebutuhan rutin.
Supplier alternatif:
Digunakan ketika supplier utama mengalami kendala.
Minimum stock:
Batas stok sebelum harus melakukan pemesanan.
Lead time:
Waktu yang dibutuhkan supplier untuk mengirim.
Order frequency:
Seberapa sering produk perlu dibeli.
Dengan informasi ini, tim tidak lagi sekadar mengetahui siapa supplier-nya.
Mereka mengetahui bagaimana supplier tersebut digunakan dalam sistem operasional.
Apakah Harus Mengurangi Jumlah Supplier?
Tidak selalu.
Ada bisnis yang memang membutuhkan banyak supplier karena kebutuhan produknya sangat spesifik.
Namun, ada juga kondisi ketika beberapa supplier sebenarnya menyediakan produk yang sama atau kategori yang berdekatan.
Di sinilah bisnis bisa melakukan evaluasi.
Misalnya:
Sebelumnya:
Supplier A → Frozen Food
Supplier B → Sauce
Supplier C → Dairy
Supplier D → Beverages
Supplier E → Kitchen Supplies
Setelah evaluasi, ternyata ada supplier yang mampu memenuhi beberapa kategori tersebut sekaligus.
Bisnis kemudian bisa mempertimbangkan apakah sebagian kebutuhan dapat dikonsolidasikan.
Tujuannya bukan sekadar mengurangi jumlah supplier.
Tujuannya adalah mengurangi kompleksitas yang tidak perlu.
Baca juga: Dari Supplier sampai Stok, Ini Cara Menyiapkan Operasional Bisnis F&B untuk High Season di Bali
One-Stop Supplier Bisa Menjadi Pilihan Saat Kebutuhan Makin Kompleks
Konsep one-stop supplier menjadi semakin relevan ketika bisnis membutuhkan banyak kategori produk.
Daripada tim harus berpindah-pindah supplier untuk setiap kebutuhan, satu supplier yang mampu menyediakan berbagai kebutuhan dapat membantu menyederhanakan proses.
Misalnya kebutuhan bisnis mencakup:
- Frozen food
- Canned food
- Sauce
- Dairy
- Beverages
- Kitchen needs
- Packaging
- Bar supplies
Jika sebagian besar kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dari satu supplier F&B Bali, proses pengadaan berpotensi menjadi lebih sederhana.
Satu jalur komunikasi.
Lebih sedikit proses order.
Pengiriman dapat lebih mudah dikoordinasikan.
Administrasi juga bisa lebih terstruktur.
Namun tetap, bisnis perlu melihat kecocokannya berdasarkan produk, harga, ketersediaan, dan kebutuhan operasional.
Jangan Lupa: Bisnis Besar Tetap Membutuhkan Backup
Mengandalkan satu supplier untuk semua kebutuhan memang terlihat praktis.
Tetapi ada risiko jika seluruh supply bergantung pada satu sumber.
Karena itu, supplier utama tetap sebaiknya memiliki alternatif untuk kategori atau produk tertentu yang kritis.
Misalnya:
Supplier utama: memenuhi kebutuhan rutin
Supplier alternatif: digunakan ketika ada gangguan supply
Dengan begitu, bisnis mendapatkan efisiensi tanpa kehilangan fleksibilitas.
Ini juga membuat tim tidak perlu panik ketika supplier utama sedang mengalami keterlambatan atau produk tertentu sedang kosong.
Buat Database Supplier yang Sederhana
Ketika jumlah supplier mulai bertambah, informasi penting sebaiknya tidak hanya tersimpan di chat WhatsApp masing-masing anggota tim.
Buat satu database sederhana.
Misalnya:
| Supplier | Kategori | Produk Utama | Lead Time | MOQ | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Supplier A | Frozen | Frozen Food | 1 hari | 5 karton | Utama |
| Supplier B | Dairy | Milk & Cheese | 2 hari | 10 pcs | Utama |
| Supplier C | Sauce | Sauce & Condiment | 1 hari | 1 karton | Alternatif |
| Supplier D | Beverages | Minuman | 1–2 hari | 5 karton | Utama |
Database seperti ini bisa dibuat menggunakan spreadsheet sederhana.
Yang penting, informasi supplier tidak hanya berada di kepala satu orang.
Karena ketika orang tersebut tidak masuk kerja, proses procurement seharusnya tetap bisa berjalan.
Evaluasi Supplier Berdasarkan Performa
Supplier juga perlu dievaluasi secara berkala.
Bukan hanya berdasarkan harga.
Beberapa indikator yang bisa digunakan:
- Ketersediaan produk
- Konsistensi pengiriman
- Kecepatan respons
- Akurasi pesanan
- Fleksibilitas
- Minimum order
- Harga
- Kemudahan komunikasi
- Penanganan ketika terjadi masalah
Dari sini bisnis bisa mengetahui supplier mana yang memang mendukung operasional dan mana yang mulai perlu dievaluasi.
Pertumbuhan Bisnis Harus Diikuti Pertumbuhan Sistem
Ini mungkin bagian terpenting.
Ketika bisnis berkembang, banyak orang fokus pada:
Penjualan naik → outlet bertambah → customer bertambah.
Tetapi ada satu hal yang juga perlu ikut berkembang:
Sistem operasional.
Termasuk sistem pengadaan.
Kalau cara membeli bahan baku masih sama seperti ketika bisnis baru memiliki satu outlet, sementara sekarang sudah memiliki beberapa outlet dan ratusan kebutuhan produk, masalah akan semakin mudah muncul.
Bukan karena bisnis tumbuh terlalu cepat.
Tetapi karena sistemnya belum ikut berkembang.
Dari “Belanja” Menjadi “Procurement”
Perubahan pola pikirnya sebenarnya sederhana.
Dari:
“Apa yang habis hari ini?”
Menjadi:
“Apa yang akan dibutuhkan minggu depan?”
Dari:
“Supplier mana yang punya harga murah?”
Menjadi:
“Supplier mana yang paling sesuai untuk kebutuhan ini?”
Dari:
“Barang habis, langsung cari.”
Menjadi:
“Produk critical sudah memiliki stok minimum dan supplier alternatif.”
Dari:
“Semua supplier saya kelola sendiri.”
Menjadi:
“Saya punya sistem yang membuat proses pengadaan bisa dikelola tim.”
Inilah salah satu perubahan yang perlu terjadi ketika bisnis F&B mulai masuk ke tahap pertumbuhan yang lebih besar.
Jadi, Kapan Harus Mulai Membenahi Sistem Supplier?
Tidak perlu menunggu sampai masalahnya besar.
Kalau bisnis mulai mengalami beberapa kondisi berikut:
- Supplier semakin banyak
- SKU semakin banyak
- Pembelian darurat meningkat
- Harga sulit dipantau
- Stok sering tidak sesuai kebutuhan
- Tim terlalu banyak mengurus order
- Outlet mulai bertambah
- Pengadaan masih bergantung pada satu orang
itu sudah menjadi alasan untuk mulai melihat kembali sistem procurement.
Tidak harus langsung menggunakan software mahal.
Mulai dari spreadsheet yang rapi pun sudah cukup untuk memetakan supplier, kebutuhan produk, harga, lead time, MOQ, dan status supplier.
Setelah prosesnya semakin matang, barulah sistem bisa dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis.
Kesimpulan
Supplier bisa menjadi masalah ketika bisnis mulai besar bukan karena jumlah suppliernya semata.
Masalah biasanya muncul ketika cara mengelola supplier tidak ikut berkembang bersama bisnis.
Semakin besar bisnis F&B, semakin penting untuk memiliki sistem pengadaan yang lebih terstruktur: mengetahui produk critical, memahami kebutuhan stok, memetakan supplier, mengontrol biaya, memiliki supplier alternatif, dan mengevaluasi performa secara berkala.
Di tahap tertentu, menggunakan supplier horeca Bali yang mampu memenuhi berbagai kebutuhan juga dapat membantu bisnis menyederhanakan jalur pengadaan.
Bukan berarti semua kebutuhan harus berasal dari satu supplier.
Tetapi semakin sederhana proses yang bisa dibuat tanpa mengorbankan ketersediaan, semakin banyak energi yang bisa dialihkan kembali ke operasional dan pertumbuhan bisnis.
Kalau bisnis kamu sedang mencari supplier untuk kebutuhan F&B dan horeca di Bali, Baiko menyediakan berbagai kebutuhan mulai dari frozen food, canned food, sauce, dairy, beverages, hingga kebutuhan operasional lainnya dalam satu ekosistem supply.
Untuk kebutuhan B2B atau pembelian grosir, kamu bisa Konsultasi Gratis melalui WhatsApp.
Untuk pembelian kebutuhan tertentu, kamu juga bisa langsung kunjungi Webstore Baiko di baiko.id.
Baca juga: Kebutuhan Operasional Bisnis Kamu, Semua Ada di Baiko
